ശമ്പളം, പേസ്ലിപ്പുകൾ, അഡ്വാൻസുകൾ
പ്ലാൻ: ശമ്പള പ്ലാനുകൾ
ഹാജർ, അവധി, അവധിദിനങ്ങൾ, ലേറ്റ് മാർക്കുകൾ എന്നിവയിൽ നിന്ന് Staff Khata ഓരോ ശമ്പളവും കണക്കാക്കുന്നു, അതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ആവശ്യമില്ല. ഒരിക്കൽ സജ്ജമാക്കുക, തുടർന്ന് എല്ലാ മാസവും കുറച്ച് ക്ലിക്കുകളിൽ ശമ്പളം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.
പ്ലാൻ ആവശ്യമാണ്: ശമ്പളത്തിന് ശമ്പള ഫീച്ചർ ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരു പണമടച്ചുള്ള പ്ലാൻ ആവശ്യമാണ്. Payroll (ശമ്പളം) മെനു ലോക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിലവിലെ പ്ലാനുകൾക്കായി Billing & Plan (ബില്ലിംഗ് & പ്ലാൻ) കാണുക.
ശമ്പള സൈക്കിളും നിയമപരമായ കിഴിവുകളും സജ്ജമാക്കുക
ഈ ക്രമീകരണങ്ങൾ എല്ലാ ശമ്പള പ്രോസസ്സിംഗിനും ബാധകമാണ്.
- Organization (സ്ഥാപനം) → Company (കമ്പനി) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് Payroll & Tax (ശമ്പളവും നികുതിയും) ടാബ് തുറക്കുക.
- Salary Cycle Period (ശമ്പള സൈക്കിൾ കാലയളവ്) എന്നതിന് കീഴിൽ Period Start Day (ആരംഭ ദിവസം), Period End Day (അവസാന ദിവസം) എന്നിവ സജ്ജമാക്കുക. "മാസത്തിന്റെ അവസാന ദിവസം" എന്നതിന് അവസാന ദിവസമായി 0 നൽകുക.
- Statutory Deductions & Contributions (നിയമപരമായ കിഴിവുകളും സംഭാവനകളും) എന്നതിന് കീഴിൽ നിങ്ങൾക്ക് ബാധകമായവ ഓണാക്കുക.
- Save Changes (മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
| ക്രമീകരണം | അത് എന്ത് ചെയ്യുന്നു |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (എംപ്ലോയീസ് സ്റ്റേറ്റ് ഇൻഷുറൻസ്) | യോഗ്യമായ ശമ്പളങ്ങൾക്ക് ESI സംഭാവനകൾ ചേർക്കുന്നു. ESI Contribution % (ESI സംഭാവന %) എന്നതിൽ നിരക്ക് സജ്ജമാക്കുക. |
| PF (Provident Fund) (പ്രോവിഡന്റ് ഫണ്ട്) | EPF കിഴിവുകളും തൊഴിലുടമയുടെ തുല്യ സംഭാവനയും ചേർക്കുന്നു. PF Contribution % (PF സംഭാവന %) എന്നതിൽ നിരക്ക് സജ്ജമാക്കുക, സാധാരണയായി 12. |
| Gratuity Liability (ഗ്രാറ്റുവിറ്റി ബാധ്യത) | വാർഷിക ഗ്രാറ്റുവിറ്റി നീക്കിയിരിപ്പുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു. |
| Financial Year Start / End (സാമ്പത്തിക വർഷ ആരംഭം / അവസാനം) | സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടിംഗിന് ഉപയോഗിക്കുന്ന വർഷം. |
ഒരു ശമ്പള ഘടന നൽകുക
ശമ്പളം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഓരോ ജീവനക്കാരനും ഒരു ശമ്പള ഘടന ആവശ്യമാണ്.
- Payroll (ശമ്പളം) → Salary Management (ശമ്പള മാനേജ്മെന്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ ജീവനക്കാരനെയും അവരുടെ സൈക്കിൾ, വരുമാനം, കിഴിവുകൾ, നെറ്റ് ശമ്പളം, വാർഷിക CTC എന്നിവയോടൊപ്പം പട്ടികപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.
- ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ വരിയിലെ എഡിറ്റ് ഐക്കൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ പുതിയ ഒരാൾക്കായി Assign Salary Structure (ശമ്പള ഘടന നൽകുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Payroll Cycle (ശമ്പള സൈക്കിൾ: Monthly Cycle, പ്രതിമാസം, അല്ലെങ്കിൽ Weekly Cycle, പ്രതിവാരം), Salary Type (ശമ്പള തരം: Fixed, നിശ്ചിതം; Variable, മാറുന്നത്; അല്ലെങ്കിൽ Commission Based, കമ്മീഷൻ അടിസ്ഥാനം) എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Earnings (വരുമാനം) പൂരിപ്പിക്കുക: അടിസ്ഥാന ശമ്പളം, HRA, യാത്രാബത്ത, മെഡിക്കൽ അലവൻസ്, മറ്റ് അലവൻസ്.
