Buste paga, cedolini e anticipi

Staff Khata calcola ogni stipendio a partire da presenze, ferie, festività e ritardi, quindi non Le serve un foglio di calcolo. Lo configuri una volta, poi elabori le buste paga ogni mese con pochi clic.

Imposti il ciclo retributivo e le trattenute obbligatorie

Queste impostazioni valgono per ogni elaborazione delle buste paga.

1. Faccia clic su Organization (Organizzazione) → Company (Azienda), poi apra la scheda Payroll & Tax (Buste paga e imposte).
2. In Salary Cycle Period (Periodo del ciclo retributivo), imposti Period Start Day (Giorno di inizio) e Period End Day (Giorno di fine). Inserisca 0 come giorno di fine per indicare "l'ultimo giorno del mese".
3. In Statutory Deductions & Contributions (Trattenute e contributi obbligatori), attivi ciò che La riguarda.
4. Faccia clic su Save Changes (Salva modifiche).

Assegni una struttura retributiva

Ogni dipendente deve avere una struttura retributiva prima che si possano elaborare le buste paga.

1. Faccia clic su Payroll (Buste paga) → Salary Management (Gestione stipendi). Sono elencati tutti i dipendenti con ciclo, competenze, trattenute, stipendio netto e CTC annuo (costo aziendale).
2. Faccia clic sull'icona di modifica nella riga di un dipendente, oppure su Assign Salary Structure (Assegna struttura retributiva) per una nuova persona.
3. Scelga il Payroll Cycle (Ciclo paga: Monthly Cycle, mensile, o Weekly Cycle, settimanale) e il Salary Type (Tipo di stipendio: Fixed, fisso, Variable, variabile, o Commission Based, a provvigione).
4. Compili gli Earnings (Competenze): Basic Salary (stipendio base), HRA (indennità di alloggio), Conveyance (indennità di trasporto), Medical Allowance (indennità medica) e Other Allowance (altre indennità).
5. Compili le Deductions (Trattenute), come PF, ESI e Professional Tax (imposta professionale). L'ESI può essere mostrato combinato o separato.
6. Spunti Show CTC in Payslip (Mostra CTC nel cedolino) se il dipendente deve vedere il proprio costo aziendale annuo.
7. Faccia clic su Save Salary Structure (Salva struttura retributiva), oppure su Update Salary Structure (Aggiorna struttura retributiva).

Mentre digita, i totali in basso mostrano Total Earnings (Totale competenze), Total Deductions (Totale trattenute), Net Take-Home (Netto in busta) e Annual CTC (CTC annuo).

Elabori le buste paga mensili

1. Faccia clic su Payroll (Buste paga) → Run Payroll (Elabora buste paga).
2. Scelga mese e anno in alto nella tabella.
3. Faccia clic su Bulk Generate (Generazione multipla), scelga un Department (Reparto), controlli mese e anno e faccia clic su Generate Bulk Payroll (Genera buste paga multiple). Ripeta per ogni reparto.

Per pagare una sola persona, faccia clic su Add Payroll (Aggiungi busta paga) e scelga il dipendente.

Faccia clic su More Columns (Altre colonne) per vedere i giorni lavorativi, i giorni di perdita di paga (LOP), i riposi settimanali, le festività e le ferie retribuite alla base di ogni stipendio.

Corregga e salda

• Per modificare un importo, modifichi la riga della busta paga del dipendente. In Edit Monthly Payroll (Modifica busta paga mensile), faccia clic su Save Draft (Salva bozza) per lasciarla aperta, oppure su Settle & Save (Salda e salva) una volta pagata.
• Per segnare come pagati molti stipendi, spunti le righe e faccia clic su Settle Selected (Salda selezionati).
• Usi Export (Esporta) per scaricare il mese in Excel o PDF.

Visualizzi e scarichi i cedolini

Faccia clic su Payslip (Cedolino) nella riga di un dipendente. Il cedolino mostra il Suo logo, il riepilogo delle presenze, le competenze, le trattenute, eventuali rimborsi e il netto in lettere. Mostra anche come è stata applicata la politica dell'orario d'ufficio: ritardi, uscite anticipate ed eventuali trattenute previste dalla politica.

Faccia clic su Download PDF (Scarica PDF) per salvarlo, oppure su Print (Stampa). Usi Show Annual CTC (Mostra CTC annuo) / Hide Annual CTC (Nascondi CTC annuo) per scegliere se mostrare il CTC.

I dipendenti con un accesso vedono i propri cedolini in My Payslips (I miei cedolini). Veda Self-service del dipendente.

Anticipi e rimborsi

Registri un anticipo sullo stipendio

1. Faccia clic su Payroll (Buste paga) → Add Advance (Aggiungi anticipo).
2. Scelga l'Employee (Dipendente), inserisca Amount (Importo) e Reason / Description (Motivo / Descrizione) e scelga Month (Mese) e Year (Anno).
3. Faccia clic su Save Advance (Salva anticipo).

Registri un rimborso

1. Faccia clic su Payroll (Buste paga) → Add Reimbursement (Aggiungi rimborso).
2. Scelga il dipendente, inserisca importo, motivo, mese e anno.
3. Alleghi la ricevuta in Supporting Document / Bill (Documento giustificativo / ricevuta) (PDF, JPG, PNG o DOC, fino a 2 MB). La ricevuta è obbligatoria.
4. Faccia clic su Submit Claim (Invia richiesta).

Approvi, salda e stampi una ricevuta

Apra Payroll → Advances & Reimbursements (Anticipi e rimborsi) per vedere tutti gli anticipi e le richieste di rimborso, compresi quelli inviati dai dipendenti dall'app mobile. Apra un record per Approve (Approvare) o Reject (Rifiutare), poi Settle Request (Salda richiesta) una volta pagato. Faccia clic su Generate Slip (Genera ricevuta) per una ricevuta di rimborso scaricabile in PDF.

Weekly Pay Process

Per il personale pagato settimanalmente (Weekly Pay Process, Elaborazione paga settimanale), imposti il Payroll Cycle (Ciclo paga) su Weekly Cycle (Ciclo settimanale) nella struttura retributiva. Qui compaiono solo questi dipendenti.

1. Faccia clic su Payroll (Buste paga) → Weekly Pay Process (Elaborazione paga settimanale).
2. Scelga la settimana.
3. Faccia clic su Generate Weekly (Genera settimanale) per un dipendente, oppure su Bulk Department (Reparto intero) → Run Bulk Process (Avvia elaborazione multipla) per un intero reparto.
4. Apra un Weekly Payslip (Cedolino settimanale) per scaricare un PDF, stamparlo con Print (Stampa) o inviarlo al dipendente con Send Email (Invia email).
5. Spunti le righe pagate e faccia clic su Settle Selected (Salda selezionati).