Pro HRMS (modulo aggiuntivo)

Pro HRMS aggiunge gli strumenti HR che servono oltre alle presenze: una bacheca aziendale, la struttura gerarchica, le segnalazioni di candidati, la gestione dei beni aziendali, le policy e un help desk. Aggiunge anche il ruolo Manager, così i capi squadra possono seguire direttamente le proprie persone.

Trovi il menu Pro HRMS

Quando il modulo è attivo, nella barra in alto compare un menu Pro HRMS per amministratori e responsabili, e anche nel pannello dei dipendenti. Tutto ciò che segue si trova in quel menu.

Organisation Feed

Una bacheca condivisa (Organisation Feed, Bacheca aziendale) per annunci, benvenuti e celebrazioni.

1. Faccia clic su Pro HRMS → Organization Feed (Bacheca aziendale).
2. Scriva nella casella del post. Faccia clic su Photo / Video (Foto / Video) per allegare contenuti multimediali.
3. Scelga chi lo vede: Everyone (Tutti) o Specific Department (Reparto specifico).
4. Faccia clic su Post (Pubblica).

I dipendenti possono mettere mi piace, commentare e salvare i post. La scheda Celebrations (Celebrazioni) mostra i compleanni e gli anniversari di lavoro di oggi e dei prossimi giorni.

Org Tree

L'Org Tree (Organigramma) mostra chi riporta a chi.

1. Faccia clic su Pro HRMS → Org Tree (Organigramma).
2. Faccia clic su Create First Position (Crea la prima posizione); in seguito, su Create Root Position (Crea posizione principale).
3. Scelga il dipendente in Link to Employee (Collega a dipendente), poi compili Position Name (Nome della posizione), Department (Reparto) e Designation (Qualifica). Responsibilities (Responsabilità) e una foto sono facoltative.
4. Faccia clic su Create Position (Crea posizione). Usi Add Direct Report (Aggiungi collaboratore diretto) su una posizione per costruire l'albero verso il basso.

Una posizione può restare vacante finché non assume qualcuno. I dipendenti vedono l'organigramma in My Org Tree (Il mio organigramma).

Job Referrals

1. Faccia clic su Pro HRMS → Job Referrals (Segnalazioni di candidati) → Add Job Opening (Aggiungi posizione aperta).
2. Inserisca Job Title (Titolo della posizione), Description (Descrizione), Location (Sede) e Department (Reparto), poi salvi.

I dipendenti vedono le posizioni aperte nella propria pagina Job Referrals e fanno clic su Refer Now (Segnala ora) per proporre una persona che conoscono. Lei esamina i candidati in View Referrals (Visualizza segnalazioni) e sposta ciascuno in Pending (In attesa), Hired (Assunto) o Rejected (Rifiutato).

Daily Work Updates

I dipendenti fanno clic su Submit Today's Work Update (Invia l'aggiornamento di lavoro di oggi) e descrivono ciò su cui hanno lavorato. Amministratori e responsabili vedono gli aggiornamenti di tutti in Pro HRMS → Daily Work Updates (Aggiornamenti di lavoro giornalieri), filtrati per data o dipendente, e possono esportarli con Export (Esporta).

Assets

Tenga traccia di laptop, telefoni e altri beni aziendali (Assets, Beni).

1. Faccia clic su Pro HRMS → Assets (Beni) → Add Asset (Aggiungi bene).
2. Scelga un tipo (ad esempio Laptop), inserisca Asset Name (Nome del bene) e Serial Number (Numero di serie) e salvi.
3. Nell'elenco Inventory (Inventario), faccia clic su Assign (Assegna) sul bene, scelga il dipendente in Select Employee (Seleziona dipendente) e faccia clic su Assign Asset (Assegna bene).

Ogni bene conserva un'Assignment History (Storico assegnazioni). I dipendenti vedono ciò che hanno in consegna in My Assets (I miei beni).

Policy Documents

Faccia clic su Pro HRMS → Policy Documents (Documenti di policy) → Upload Document (Carica documento). Inserisca Policy Name (Nome della policy) e Policy Category (Categoria della policy) e scelga un file (PDF, Word, Excel, PowerPoint o immagine, fino a 2 MB). I dipendenti aprono la policy e fanno clic su Acknowledge (Conferma presa visione), e Lei può vedere chi l'ha confermata.

HR Support

Un help desk (HR Support, Supporto HR) per domande su presenze, ferie, buste paga e altre questioni HR. I dipendenti fanno clic su Raise Ticket (Apri ticket) e aggiungono oggetto, descrizione e fino a 5 file. HR e amministratori vedono tutti i ticket in Pro HRMS → HR Support e li fanno avanzare tra Open (Aperto), In Progress (In lavorazione), Resolved (Risolto) e Closed (Chiuso) con Update Status (Aggiorna stato).

Nomini un responsabile

1. Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Employee List (Elenco dipendenti) e modifichi il dipendente.
2. Apra il passaggio Employment (Impiego) e imposti System Role (Ruolo di sistema) su Manager (Responsabile).
3. Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Il team di un responsabile è composto da tutti coloro che hanno quella persona come Reporting Manager (Responsabile diretto). Lo imposti nel passaggio Employment di ogni membro del team.

Il pannello del responsabile

Quando un responsabile accede, arriva sulla Manager Dashboard (Dashboard del responsabile). Il menu contiene:

Approvi una richiesta di ferie

1. Faccia clic su Team Leaves (Ferie del team).
2. Faccia clic sull'icona a forma di occhio in una richiesta per aprire Leave Request Details (Dettagli della richiesta di ferie).
3. Faccia clic su Approve (Approva), oppure su Reject (Rifiuta) indicando un motivo.

Una richiesta di ferie deve essere approvata sia dal responsabile sia dall'HR. Dopo l'approvazione del responsabile, la richiesta mostra "Approval Pending from HR" (Approvazione HR in attesa) finché l'HR non dà l'approvazione finale. Se uno dei due la rifiuta, le ferie sono rifiutate.