Før du starter
Abonnement: Alle abonnementer
Dette kapitlet forklarer hva Staff Khata er, hva du trenger før du registrerer deg, og hvem som ser hva. Les det én gang, og følg deretter kapitlene i rekkefølge for å sette opp bedriften din.
Hva Staff Khata gjør
Staff Khata samler fremmøte, fravær, lønn og HR for hele teamet ditt på ett sted. Ansatte stempler inn fra telefonen med en selfie og posisjonen sin, eller på en Realtime-biometrimaskin ved døren. Staff Khata bruker deretter reglene på kontoret ditt, som slingringsmonn, halve dager og merknader for sen ankomst, slik at du ser i sanntid hvem som er til stede, hvem som er sen og hvem som er borte. Ut fra fremmøtet lager programmet feriesaldoer, lønn og lønnsslipper, og over tretti rapporter, inkludert offentlige registre. Du kan også få et daglig sammendrag på WhatsApp uten å åpne appen.
Hva du trenger
- En datamaskin med en oppdatert nettleser. Bruk nyeste versjon av Chrome, Edge eller Safari. Nettappen finner du på https://attendance.staffkhata.com. Her setter du opp bedriften og kjører lønn og rapporter.
- Internettilkobling på datamaskinen og på alle telefoner og maskiner som sender stemplinger.
- Mobilappen Staff Khata på Android eller iOS, for ansatte som stempler inn fra telefonen. De må ha posisjon slått på og et kamera som virker, for selfien.
- Realtime-biometrienheter, hvis du vil at de ansatte skal stemple på en fingeravtrykk- eller kortmaskin. Staff Khata fungerer bare med Realtime-biometrienheter.
- En jobb-e-post og et mobilnummer som kan motta koder. Du bruker begge for å bekrefte kontoen når du registrerer deg.
De fire rollene
Alle personer i Staff Khata har en rolle. Rollen bestemmer hvilke skjermbilder de ser etter at de har logget inn.
| Rolle | Hvem den er for | Hva de ser |
|---|---|---|
| Admin (administrator) | Eieren eller kontorlederen | Alt: bedriftsoppsett, ansatte, enheter, fremmøte, fravær, lønn, rapporter, fakturering og integrasjoner. |
| HR | HR- eller regnskapsansvarlig | De samme admin-skjermbildene som Admin, til daglig arbeid med ansatte, fremmøte, fravær og lønn. Bare Admin ser abonnementsmerket og oppgraderinger. |
| Manager (leder) | En teamleder | My Team (Mitt team), Team Attendance (Teamets fremmøte) og Team Leaves (Teamets fravær), for å godkjenne forespørsler fra sitt eget team. Krever tillegget Pro HRMS. |
| Employee (ansatt) | Alle ansatte | Sitt eget dashbord, fremmøte, fravær, lønnsslipper og profil, på nett og i mobilappen. |
Du velger rollen når du legger til noen i Add Employee (Legg til ansatt). Det finnes også en rolle som heter Branch Admin (filialadministrator). En Branch Admin jobber i admin-skjermbildene, men kan ikke administrere filialer og kan bare legge til personer med rollen Employee.
Abonnementer, prøveperioden og tillegg
Alle nye bedrifter starter med en prøveperiode på 15 dager der alle funksjoner er låst opp. Når prøveperioden er over, flyttes kontoen automatisk til grunnabonnementet. Du kan oppgradere når som helst.
- Abonnementer skiller seg i hvor mange brukere og biometrienheter du kan ha, og hvilke funksjoner som er med. Fravær, helligdager, overtid, lønn, innlogging for ansatte, avanserte rapporter og flere skift kan være låst på lavere abonnementer.
- Tillegg er ekstra moduler du kjøper i tillegg til et abonnement: Pro HRMS (godkjenninger fra ledere, bedriftsfeed, organisasjonskart, eiendeler med mer) og Journey Tracker (live sporing av feltansatte). Menyene deres vises først når tillegget er aktivt.
En låst funksjon har et låsikon i menyen. Se Billing & Plan (Fakturering og abonnement) for gjeldende priser og hva hvert abonnement inneholder.
Abonnement kreves: Hvis en funksjon i denne håndboken er låst på kontoen din, krever den et høyere abonnement eller et tillegg. Se Abonnementer, fakturering og support.
Slik er håndboken bygd opp
Kapitlene følger rekkefølgen du setter opp ting i. Begynn øverst og jobb deg nedover.
- Registrering og første innlogging
- Bedriftsoppsett
- Fremmøteregler
- Ansatte
- Skift og overtid
- Stempling på mobil
- Biometrienheter
- Daglig fremmøte
- Fravær og helligdager
- Lønn
- Rapporter
- WhatsApp og integrasjoner
- Selvbetjening for ansatte
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- Abonnementer, fakturering og support
- Vanlige spørsmål og feilsøking
Tips: Skjermbildene i denne håndboken viser en oppdiktet eksempelbedrift, Sharma Textiles Pvt Ltd. Dine skjermbilder viser navn og tall fra din egen bedrift.
Står du fortsatt fast? Opprett en sak fra Help & Support (Hjelp og support) i appen, eller kontakt oss på staffkhata.com/contact.