Lønn, lønnsslipper og forskudd

Staff Khata regner ut hver lønn ut fra fremmøte, fravær, helligdager og sene ankomster, så du trenger ikke noe regneark. Sett det opp én gang, og kjør deretter lønn hver måned med noen få klikk.

Angi lønnsperioden og lovpålagte trekk

Disse innstillingene gjelder for hver lønnskjøring.

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Company (Bedrift), og åpne fanen Payroll & Tax (Lønn og skatt).
2. Under Salary Cycle Period (Lønnsperiode) angir du Period Start Day (første dag i perioden) og Period End Day (siste dag i perioden). Skriv 0 som siste dag for «siste dag i måneden».
3. Under Statutory Deductions & Contributions (Lovpålagte trekk og bidrag) slår du på det som gjelder for deg.
4. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).

Tildel en lønnsstruktur

Alle ansatte trenger en lønnsstruktur før lønnen kan kjøres.

1. Klikk på Payroll (Lønn) → Salary Management (Lønnsadministrasjon). Alle ansatte vises med lønnsperiode, inntekter, trekk, nettolønn og årlig CTC (total kostnad for bedriften).
2. Klikk på redigeringsikonet på raden til en ansatt, eller klikk på Assign Salary Structure (Tildel lønnsstruktur) for en ny ansatt.
3. Velg Payroll Cycle (lønnsperiode) (Monthly Cycle (månedlig) eller Weekly Cycle (ukentlig)) og Salary Type (lønnstype) (Fixed (fast), Variable (variabel) eller Commission Based (provisjonsbasert)).
4. Fyll ut Earnings (Inntekter): grunnlønn, HRA (bostøtte), reisetillegg, medisinsk tillegg og andre tillegg.
5. Fyll ut Deductions (Trekk), for eksempel PF, ESI og yrkesskatt. ESI kan vises samlet eller hver for seg.
6. Huk av for Show CTC in Payslip (Vis CTC på lønnsslippen) hvis den ansatte skal se den årlige kostnaden for bedriften.
7. Klikk på Save Salary Structure (Lagre lønnsstruktur) (eller Update Salary Structure, Oppdater lønnsstruktur).

Mens du skriver, viser totalene nederst Total Earnings (totale inntekter), Total Deductions (totale trekk), Net Take-Home (utbetalt netto) og Annual CTC (årlig CTC).

Kjør månedlig lønn

1. Klikk på Payroll (Lønn) → Run Payroll (Kjør lønn).
2. Velg måned og år øverst i tabellen.
3. Klikk på Bulk Generate (Generer samlet), velg en Department (avdeling), sjekk måned og år, og klikk på Generate Bulk Payroll (Generer samlet lønn). Gjenta for hver avdeling.

For å betale bare én person klikker du på Add Payroll (Legg til lønn) og velger den ansatte.

Klikk på More Columns (Flere kolonner) for å se arbeidsdagene, dager uten lønn (LOP), ukentlige fridager, helligdager og betalt fravær bak hver lønn.

Rett og gjør opp

• For å endre et tall redigerer du lønnsraden til den ansatte. I Edit Monthly Payroll (Rediger månedslønn) klikker du på Save Draft (Lagre utkast) for å holde den åpen, eller Settle & Save (Gjør opp og lagre) når den er betalt.
• For å merke mange lønninger som betalt huker du av for radene og klikker på Settle Selected (Gjør opp valgte).
• Bruk Export (Eksporter) for å laste ned måneden som Excel eller PDF.

Se og last ned lønnsslipper

Klikk på Payslip (Lønnsslipp) på raden til en ansatt. Lønnsslippen viser logoen din, fremmøtesammendraget, inntekter, trekk, eventuelle refusjoner og nettolønn med bokstaver. Den viser også hvordan arbeidstidspolicyen ble brukt: sene ankomster, tidlig avgang og eventuelle trekk etter policyen.

Klikk på Download PDF (Last ned PDF) for å lagre den, eller Print (Skriv ut). Bruk Show Annual CTC / Hide Annual CTC (Vis/skjul årlig CTC) for å velge om CTC skal vises.

Ansatte med innlogging ser sine egne lønnsslipper under My Payslips (Mine lønnsslipper). Se Selvbetjening for ansatte.

Forskudd og refusjoner

Registrer et lønnsforskudd

1. Klikk på Payroll (Lønn) → Add Advance (Legg til forskudd).
2. Velg Employee (ansatt), skriv inn Amount (beløp) og Reason / Description (begrunnelse/beskrivelse), og velg Month (måned) og Year (år).
3. Klikk på Save Advance (Lagre forskudd).

Registrer en refusjon

1. Klikk på Payroll (Lønn) → Add Reimbursement (Legg til refusjon).
2. Velg den ansatte, og skriv inn beløp, begrunnelse, måned og år.
3. Legg ved kvitteringen under Supporting Document / Bill (Bilag/kvittering) (PDF, JPG, PNG eller DOC, opptil 2 MB). Kvittering er påkrevd.
4. Klikk på Submit Claim (Send inn krav).

Godkjenn, gjør opp og skriv ut en slipp

Åpne Payroll → Advances & Reimbursements (Forskudd og refusjoner) for å se alle forskudd og krav, også dem de ansatte sender fra mobilappen. Åpne en post for å velge Approve (Godkjenn) eller Reject (Avvis), og deretter Settle Request (Gjør opp forespørselen) når den er betalt. Klikk på Generate Slip (Lag slipp) for en refusjonsslipp du kan laste ned som PDF.

Weekly Pay Process

For ansatte som får ukelønn, setter du Payroll Cycle (lønnsperiode) til Weekly Cycle (ukentlig) i lønnsstrukturen. Bare disse ansatte vises her.

1. Klikk på Payroll (Lønn) → Weekly Pay Process (Ukentlig lønnskjøring).
2. Velg uken.
3. Klikk på Generate Weekly (Generer ukelønn) for én ansatt, eller Bulk Department (Hel avdeling) → Run Bulk Process (Kjør samlet behandling) for en hel avdeling.
4. Åpne en Weekly Payslip (ukentlig lønnsslipp) for å laste ned en PDF, velge Print (Skriv ut) eller Send Email (Send e-post) til den ansatte.
5. Huk av for betalte rader og klikk på Settle Selected (Gjør opp valgte).