കമ്പനി, ബ്രാഞ്ചുകൾ, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകൾ എന്നിവ സജ്ജമാക്കുക

ജീവനക്കാരെ ചേർക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയെക്കുറിച്ച് Staff Khata-യെ അറിയിക്കുക. നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫൈൽ, ജീവനക്കാരുടെ കോഡ് ഫോർമാറ്റ്, ബ്രാഞ്ചുകൾ, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകൾ എന്നിവ ഓരോ റിപ്പോർട്ടിലും പേസ്ലിപ്പിലും പഞ്ചിലും ഉപയോഗിക്കുന്നു.

കമ്പനി പ്രൊഫൈൽ പൂരിപ്പിക്കുക

നിങ്ങളുടെ ലോഗോ, പേര്, നികുതി നമ്പർ എന്നിവ റിപ്പോർട്ടുകളിലും പേസ്ലിപ്പുകളിലും അച്ചടിക്കുന്നതിനാൽ ആദ്യം അവ സജ്ജമാക്കുക.

1. Organization (സ്ഥാപനം) → Company (കമ്പനി) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Company Settings (കമ്പനി ക്രമീകരണങ്ങൾ) പേജ് Company Profile (കമ്പനി പ്രൊഫൈൽ) ടാബിൽ തുറക്കുന്നു.
2. മുകളിൽ, Organization Info (സ്ഥാപന വിവരങ്ങൾ) നിങ്ങളുടെ Corporate ID (കോർപ്പറേറ്റ് ID), Workspace URL (വർക്ക്സ്പേസ് URL) എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. ഇവ മാറ്റാൻ കഴിയില്ല.
3. Company Logo (കമ്പനി ലോഗോ) എന്നതിന് താഴെ Upload Logo (ലോഗോ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് 2 MB-യിൽ താഴെയുള്ള ഒരു ചതുര PNG, JPG അല്ലെങ്കിൽ GIF തിരഞ്ഞെടുക്കുക (200 × 200 px നന്നായി പ്രവർത്തിക്കും).
4. Company Name (കമ്പനിയുടെ പേര്) പരിശോധിക്കുക, തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ GST നമ്പർ പോലുള്ള Official Tax / Registration No. (ഔദ്യോഗിക നികുതി / രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ) നൽകുക.
5. നിങ്ങളുടെ Company Website (കമ്പനി വെബ്സൈറ്റ്) ചേർക്കുക. അത് https:// എന്നതിൽ ആരംഭിക്കുക.
6. Company Address (കമ്പനി വിലാസം) വരെ സ്ക്രോൾ ചെയ്യുക. രേഖകളിൽ ശരിയായി അച്ചടിക്കാൻ തെരുവ്, നഗരം, സംസ്ഥാനം, പിൻ കോഡ് എന്നിവ അവയുടെ സ്വന്തം ഫീൽഡുകളിൽ നൽകുക.
7. Save Changes (മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ജീവനക്കാരുടെ കോഡ് ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക

Staff Khata ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും സ്വയമേവ ഒരു കോഡ് നൽകുന്നു. ചെറുതും വായിക്കാൻ എളുപ്പവുമായ ഒരു ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

1. Company Settings (കമ്പനി ക്രമീകരണങ്ങൾ) എന്നതിൽ Employee codes (ജീവനക്കാരുടെ കോഡുകൾ) ടാബ് തുറക്കുക.
2. താഴെയുള്ള ഫീൽഡുകൾ സജ്ജമാക്കുക. നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ Live Generated Code Preview (തത്സമയ കോഡ് പ്രിവ്യൂ) ബോക്സ് പുതുക്കപ്പെടുന്നു.
3. Save Changes (മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ലോക്കലൈസേഷൻ പരിശോധിക്കുക

Localization (ലോക്കലൈസേഷൻ) ടാബ് തുറക്കുക. സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ Currency Standard (കറൻസി), Timezone (സമയമേഖല), Date Display Format (തീയതി ഫോർമാറ്റ്), Interface Language (ഇന്റർഫേസ് ഭാഷ) എന്നിവ ഇന്ത്യയ്ക്കായി സജ്ജമാക്കിയിരിക്കും. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് വ്യത്യസ്തമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ മാത്രം അവ മാറ്റുക, തുടർന്ന് Save Changes ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

Payroll & Tax ടാബ്

Payroll & Tax (ശമ്പളവും നികുതിയും) ടാബിൽ നിങ്ങളുടെ ശമ്പള സൈക്കിൾ (ആരംഭ, അവസാന ദിവസം), PF, ESI, ഗ്രാറ്റുവിറ്റി ക്രമീകരണങ്ങൾ, സാമ്പത്തിക വർഷം എന്നിവയുണ്ട്. ഇവ ശമ്പളവും ശമ്പള പ്രോസസ്സിംഗും എന്നതിൽ വിശദീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.

