Prima di iniziare

Questo capitolo spiega che cos'è Staff Khata, cosa Le serve prima di registrarsi e chi vede cosa. Lo legga una volta, poi segua i capitoli in ordine per configurare la Sua azienda.

Cosa fa Staff Khata

Staff Khata riunisce in un unico posto presenze, ferie e permessi, buste paga e gestione del personale di tutto il Suo team. I dipendenti timbrano l'entrata dal telefono con un selfie e la propria posizione, oppure su un terminale biometrico Realtime all'ingresso. Staff Khata applica poi le regole del Suo ufficio, come la tolleranza, le mezze giornate e i ritardi, così Lei vede in tempo reale chi è presente, chi è in ritardo e chi è assente. A partire dalle presenze calcola i saldi di ferie, gli stipendi e le buste paga, e oltre trenta report, compresi i registri previsti dalla legge. Può anche ricevere un riepilogo giornaliero su WhatsApp senza aprire l'app.

Cosa Le serve

• Un computer con un browser web aggiornato. Usi l'ultima versione di Chrome, Edge o Safari. L'app web si trova su https://attendance.staffkhata.com. Qui Lei configura l'azienda ed elabora buste paga e report.
• Una connessione a Internet sul computer e su ogni telefono o terminale che invia timbrature.
• L'app mobile Staff Khata su Android o iOS, per i dipendenti che timbrano dal telefono. Devono avere la localizzazione attiva e una fotocamera funzionante per il selfie.
• Terminali biometrici Realtime, se desidera che il personale timbri su un lettore di impronte o di badge. Staff Khata funziona solo con i terminali biometrici Realtime.
• Un indirizzo email di lavoro e un numero di cellulare in grado di ricevere codici. Li usa entrambi per verificare l'account al momento della registrazione.

I quattro ruoli

Ogni persona in Staff Khata ha un ruolo. Il ruolo decide quali schermate vede dopo l'accesso.

Il ruolo si sceglie quando si aggiunge una persona in Add Employee (Aggiungi dipendente). Esiste anche il ruolo Branch Admin (Amministratore di sede). Un Branch Admin lavora nelle schermate di amministrazione ma non può gestire le sedi e può aggiungere solo persone con il ruolo Employee.

Piani, prova gratuita e moduli aggiuntivi

Ogni nuova azienda parte con una prova di 15 giorni con tutte le funzioni sbloccate. Al termine della prova, l'account passa automaticamente al piano base. Può passare a un piano superiore in qualsiasi momento.

• I piani si differenziano per il numero di utenti e di terminali biometrici consentiti e per le funzioni incluse. Ferie, festività, straordinari, buste paga, accesso dei dipendenti, report avanzati e turni multipli possono essere bloccati nei piani inferiori.
• I moduli aggiuntivi sono moduli extra che si acquistano in aggiunta a un piano: Pro HRMS (approvazioni dei responsabili, bacheca aziendale, organigramma, beni aziendali e altro) e Journey Tracker (tracciamento in tempo reale del personale sul campo). I loro menu compaiono solo quando il modulo è attivo.

Una funzione bloccata mostra un'icona a lucchetto nel menu. Consulti Billing & Plan (Fatturazione e piano) per i prezzi attuali e per ciò che include ciascun piano.

Come è organizzato questo manuale

I capitoli seguono l'ordine in cui si configurano le cose. Parta dall'inizio e prosegua in ordine.

1. Registrazione e primo accesso
2. Configurazione dell'azienda
3. Regole delle presenze
4. Dipendenti
5. Turni e straordinari
6. Timbratura da mobile
7. Terminali biometrici
8. Presenze giornaliere
9. Ferie e festività
10. Buste paga
11. Report
12. WhatsApp e integrazioni
13. Self-service del dipendente
14. Journey Tracker
15. Pro HRMS
16. Piani, fatturazione e assistenza
17. Domande frequenti e risoluzione dei problemi