Tipi di ferie e permessi, richieste e festività

Imposti una sola volta i tipi di ferie e permessi che il Suo personale può prendere e l'elenco delle festività. Da quel momento, richieste di ferie, saldi e festività confluiscono automaticamente nelle presenze e nelle buste paga.

Definisca i tipi di ferie

Permesso ordinario (Casual), malattia (Sick), ferie maturate (Earned) e maternità (Maternity) sono già configurati per Lei. Li modifichi o ne aggiunga di propri.

1. Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Define Leave (Definisci ferie). L'elenco Leave types (Tipi di ferie) mostra per ogni tipo il codice, i giorni all'anno, cosa succede ai giorni non usati e se richiede approvazione.
2. Faccia clic su Add Leave Type (Aggiungi tipo di ferie).
3. Compili il modulo:

4. Faccia clic su Add Leave Type (Aggiungi tipo di ferie).

Per modificare o rimuovere un tipo, usi Edit (Modifica) o Delete (Elimina) nella sua riga.

Controlli i saldi delle ferie (Leave Opening Entry)

1. Faccia clic su Time & Leave (Orari e ferie) → Leave Opening Entry (Saldi iniziali ferie).
2. Per ogni dipendente e tipo di ferie vede i giorni Allowed (Spettanti), Used (Usati) e Left (Rimanenti), più Total left (Totale rimanente).
3. Cambi l'anno finanziario in alto a sinistra, oppure filtri per tipo di ferie, sede, reparto o dipendente. Faccia clic su Export (Esporta) per scaricare la tabella.

Come i dipendenti richiedono le ferie

I dipendenti accedono con la propria email e password, sul web all'indirizzo https://attendance.staffkhata.com oppure nell'app Staff Khata (scheda Leave, Ferie). Aprono Apply Leave (Richiedi ferie), vedono il saldo per ogni tipo di ferie, scelgono il tipo e le date, aggiungono un motivo e inviano la richiesta. La richiesta resta quindi in attesa di approvazione.

Richieda ferie per conto di un dipendente

È utile quando qualcuno comunica per telefono di essere malato o non usa l'app.

1. Faccia clic su Time & Leave (Orari e ferie) → Leave Application (Richieste di ferie).
2. Faccia clic su Apply leave (Richiedi ferie).
3. Scelga l'Employee (Dipendente), poi il Leave type (Tipo di ferie). Accanto a ogni tipo sono indicati i giorni rimanenti.
4. Scelga One day (Un giorno), Half a day (Mezza giornata) o Several days (Più giorni) e selezioni la data o le date.
5. Aggiunga un Reason (Motivo). In Also notify (Avvisa anche), può scegliere le persone da informare.
6. Faccia clic su Apply leave (Richiedi ferie).

Approvi o rifiuti le ferie

1. Faccia clic su Time & Leave (Orari e ferie) → Leave Application (Richieste di ferie). Leave requests (Richieste di ferie) si apre su Pending (In attesa).
2. Faccia clic su Review (Esamina) in una richiesta. Controlli tipo di ferie, date, giorni e motivo.
3. Faccia clic su Approve (Approva) o Reject (Rifiuta), poi confermi.

Le schede Approved (Approvate), Rejected (Rifiutate) e All (Tutte) conservano lo storico. Può comunque cambiare una decisione in seguito dai dettagli della richiesta.

Aggiunga le festività

Le festività sono mostrate nei calendari e usate nei report delle presenze. Il modo più rapido per iniziare è importare il Suo elenco.

Importi da un foglio di calcolo

1. Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Define Holiday (Definisci festività).
2. Faccia clic su Import (Importa).
3. In Need A Template (Serve un modello), faccia clic su CSV o Excel per scaricare un esempio. Ha tre colonne: Holiday Name (Nome della festività), Type (Tipo: Full Day o Half Day, giornata intera o mezza giornata) e Date (Data, DD-MM-YYYY).
4. Lo compili, poi trascini il file nel riquadro o faccia clic per sfogliare. Sono accettati file CSV, XLS e XLSX fino a 2 MB.
5. Faccia clic su Import (Importa). Tutte le festività vengono aggiunte in una volta.

Aggiunga una singola festività

1. In Define Holiday (Definisci festività), faccia clic su Add Holiday (Aggiungi festività).
2. Inserisca il Name (Nome), scelga la Date (Data) e selezioni Full day (Giornata intera) o Half day (Mezza giornata). La Description (Descrizione) è facoltativa.
3. Faccia clic su Add Holiday (Aggiungi festività).

Usi le schede Upcoming (Prossime), Past (Passate) e All (Tutte) per scorrere l'elenco, ed Edit (Modifica) o Delete (Elimina) in una riga per modificarla.