ബ്രാഞ്ചുകൾ ചേർക്കുക

ബ്രാഞ്ചുകൾ നിങ്ങളുടെ ഓഫീസ് അല്ലെങ്കിൽ ഫാക്ടറി ലൊക്കേഷനുകളാണ്. ഓരോ ബ്രാഞ്ചിനും സ്വന്തം ജിയോ-ഫെൻസ് ഉണ്ടാകാം, അതിനാൽ ജീവനക്കാർക്ക് അവർ ജോലി ചെയ്യുന്ന സ്ഥലത്തിനടുത്ത് നിന്ന് മാത്രമേ പഞ്ച് ഇൻ ചെയ്യാനാകൂ.

1. Organization (സ്ഥാപനം) → Branch (ബ്രാഞ്ച്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ വർക്ക്സ്പേസിൽ ഇതിനകം ഒരു Main Branch (പ്രധാന ബ്രാഞ്ച്) ഉണ്ട്.
2. വരിയുടെ മെനു (⋯) തുറന്ന് Edit (എഡിറ്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
3. വ്യക്തമായ ഒരു Branch name (ബ്രാഞ്ചിന്റെ പേര്), ഒരു ചെറിയ Code (കോഡ്, ഉദാഹരണത്തിന് NOI-HQ), Address (വിലാസം) എന്നിവ നൽകുക.
4. പുതിയ ജീവനക്കാരെ ഡിഫോൾട്ടായി ഇവിടെ ചേർക്കണമെങ്കിൽ Primary branch (പ്രാഥമിക ബ്രാഞ്ച്) ഓണാക്കുക.
5. Geo-fencing (ജിയോ-ഫെൻസിംഗ്) ഓണാക്കുക. തുടർന്ന് ലൊക്കേഷൻ സജ്ജമാക്കുക: Locate me (എന്നെ കണ്ടെത്തുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, Latitude (അക്ഷാംശം), Longitude (രേഖാംശം) എന്നിവ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പിൻ ഇടാൻ മാപ്പിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
6. Radius (m) (ആരം, മീറ്ററിൽ) നൽകുക: പിന്നിൽ നിന്ന് എത്ര ദൂരെ നിന്നുകൊണ്ട് ജീവനക്കാർക്ക് പഞ്ച് ഇൻ ചെയ്യാം എന്നത്.
7. Save Changes (മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

മറ്റൊരു ലൊക്കേഷൻ ചേർക്കാൻ Add branch (ബ്രാഞ്ച് ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അതേ ഫീൽഡുകൾ പൂരിപ്പിച്ച് Add branch ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

എല്ലാ ബ്രാഞ്ചുകളും അവയുടെ ജിയോ-ഫെൻസ് ആരത്തോടൊപ്പം പട്ടികയിൽ കാണാം. ഒരു സമയം ഒരു ബ്രാഞ്ചോ എല്ലാം ഒരുമിച്ചോ കാണാൻ മുകളിലെ ബാറിലെ ബ്രാഞ്ച് സ്വിച്ചർ (All Branches, എല്ലാ ബ്രാഞ്ചുകളും) ഉപയോഗിക്കുക.

കമ്പനിക്കും ജിയോ-ഫെൻസിംഗ് ഓണാക്കിയിരിക്കണം. ഹാജർ നിയമങ്ങളും ഓഫീസ് സമയ നയവും കാണുക.

ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകളും പദവികളും ചേർക്കുക

ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകൾ നിങ്ങളുടെ ടീമുകളാണ്. പദവികൾ ഓരോ ടീമിനുള്ളിലെയും ജോലിപ്പേരുകളാണ്, അവ പേസ്ലിപ്പുകളിലും പ്രൊഫൈലുകളിലും കാണാം.

1. Organization (സ്ഥാപനം) → Department (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. രണ്ട് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകൾ നിങ്ങൾക്കായി സൃഷ്ടിച്ചിട്ടുണ്ട്.
2. ഒന്നിലേക്ക് ജോലിപ്പേരുകൾ ചേർക്കാൻ, അതിന്റെ വരി മെനു (⋯) തുറന്ന് Edit (എഡിറ്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Designations (പദവികൾ) എന്നതിന് താഴെ ഒരു പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, അടുത്തതിനായി Add designation (പദവി ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് Save Changes (മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
3. ഒരു പുതിയ ടീം സൃഷ്ടിക്കാൻ Add department (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, Department name (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെ പേര്) നൽകുക, അതിന്റെ പദവികൾ ചേർത്ത് സേവ് ചെയ്യുക.
4. നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിലെ എല്ലാ ജോലിപ്പേരുകളും അവ ഏത് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റേതാണെന്നും കാണാൻ പട്ടിക Departments (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകൾ) എന്നതിൽ നിന്ന് Designations (പദവികൾ) എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുക.

അടുത്തതായി, നിങ്ങളുടെ ഹാജർ നിയമങ്ങളും ഓഫീസ് സമയ നയവും സജ്ജമാക്കുക.