Fraværstyper, fraværssøknader og helligdager

Sett opp hvilke typer fravær de ansatte kan ta, og helligdagslisten din, én gang. Deretter går fraværssøknader, saldoer og helligdager automatisk inn i fremmøtet og lønnen.

Definer fraværstyper

Tilfeldig fravær, sykefravær, opptjent ferie og svangerskapspermisjon er allerede satt opp for deg. Rediger dem eller legg til dine egne.

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Define Leave (Definer fravær). Listen Leave types (Fraværstyper) viser koden for hver type, dager per år, hva som skjer med ubrukte dager, og om den krever godkjenning.
2. Klikk på Add Leave Type (Legg til fraværstype).
3. Fyll ut skjemaet:

4. Klikk på Add Leave Type (Legg til fraværstype).

For å endre eller fjerne en type bruker du Edit (Rediger) eller Delete (Slett) på raden.

Sjekk fraværssaldoer (Leave Opening Entry)

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Leave Opening Entry (Inngående fraværssaldo).
2. For hver ansatt og fraværstype ser du dager Allowed (tillatt), Used (brukt) og Left (igjen), pluss Total left (totalt igjen).
3. Bytt regnskapsår øverst til venstre, eller filtrer etter fraværstype, filial, avdeling eller ansatt. Klikk på Export (Eksporter) for å laste ned tabellen.

Slik søker ansatte om fravær

Ansatte logger inn med sin egen e-post og sitt eget passord, på nett på https://attendance.staffkhata.com eller i Staff Khata-appen (fanen Leave, Fravær). De åpner Apply Leave (Søk om fravær), ser saldoen for hver fraværstype, velger type og datoer, legger til en begrunnelse og sender søknaden. Søknaden venter deretter på godkjenning.

Søk om fravær på vegne av en ansatt

Nyttig når noen ringer inn syk eller ikke bruker appen.

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Leave Application (Fraværssøknad).
2. Klikk på Apply leave (Søk om fravær).
3. Velg Employee (ansatt), og deretter Leave type (fraværstype). Gjenværende dager vises ved siden av hver type.
4. Velg One day (én dag), Half a day (en halv dag) eller Several days (flere dager), og velg datoen eller datoene.
5. Legg til en Reason (begrunnelse). Under Also notify (Varsle også) kan du velge personer som skal informeres.
6. Klikk på Apply leave (Søk om fravær).

Godkjenn eller avvis fravær

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Leave Application (Fraværssøknad). Leave requests (Fraværssøknader) åpnes på Pending (Venter).
2. Klikk på Review (Gå gjennom) på en søknad. Sjekk fraværstype, datoer, antall dager og begrunnelse.
3. Klikk på Approve (Godkjenn) eller Reject (Avvis), og bekreft.

Fanene Approved (Godkjent), Rejected (Avvist) og All (Alle) tar vare på historikken. Du kan fortsatt endre en avgjørelse senere fra detaljene til en søknad.

Legg til helligdagene

Helligdager vises i kalendere og brukes i fremmøterapporter. Den raskeste starten er å importere listen din.

Importer fra et regneark

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Define Holiday (Definer helligdag).
2. Klikk på Import (Importer).
3. Under Need A Template (Trenger du en mal) klikker du på CSV eller Excel for å laste ned et eksempel. Det har tre kolonner: Holiday Name (navn på helligdag), Type (Full Day eller Half Day, hel eller halv dag) og Date (dato, DD-MM-YYYY).
4. Fyll det ut, og dra deretter filen inn i boksen eller klikk for å bla gjennom. CSV-, XLS- og XLSX-filer på opptil 2 MB fungerer.
5. Klikk på Import (Importer). Alle helligdagene legges til på én gang.

Legg til én helligdag

1. På Define Holiday (Definer helligdag) klikker du på Add Holiday (Legg til helligdag).
2. Skriv inn Name (navn), velg Date (dato), og velg Full day (hel dag) eller Half day (halv dag). Description (beskrivelse) er valgfritt.
3. Klikk på Add Holiday (Legg til helligdag).

Bruk fanene Upcoming (Kommende), Past (Tidligere) og All (Alle) for å bla gjennom listen, og Edit (Rediger) eller Delete (Slett) på en rad for å endre den.