Ci sono tre modi per aggiungere dipendenti: uno alla volta con il modulo Add Employee (Aggiungi dipendente), molti insieme da un file Excel, oppure inviando un invito affinché inseriscano da soli i propri dati.

Apra l'elenco dei dipendenti

Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Employee List (Elenco dipendenti). L'Employee Directory (Anagrafica dipendenti) mostra tutti con codice, reparto, recapiti e stato. Usi Add Employee (Aggiungi dipendente), oppure la freccia accanto (More ways to add, Altri modi per aggiungere), per gli altri due modi.

Aggiunga un dipendente

Il modulo Add employee (Aggiungi dipendente) ha quattro passaggi. I campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori; gli altri può compilarli in seguito.

Passaggio 1: Personal Info

Inserisca First Name (Nome), Last Name (Cognome) e Work Email (Email di lavoro).
Inserisca il Contact Number (Numero di contatto) con il prefisso internazionale. Non può essere modificato dopo l'aggiunta del dipendente.
Imposti una prima Password. Il dipendente può cambiarla dopo l'accesso.
Scelga il Gender (Genere), poi faccia clic su Next (Avanti).

Passaggio 2: Employment

Lasci vuoto Employee Code / ID (Codice / ID dipendente) per creare un codice secondo il formato della Sua azienda. Veda Configuri la Sua azienda.
Controlli la Joining Date (Data di assunzione), poi scelga Branch (Sede), Department (Reparto) e Designation (Qualifica).
Scelga il System Role (Ruolo di sistema). La maggior parte del personale è Employee (Dipendente) e vede solo i propri dati.
Office Time Policy (Politica dell'orario d'ufficio) usa la politica predefinita, a meno che non ne scelga un'altra.
Reporting Manager (Responsabile diretto), EPF number (Numero EPF) e ESI number (Numero ESI) sono facoltativi. Faccia clic su Next (Avanti).

Passaggio 3: Bank & education

I dati bancari (Bank & education, Banca e istruzione) servono per il pagamento degli stipendi. Entrambe le sezioni sono facoltative. Faccia clic su Next (Avanti).

Passaggio 4: Attendance & devices

Impostazione	Cosa fa
Disable Attendance Tracking (Disattiva rilevazione presenze)	Esclude questo dipendente dalle presenze e dai report.
Enforce geo-fencing (Applica geofencing)	Le timbrature contano solo all'interno del geofencing della sua sede.
Require Attendance Approval (Richiedi approvazione presenze)	Un responsabile approva le presenze prima che arrivino alle buste paga.
Devices (Dispositivi)	I terminali biometrici su cui questo dipendente può timbrare.

Faccia clic su Add employee (Aggiungi dipendente). Il nuovo dipendente compare nell'elenco con il proprio codice.

Importi i dipendenti da Excel

Faccia clic sulla freccia accanto a Add Employee e scelga Import from Excel (Importa da Excel).
In Get the template (Scarica il modello), faccia clic su Excel template (Modello Excel) o CSV template (Modello CSV). Contiene tutte le colonne e tre righe di esempio.
Sostituisca gli esempi con i Suoi dipendenti, uno per riga. Mantenga la riga di intestazione.
In Upload your file (Carica il file), trascini il file o faccia clic su browse (sfoglia). Excel o CSV, fino a 2 MB.
Faccia clic su Import employees (Importa dipendenti).

Le righe senza codice dipendente ne ricevono uno secondo il Suo formato. Se alcune righe non vanno a buon fine, Staff Khata le elenca in Rows that need fixing (Righe da correggere). Le corregga nel file scaricato e importi di nuovo quel file.

Suggerimento: Il modello non ha una colonna per la password. Aggiunga una colonna chiamata password per impostare la prima password di ogni dipendente. Senza questa colonna viene impostata una password predefinita standard, quindi chieda al personale di cambiarla dopo l'accesso.

Inviti i dipendenti a inserire i propri dati

Il dipendente inserisce da sé data di nascita, indirizzo, contatto di emergenza e dati bancari.

Faccia clic sulla freccia accanto a Add Employee e scelga Invite Employee (Invita dipendente).
Compili First Name (Nome), Last Name (Cognome), Email e Phone Number (Numero di telefono).
Scelga Department (Reparto), Designation (Qualifica), Role (Ruolo), Branch (Sede) e Joining Date (Data di assunzione). Reporting Manager (Responsabile diretto) è facoltativo.
Faccia clic su Send Invite (Invia invito).

Il dipendente riceve un link via email e su WhatsApp. Lo apre, si verifica con il codice monouso, compila i propri dati, imposta una password e fa clic su Complete onboarding (Completa l'inserimento). Il link è valido per 7 giorni.

Gestisca un dipendente

Apra il menu della riga (⋯) di un dipendente per:

Edit Employee (Modifica dipendente): modificare i suoi dati.
Assign / View Salary (Assegna / Visualizza stipendio): impostare la sua struttura retributiva. Veda Buste paga e stipendi.
Biometric enrollment (Registrazione biometrica): registrare la sua impronta o il suo badge su un terminale biometrico Realtime. Veda Terminali biometrici.
Update Password (Aggiorna password): impostare una nuova password per lui.
Disable Mobile Punch (Disattiva timbratura da mobile) / Enable Mobile Punch (Attiva timbratura da mobile): decidere se può timbrare dall'app mobile Staff Khata con un selfie e la propria posizione. La timbratura da mobile è attiva per i nuovi dipendenti; la disattivi per il personale che deve timbrare solo su un terminale biometrico.

Usi l'interruttore Status (Stato) nell'elenco per rendere inattivo un dipendente. I dipendenti inattivi non possono accedere e sono nascosti dalle presenze.

Piano richiesto: L'accesso dei dipendenti al web e all'app mobile, compresi la timbratura da mobile e l'inserimento autonomo dei dati, può richiedere un piano superiore. Ogni nuova azienda riceve una prova di 15 giorni con tutto sbloccato. Consulti Billing & Plan (Fatturazione e piano) per i piani attuali.

Ora configuri turni, calendario e straordinari.

Ha ancora bisogno di aiuto? Apra un ticket da Help & Support (Assistenza e supporto) nell'app, oppure ci contatti su staffkhata.com/contact.

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