- PF, ESI, പ്രൊഫഷണൽ ടാക്സ് പോലുള്ള Deductions (കിഴിവുകൾ) പൂരിപ്പിക്കുക. ESI ഒരുമിച്ചോ വേറിട്ടോ കാണിക്കാം.
- ജീവനക്കാരൻ തന്റെ വാർഷിക കോസ്റ്റ് ടു കമ്പനി കാണണമെങ്കിൽ Show CTC in Payslip (പേസ്ലിപ്പിൽ CTC കാണിക്കുക) ടിക്ക് ചെയ്യുക.
- Save Salary Structure (ശമ്പള ഘടന സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ Update Salary Structure, ശമ്പള ഘടന പുതുക്കുക).
നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ, താഴെയുള്ള ആകെത്തുകകൾ Total Earnings (ആകെ വരുമാനം), Total Deductions (ആകെ കിഴിവുകൾ), Net Take-Home (കൈയിൽ ലഭിക്കുന്ന തുക), Annual CTC (വാർഷിക CTC) എന്നിവ കാണിക്കുന്നു.
നുറുങ്ങ്: Organization → Employee List എന്നതിൽ നിന്നും ഈ ഫോം തുറക്കാം: ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ വരി മെനു തുറന്ന് Assign / View Salary (ശമ്പളം നൽകുക / കാണുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
പ്രതിമാസ ശമ്പളം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക
- Payroll (ശമ്പളം) → Run Payroll (ശമ്പളം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- പട്ടികയുടെ മുകളിൽ മാസവും വർഷവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Bulk Generate (ഒരുമിച്ച് സൃഷ്ടിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, ഒരു Department (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്) തിരഞ്ഞെടുക്കുക, മാസവും വർഷവും പരിശോധിച്ച് Generate Bulk Payroll (ബൾക്ക് ശമ്പളം സൃഷ്ടിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിനും ആവർത്തിക്കുക.
ഒരാൾക്ക് മാത്രം ശമ്പളം നൽകാൻ Add Payroll (ശമ്പളം ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ജീവനക്കാരനെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ഓരോ ശമ്പളത്തിനും പിന്നിലുള്ള പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾ, ശമ്പള നഷ്ട (LOP) ദിവസങ്ങൾ, പ്രതിവാര അവധികൾ, അവധിദിനങ്ങൾ, ശമ്പളമുള്ള അവധി എന്നിവ കാണാൻ More Columns (കൂടുതൽ കോളങ്ങൾ) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
തിരുത്തുകയും തീർപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുക
- ഒരു തുക മാറ്റാൻ, ജീവനക്കാരന്റെ ശമ്പള വരി എഡിറ്റ് ചെയ്യുക. Edit Monthly Payroll (പ്രതിമാസ ശമ്പളം എഡിറ്റ് ചെയ്യുക) എന്നതിൽ, തുറന്നുവയ്ക്കാൻ Save Draft (ഡ്രാഫ്റ്റ് സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ പണം നൽകിക്കഴിഞ്ഞാൽ Settle & Save (തീർപ്പാക്കി സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- നിരവധി ശമ്പളങ്ങൾ നൽകിയതായി അടയാളപ്പെടുത്താൻ, വരികൾ ടിക്ക് ചെയ്ത് Settle Selected (തിരഞ്ഞെടുത്തവ തീർപ്പാക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- മാസത്തെ Excel അല്ലെങ്കിൽ PDF ആയി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ Export (എക്സ്പോർട്ട്) ഉപയോഗിക്കുക.
പേസ്ലിപ്പുകൾ കാണുകയും ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക
ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ വരിയിലെ Payslip (പേസ്ലിപ്പ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പേസ്ലിപ്പ് നിങ്ങളുടെ ലോഗോ, ഹാജർ സംഗ്രഹം, വരുമാനം, കിഴിവുകൾ, ഏതെങ്കിലും റീഇംബേഴ്സ്മെന്റുകൾ, വാക്കുകളിലുള്ള നെറ്റ് ശമ്പളം എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. ഓഫീസ് സമയ നയം എങ്ങനെ പ്രയോഗിച്ചു എന്നും അത് കാണിക്കുന്നു: ലേറ്റ് മാർക്കുകൾ, നേരത്തെയുള്ള പോക്കുകൾ, ഏതെങ്കിലും നയ കിഴിവ്.
