ജീവനക്കാരെ ചേർക്കുകയും കൈകാര്യം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക

ജീവനക്കാരെ ചേർക്കാൻ മൂന്ന് വഴികളുണ്ട്: Add Employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക) ഫോം ഉപയോഗിച്ച് ഓരോരുത്തരായി, ഒരു Excel ഫയലിൽ നിന്ന് ഒരുമിച്ച് പലരെയും, അല്ലെങ്കിൽ അവർ സ്വന്തം വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനായി ഒരു ക്ഷണം അയച്ച്.

ജീവനക്കാരുടെ പട്ടിക തുറക്കുക

Organization (സ്ഥാപനം) → Employee List (ജീവനക്കാരുടെ പട്ടിക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Employee Directory (ജീവനക്കാരുടെ ഡയറക്ടറി) എല്ലാവരെയും അവരുടെ കോഡ്, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്, ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങൾ, സ്റ്റാറ്റസ് എന്നിവയോടൊപ്പം കാണിക്കുന്നു. മറ്റ് രണ്ട് വഴികൾക്കായി Add Employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക), അല്ലെങ്കിൽ അതിനടുത്തുള്ള അമ്പടയാളം (More ways to add, ചേർക്കാനുള്ള മറ്റ് വഴികൾ) ഉപയോഗിക്കുക.

ഒരു ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക

Add employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക) ഫോമിന് നാല് ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്. നക്ഷത്രചിഹ്നമുള്ള ഫീൽഡുകൾ നിർബന്ധമാണ്; ബാക്കിയുള്ളവ പിന്നീട് പൂരിപ്പിക്കാം.

ഘട്ടം 1: Personal Info (വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ)

1. First Name (പേരിന്റെ ആദ്യഭാഗം), Last Name (കുടുംബപ്പേര്), Work Email (വർക്ക് ഇമെയിൽ) എന്നിവ നൽകുക.
2. രാജ്യ കോഡോടെ Contact Number (ഫോൺ നമ്പർ) നൽകുക. ജീവനക്കാരനെ ചേർത്ത ശേഷം ഇത് മാറ്റാൻ കഴിയില്ല.
3. ആദ്യത്തെ Password (പാസ്‌വേഡ്) സജ്ജമാക്കുക. സൈൻ ഇൻ ചെയ്ത ശേഷം ജീവനക്കാരന് ഇത് മാറ്റാം.
4. Gender (ലിംഗഭേദം) തിരഞ്ഞെടുത്ത് Next (അടുത്തത്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 2: Employment (ജോലി വിവരങ്ങൾ)

1. നിങ്ങളുടെ കമ്പനി ഫോർമാറ്റിൽ നിന്ന് കോഡ് സൃഷ്ടിക്കാൻ Employee Code / ID (ജീവനക്കാരുടെ കോഡ് / ID) ശൂന്യമായി വിടുക. നിങ്ങളുടെ കമ്പനി സജ്ജമാക്കുക കാണുക.
2. Joining Date (ചേർന്ന തീയതി) പരിശോധിക്കുക, തുടർന്ന് Branch (ബ്രാഞ്ച്), Department (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്), Designation (പദവി) എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. System Role (സിസ്റ്റം റോൾ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക. മിക്ക ജീവനക്കാരും Employee (ജീവനക്കാരൻ) ആണ്; അവർ സ്വന്തം ഡാറ്റ മാത്രം കാണുന്നു.
4. നിങ്ങൾ മറ്റൊന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്തില്ലെങ്കിൽ Office Time Policy (ഓഫീസ് സമയ നയം) നിങ്ങളുടെ ഡിഫോൾട്ട് നയം ഉപയോഗിക്കുന്നു.
5. Reporting Manager (റിപ്പോർട്ടിംഗ് മാനേജർ), EPF number (EPF നമ്പർ), ESI number (ESI നമ്പർ) എന്നിവ ഓപ്ഷണലാണ്. Next (അടുത്തത്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 3: Bank & education (ബാങ്കും വിദ്യാഭ്യാസവും)

ശമ്പളം നൽകാൻ ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളും ഓപ്ഷണലാണ്. Next (അടുത്തത്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 4: Attendance & devices (ഹാജരും ഉപകരണങ്ങളും)

Add employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പുതിയ ജീവനക്കാരൻ സ്വന്തം കോഡോടെ പട്ടികയിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു.

Excel-ൽ നിന്ന് ജീവനക്കാരെ ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുക

