Pro HRMS (tillegg)

Pro HRMS legger til HR-verktøyene du trenger utover fremmøte: en bedriftsfeed, rapporteringsstrukturen din, anbefalinger, oversikt over eiendeler, retningslinjer og en supportdesk. Det legger også til rollen Manager, slik at teamledere kan ta seg av sine egne folk.

Finn menyen Pro HRMS

Når tillegget er aktivt, vises menyen Pro HRMS i topplinjen for administratorer og ledere, og i ansattpanelet. Alt nedenfor finner du i den menyen.

Bedriftsfeed

En felles vegg for kunngjøringer, velkomsthilsener og feiringer.

1. Klikk på Pro HRMS → Organization Feed (Bedriftsfeed).
2. Skriv i innleggsboksen. Klikk på Photo / Video (Bilde/video) for å legge ved media.
3. Velg hvem som skal se det: Everyone (alle) eller Specific Department (en bestemt avdeling).
4. Klikk på Post (Publiser).

De ansatte kan like, kommentere og lagre innlegg. Kortet Celebrations (Feiringer) viser dagens og kommende bursdager og jubileer.

Organisasjonskart

Organisasjonskartet viser hvem som rapporterer til hvem.

1. Klikk på Pro HRMS → Org Tree (Organisasjonskart).
2. Klikk på Create First Position (Opprett første stilling) (senere Create Root Position, Opprett toppstilling).
3. Velg den ansatte under Link to Employee (Koble til ansatt), og fyll deretter ut Position Name (stillingsnavn), Department (avdeling) og Designation (stillingstittel). Responsibilities (ansvarsområder) og et bilde er valgfritt.
4. Klikk på Create Position (Opprett stilling). Bruk Add Direct Report (Legg til direkte underordnet) på en stilling for å bygge kartet nedover.

En stilling kan stå ledig til du ansetter noen i den. De ansatte ser kartet under My Org Tree (Mitt organisasjonskart).

Jobbanbefalinger

1. Klikk på Pro HRMS → Job Referrals (Jobbanbefalinger) → Add Job Opening (Legg til ledig stilling).
2. Skriv inn Job Title (stillingstittel), Description (beskrivelse), Location (sted) og Department (avdeling), og lagre.

De ansatte ser ledige stillinger på siden Job Referrals og klikker på Refer Now (Anbefal nå) for å foreslå noen de kjenner. Du går gjennom kandidatene under View Referrals (Vis anbefalinger) og flytter hver av dem til Pending (Venter), Hired (Ansatt) eller Rejected (Avvist).

Daglige arbeidsoppdateringer

De ansatte klikker på Submit Today's Work Update (Send dagens arbeidsoppdatering) og beskriver hva de har jobbet med. Administratorer og ledere ser alle oppdateringene under Pro HRMS → Daily Work Updates (Daglige arbeidsoppdateringer), filtrert etter dato eller ansatt, og kan velge Export (Eksporter).

Eiendeler

Hold oversikt over bedriftens bærbare PC-er, telefoner og annen eiendom.

1. Klikk på Pro HRMS → Assets (Eiendeler) → Add Asset (Legg til eiendel).
2. Velg en type (for eksempel Laptop, bærbar PC), skriv inn Asset Name (navn på eiendel) og Serial Number (serienummer), og lagre.
3. I listen Inventory (Beholdning) klikker du på Assign (Tildel) på eiendelen, velger den ansatte under Select Employee (Velg ansatt) og klikker på Assign Asset (Tildel eiendel).

Hver eiendel har en Assignment History (Tildelingshistorikk). De ansatte ser hva de har under My Assets (Mine eiendeler).

Retningslinjer

Klikk på Pro HRMS → Policy Documents (Retningslinjer) → Upload Document (Last opp dokument). Skriv inn Policy Name (navn på retningslinjen) og Policy Category (kategori), og velg en fil (PDF, Word, Excel, PowerPoint eller bilde, opptil 2 MB). De ansatte åpner retningslinjen og klikker på Acknowledge (Bekreft lest), og du kan se hvem som har bekreftet den.

HR-støtte

En supportdesk for spørsmål om fremmøte, fravær, lønn og andre HR-saker. De ansatte klikker på Raise Ticket (Opprett sak) og legger til emne, beskrivelse og opptil 5 filer. HR og administratorer ser alle saker under Pro HRMS → HR Support (HR-støtte) og flytter dem gjennom Open (Åpen), In Progress (Under arbeid), Resolved (Løst) og Closed (Lukket) med Update Status (Oppdater status).

Gjør noen til leder

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Employee List (Ansattliste) og rediger den ansatte.
2. Åpne trinnet Employment (Ansettelse) og sett System Role (systemrolle) til Manager (leder).
3. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).

Teamet til en leder er alle som har denne personen som Reporting Manager (nærmeste leder). Angi det på trinnet Employment for hvert teammedlem.

Lederpanelet

Når en leder logger inn, kommer de til Manager Dashboard (Lederdashbord). Menyen har:

Godkjenn en fraværssøknad

1. Klikk på Team Leaves (Teamets fravær).
2. Klikk på øyeikonet på en søknad for å åpne Leave Request Details (Detaljer om fraværssøknad).
3. Klikk på Approve (Godkjenn), eller Reject (Avvis) med en begrunnelse.

Et fravær må godkjennes av både lederen og HR. Etter at lederen har godkjent, viser søknaden «Approval Pending from HR» (venter på godkjenning fra HR) til HR gir den endelige godkjenningen. Hvis en av dem avviser, blir fraværet avvist.