സേവ് ചെയ്യാൻ Download PDF (PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക), അല്ലെങ്കിൽ Print (പ്രിന്റ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. CTC കാണിക്കണോ എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ Show Annual CTC (വാർഷിക CTC കാണിക്കുക) / Hide Annual CTC (വാർഷിക CTC മറയ്ക്കുക) ഉപയോഗിക്കുക.
ലോഗിനുള്ള ജീവനക്കാർ സ്വന്തം പേസ്ലിപ്പുകൾ My Payslips (എന്റെ പേസ്ലിപ്പുകൾ) എന്നതിന് കീഴിൽ കാണുന്നു. ജീവനക്കാരുടെ സ്വയം സേവനം കാണുക.
അഡ്വാൻസുകളും റീഇംബേഴ്സ്മെന്റുകളും
ഒരു ശമ്പള അഡ്വാൻസ് രേഖപ്പെടുത്തുക
- Payroll (ശമ്പളം) → Add Advance (അഡ്വാൻസ് ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Employee (ജീവനക്കാരൻ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക, Amount (തുക), Reason / Description (കാരണം / വിവരണം) എന്നിവ നൽകുക, Month (മാസം), Year (വർഷം) എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Save Advance (അഡ്വാൻസ് സേവ് ചെയ്യുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഒരു റീഇംബേഴ്സ്മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുക
- Payroll (ശമ്പളം) → Add Reimbursement (റീഇംബേഴ്സ്മെന്റ് ചേർക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ജീവനക്കാരനെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് തുക, കാരണം, മാസം, വർഷം എന്നിവ നൽകുക.
- Supporting Document / Bill (അനുബന്ധ രേഖ / ബിൽ) എന്നതിന് കീഴിൽ ബിൽ അറ്റാച്ച് ചെയ്യുക (PDF, JPG, PNG അല്ലെങ്കിൽ DOC, 2 MB വരെ). ബിൽ നിർബന്ധമാണ്.
- Submit Claim (ക്ലെയിം സമർപ്പിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അംഗീകരിക്കുക, തീർപ്പാക്കുക, ഒരു സ്ലിപ്പ് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക
ജീവനക്കാർ മൊബൈൽ ആപ്പിൽ നിന്ന് അയയ്ക്കുന്നവ ഉൾപ്പെടെ എല്ലാ അഡ്വാൻസുകളും ക്ലെയിമുകളും കാണാൻ Payroll → Advances & Reimbursements (അഡ്വാൻസുകളും റീഇംബേഴ്സ്മെന്റുകളും) തുറക്കുക. ഒരു രേഖ തുറന്ന് Approve (അംഗീകരിക്കുക) അല്ലെങ്കിൽ Reject (നിരസിക്കുക) ചെയ്യുക, പണം നൽകിക്കഴിഞ്ഞാൽ Settle Request (അഭ്യർത്ഥന തീർപ്പാക്കുക) ചെയ്യുക. PDF ആയി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാവുന്ന റീഇംബേഴ്സ്മെന്റ് സ്ലിപ്പിനായി Generate Slip (സ്ലിപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Weekly Pay Process (പ്രതിവാര ശമ്പള പ്രോസസ്സ്)
ആഴ്ചതോറും ശമ്പളം ലഭിക്കുന്ന ജീവനക്കാർക്ക്, ശമ്പള ഘടനയിൽ അവരുടെ Payroll Cycle (ശമ്പള സൈക്കിൾ) Weekly Cycle (പ്രതിവാര സൈക്കിൾ) ആക്കുക. ഈ ജീവനക്കാർ മാത്രമേ ഇവിടെ കാണൂ.
- Payroll (ശമ്പളം) → Weekly Pay Process (പ്രതിവാര ശമ്പള പ്രോസസ്സ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ആഴ്ച തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഒരു ജീവനക്കാരന് Generate Weekly (പ്രതിവാര ശമ്പളം സൃഷ്ടിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മുഴുവൻ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിനും Bulk Department (ബൾക്ക് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്) → Run Bulk Process (ബൾക്ക് പ്രോസസ്സ് പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഒരു PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനോ Print (പ്രിന്റ്) ചെയ്യാനോ ജീവനക്കാരന് Send Email (ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുക) ചെയ്യാനോ ഒരു Weekly Payslip (പ്രതിവാര പേസ്ലിപ്പ്) തുറക്കുക.
- പണം നൽകിയ വരികൾ ടിക്ക് ചെയ്ത് Settle Selected (തിരഞ്ഞെടുത്തവ തീർപ്പാക്കുക) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇപ്പോഴും പ്രശ്നമുണ്ടോ? ആപ്പിനുള്ളിലെ Help & Support-ൽ നിന്ന് ഒരു ടിക്കറ്റ് നൽകുക, അല്ലെങ്കിൽ staffkhata.com/contact വഴി ഞങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുക.