Prima di aggiungere il personale, inserisca in Staff Khata le informazioni sulla Sua azienda. Profilo, formato del codice dipendente, sedi e reparti vengono usati in ogni report, busta paga e timbratura.

Compili il profilo aziendale

Logo, nome e numero fiscale vengono stampati su report e buste paga, quindi li imposti per primi.

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Company (Azienda). La pagina Company Settings (Impostazioni azienda) si apre sulla scheda Company Profile (Profilo aziendale).
In alto, Organization Info (Informazioni sull'organizzazione) mostra il Suo Corporate ID (ID aziendale) e il Workspace URL (URL dello spazio di lavoro). Questi dati non si possono modificare.
In Company Logo (Logo aziendale), faccia clic su Upload Logo (Carica logo) e scelga un file PNG, JPG o GIF quadrato, inferiore a 2 MB (200 × 200 px va bene).
Controlli il Company Name (Nome dell'azienda), poi inserisca il Official Tax / Registration No. (Numero fiscale / di registrazione ufficiale), ad esempio il Suo numero GST.
Aggiunga il Company Website (Sito web aziendale). Lo inizi con https://.
Scorra fino a Company Address (Indirizzo aziendale). Inserisca via, città, stato e codice postale nei rispettivi campi, così verranno stampati correttamente sui documenti.
Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Nota: Corporate Email (Email aziendale) è la Sua email di accesso come amministratore e non può essere modificata qui.

Scelga il formato del codice dipendente

Staff Khata assegna automaticamente un codice a ogni nuovo dipendente. Scelga un formato breve e facile da leggere.

In Company Settings (Impostazioni azienda), apra la scheda Employee codes (Codici dipendente).
Imposti i campi qui sotto. Il riquadro Live Generated Code Preview (Anteprima del codice generato) si aggiorna mentre digita.
Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Impostazione	Cosa fa
Prefix (Prefisso)	Lettere iniziali, ad esempio `ST` o `EMP`.
Separator / Delimiter (Separatore)	Trattino, barra, trattino basso, punto o nessuno.
Include Year (Includi anno)	Aggiunge l'anno (`2026` o `26`), oppure None (Nessuno).
Number of Digits (Numero di cifre)	Quante cifre ha il numero, da 2 a 6.
Starting / Next Number (Numero iniziale / successivo)	Il numero che riceverà il prossimo nuovo dipendente.

Suggerimento: I codici vengono generati solo per i nuovi dipendenti. I codici esistenti restano invariati.

Controlli la localizzazione

Apra la scheda Localization (Localizzazione). Currency Standard (Valuta), Timezone (Fuso orario), Date Display Format (Formato data) e Interface Language (Lingua dell'interfaccia) vengono impostati per l'India al momento della registrazione. Li modifichi solo se la Sua attività opera diversamente, poi faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Scheda Payroll & Tax

La scheda Payroll & Tax (Buste paga e imposte) contiene il ciclo retributivo (giorno di inizio e di fine), le impostazioni di PF, ESI e TFR (gratuity) e l'anno finanziario. Sono spiegate in Buste paga e stipendi.

Aggiunga le sedi

Le sedi sono i Suoi uffici o stabilimenti. Ogni sede può avere un proprio geofencing (recinto virtuale), così il personale può timbrare solo vicino al luogo in cui lavora.

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Branch (Sede). Il Suo spazio di lavoro ha già una Main Branch (Sede principale).
Apra il menu della riga (⋯) e faccia clic su Edit (Modifica).
Inserisca un Branch name (Nome della sede) chiaro, un Code (Codice) breve (ad esempio NOI-HQ) e l'Address (Indirizzo).
Attivi Primary branch (Sede principale) se i nuovi dipendenti devono essere aggiunti qui per impostazione predefinita.
Attivi Geo-fencing (Geofencing). Poi imposti la posizione: faccia clic su Locate me (Localizzami), digiti Latitude (Latitudine) e Longitude (Longitudine), oppure faccia clic sulla mappa per inserire un segnaposto.
Inserisca il Radius (m) (Raggio in metri): la distanza massima dal segnaposto entro cui il personale può timbrare.
Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Per aggiungere un'altra sede, faccia clic su Add branch (Aggiungi sede), compili gli stessi campi e faccia clic su Add branch.

Suggerimento: Usi un raggio di almeno 50 metri. Il GPS del telefono è meno preciso al chiuso, e un raggio molto piccolo può impedire al personale di timbrare dalla propria scrivania.

Tutte le sedi compaiono nell'elenco con il relativo raggio di geofencing. Usi il selettore di sede nella barra in alto (All Branches, Tutte le sedi) per vedere una sede alla volta o tutte insieme.

Il geofencing deve essere attivato anche a livello aziendale. Veda Regole delle presenze e orario d'ufficio.

Aggiunga reparti e qualifiche

I reparti sono i Suoi team. Le qualifiche sono le mansioni all'interno di ciascun team e compaiono su buste paga e profili.

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Department (Reparto). Vengono creati per Lei due reparti.
Per aggiungere mansioni a un reparto, apra il menu della riga (⋯) e faccia clic su Edit (Modifica). In Designations (Qualifiche), digiti una mansione, faccia clic su Add designation (Aggiungi qualifica) per la successiva, poi faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).
Per creare un nuovo team, faccia clic su Add department (Aggiungi reparto), inserisca il Department name (Nome del reparto), aggiunga le qualifiche e salvi.
Passi la tabella da Departments (Reparti) a Designations (Qualifiche) per vedere tutte le mansioni della Sua azienda e il reparto a cui appartengono.

Ora imposti le Sue regole delle presenze e l'orario d'ufficio.

Ha ancora bisogno di aiuto? Apra un ticket da Help & Support (Assistenza e supporto) nell'app, oppure ci contatti su staffkhata.com/contact.

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