1. Add Employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക) എന്നതിനടുത്തുള്ള അമ്പടയാളം ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Import from Excel (Excel-ൽ നിന്ന് ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുക) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. Get the template (ടെംപ്ലേറ്റ് നേടുക) എന്നതിന് കീഴിൽ Excel template (Excel ടെംപ്ലേറ്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ CSV template, CSV ടെംപ്ലേറ്റ്). അതിൽ എല്ലാ കോളങ്ങളും മൂന്ന് ഉദാഹരണ വരികളും ഉണ്ട്.
3. ഉദാഹരണങ്ങൾക്ക് പകരം നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരെ നൽകുക, ഓരോ വരിയിലും ഒരാൾ. തലക്കെട്ട് വരി നിലനിർത്തുക.
4. Upload your file (ഫയൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക) എന്നതിന് കീഴിൽ ഫയൽ ഡ്രോപ്പ് ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ browse (ബ്രൗസ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Excel അല്ലെങ്കിൽ CSV, 2 MB വരെ.
5. Import employees (ജീവനക്കാരെ ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ജീവനക്കാരുടെ കോഡില്ലാത്ത വരികൾക്ക് നിങ്ങളുടെ കോഡ് ഫോർമാറ്റിൽ നിന്ന് ഒരു കോഡ് ലഭിക്കും. ചില വരികൾ പരാജയപ്പെട്ടാൽ, Staff Khata അവയെ Rows that need fixing (ശരിയാക്കേണ്ട വരികൾ) എന്നതിന് കീഴിൽ പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു. ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത ഫയലിൽ അവ ശരിയാക്കി ആ ഫയൽ വീണ്ടും ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.

സ്വന്തം വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കാൻ ജീവനക്കാരെ ക്ഷണിക്കുക

ജീവനക്കാരൻ തന്നെ ജനനത്തീയതി, വിലാസം, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ്, ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ചേർക്കുന്നു.

1. Add Employee (ജീവനക്കാരനെ ചേർക്കുക) എന്നതിനടുത്തുള്ള അമ്പടയാളം ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Invite Employee (ജീവനക്കാരനെ ക്ഷണിക്കുക) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. First Name (പേരിന്റെ ആദ്യഭാഗം), Last Name (കുടുംബപ്പേര്), Email (ഇമെയിൽ), Phone Number (ഫോൺ നമ്പർ) എന്നിവ പൂരിപ്പിക്കുക.
3. Department (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്), Designation (പദവി), Role (റോൾ), Branch (ബ്രാഞ്ച്), Joining Date (ചേർന്ന തീയതി) എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. Reporting Manager (റിപ്പോർട്ടിംഗ് മാനേജർ) ഓപ്ഷണലാണ്.
4. Send Invite (ക്ഷണം അയയ്ക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ജീവനക്കാരന് ഇമെയിൽ വഴിയും WhatsApp-ലും ഒരു ലിങ്ക് ലഭിക്കും. അവർ അത് തുറന്ന്, ഒറ്റത്തവണ കോഡ് ഉപയോഗിച്ച് സ്വയം സ്ഥിരീകരിച്ച്, വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിച്ച്, ഒരു പാസ്‌വേഡ് സജ്ജമാക്കി Complete onboarding (ഓൺബോർഡിംഗ് പൂർത്തിയാക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നു. ലിങ്ക് 7 ദിവസം പ്രവർത്തിക്കും.

ഒരു ജീവനക്കാരനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുക

ഏത് ജീവനക്കാരന്റെയും വരി മെനു (⋯) തുറന്ന് താഴെ പറയുന്നവ ചെയ്യാം:

• Edit Employee (ജീവനക്കാരനെ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക): അവരുടെ വിവരങ്ങൾ മാറ്റുക.
• Assign / View Salary (ശമ്പളം നൽകുക / കാണുക): അവരുടെ ശമ്പള ഘടന സജ്ജമാക്കുക. ശമ്പളവും ശമ്പള പ്രോസസ്സിംഗും കാണുക.
• Biometric enrollment (ബയോമെട്രിക് എൻറോൾമെന്റ്): ഒരു Realtime ബയോമെട്രിക് ഉപകരണത്തിൽ അവരുടെ ഫിംഗർപ്രിന്റോ കാർഡോ എൻറോൾ ചെയ്യുക. ബയോമെട്രിക് ഉപകരണങ്ങൾ കാണുക.
• Update Password (പാസ്‌വേഡ് പുതുക്കുക): അവർക്കായി ഒരു പുതിയ പാസ്‌വേഡ് സജ്ജമാക്കുക.
• Disable Mobile Punch (മൊബൈൽ പഞ്ച് ഓഫാക്കുക) / Enable Mobile Punch (മൊബൈൽ പഞ്ച് ഓണാക്കുക): സെൽഫിയും ലൊക്കേഷനും ഉപയോഗിച്ച് Staff Khata മൊബൈൽ ആപ്പിൽ നിന്ന് അവർക്ക് പഞ്ച് ഇൻ ചെയ്യാനാകുമോ എന്ന് നിയന്ത്രിക്കുക. പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് മൊബൈൽ പഞ്ച് ഓണായിരിക്കും; ബയോമെട്രിക് ഉപകരണത്തിൽ മാത്രം പഞ്ച് ചെയ്യേണ്ട ജീവനക്കാർക്ക് അത് ഓഫാക്കുക.

ഒരു ജീവനക്കാരനെ നിഷ്ക്രിയമാക്കാൻ പട്ടികയിലെ Status (സ്റ്റാറ്റസ്) സ്വിച്ച് ഉപയോഗിക്കുക. നിഷ്ക്രിയ ജീവനക്കാർക്ക് സൈൻ ഇൻ ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല, അവർ ഹാജരിൽ നിന്ന് മറയ്ക്കപ്പെടും.

അടുത്തതായി, ഷിഫ്റ്റുകൾ, റോസ്റ്റർ, ഓവർടൈം സജ്ജമാക്കുക.