Mobilappen: stemple inn

Med Staff Khata-appen registrerer de ansatte fremmøte fra sin egen telefon. Hver stempling lagrer tidspunktet, telefonens posisjon og en selfie, og geofencet til filialen bestemmer hvor det er lov å stemple.

For ansatte: installer appen og logg inn

Administratoren lager innloggingen din. Du trenger e-posten (eller telefonnummeret) og passordet som er satt opp for deg.

1. Installer Staff Khata fra Google Play Store (Android) eller App Store (iPhone).
2. Åpne appen. På Sign in to your account (Logg inn på kontoen din) skriver du inn Email or Phone Number (e-post eller telefonnummer) og Password (passord).
3. Trykk på Sign In (Logg inn). Skjermbildet Today (I dag) åpnes.

Du ser bare ditt eget fremmøte. Fanene nederst er Today (I dag), Attendance (Fremmøte), Leave (Fravær) og Company (Bedrift).

Gi tilgang til kamera og posisjon

Appen trenger posisjonen din for å sjekke at du er på jobb, og kameraet for selfien ved stempling.

1. Første gang du stempler, ber telefonen om tilgang til posisjon. Trykk på Allow (Tillat) (velg «Mens appen er i bruk»).
2. Når kameraet åpnes, gir du også tilgang til kameraet.

Hvis du sa nei ved en feil, viser appen Location required (Posisjon kreves) eller Camera access required (Kameratilgang kreves). Trykk på Enable Camera (Slå på kamera), eller åpne Innstillinger → Apper → Staff Khata → Tillatelser på telefonen og slå dem på.

Registrer fremmøte med selfie og GPS

1. På Today (I dag) trykker du på Punch in (Stemple inn). (Du kan også åpne fanen Attendance (Fremmøte) og trykke på Mark Attendance (Registrer fremmøte).)
2. Skjermbildet Attendance viser Assigned Shift (tildelt skift) og Current Location (nåværende posisjon). Hvis adressen ser feil ut, trykker du på Tap to refresh location (Trykk for å oppdatere posisjonen).
3. Trykk på Tap to take a selfie (Trykk for å ta en selfie) og ta et tydelig bilde av ansiktet ditt. Det vises under Verification Photo (Bekreftelsesbilde).
4. Trykk på Punch in (Stemple inn).

Du ser Punched In Successfully! (Innstemplingen er registrert!) med klokkeslettet. Administratoren ser stemplingen på dashbordet sitt i løpet av sekunder.

Hva skjer utenfor geofencet

Hvis filialen har geofence slått på, kan du bare stemple innenfor radiusen, for eksempel 200 meter rundt kontoret. Utenfor blir stemplingen blokkert med Outside Allowed Radius (Utenfor tillatt radius): «You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again.» (Du er utenfor tillatt radius for innstempling. Gå nærmere og prøv igjen.)

Gå inn på kontoret, trykk på Tap to refresh location (Trykk for å oppdatere posisjonen), og stemple på nytt. Administratorer angir radiusen per filial. Se Sett opp bedriften, filialer og avdelinger.

Stemple ut

1. På slutten av dagen trykker du på Punch out (Stemple ut) på Today (I dag).
2. Ta en ny selfie og trykk på Punch out.

Du ser Punched Out Successfully! (Utstemplingen er registrert!). Staff Khata regner ut timene dine opp mot skiftet, så sene ankomster, tidlig avgang og overtid beregnes for deg.

Se fremmøtehistorikken din

1. Åpne fanen Attendance (Fremmøte). Bytt mellom Day (dag) og Month (måned), og bruk pilene for å gå mellom perioder.
2. Trykk på en dag for å se tidene Punched In At (stemplet inn kl.) og Punched Out At (stemplet ut kl.), posisjonen og bildene.
3. Er en stempling feil eller mangler den? På den dagen trykker du på Request Regularisation (Be om korrigering), skriver inn riktige tider og en begrunnelse, og trykker deretter på Submit Request (Send forespørsel). Administratoren godkjenner den på nett.

For administratorer: slå mobilstempling av eller på per ansatt

Mobilstempling er slått på som standard for nye ansatte. Slå det av for ansatte som bare skal stemple på en biometrimaskin.

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Employee List (Ansattliste).
2. Klikk på menyen ⋯ på raden til den ansatte.
3. Klikk på Disable Mobile Punch (Slå av mobilstempling) (eller Enable Mobile Punch (Slå på mobilstempling) for å slå det på igjen).

Når det er slått av, forteller appen den ansatte at «Mobile punching disabled» (mobilstempling er slått av) og at de skal bruke maskinen de er tildelt. For å angi eller tilbakestille passordet til en ansatt bruker du Update Password (Oppdater passord) i den samme menyen.

For administratorer: se hvor stemplingene kom fra

Alle mobilstemplinger vises i Recent Punches (Siste stemplinger) og på kartet på dashbordet. For hele listen:

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Attendance Process (Fremmøtebehandling).
2. Klikk på GPS punches (GPS-stemplinger). Bare stemplinger fra appen vises, hver merket med GPS.
3. Klikk på øyeikonet på en rad for å se posisjonen for inn- og utstempling på et kart og bildet fra stemplingen. Klikk på Map view (Kartvisning) for å se alle dagens mobilstemplinger på ett kart.