Attendance is free forever for up to 50 staff. View plans

StaffKhata
Last ned PDF

Sett opp bedriften, filialer og avdelinger

Abonnement: Alle abonnementer

Før du legger til ansatte, forteller du Staff Khata om bedriften din. Profilen, formatet for ansattkoder, filialene og avdelingene brukes i alle rapporter, lønnsslipper og stemplinger.

Fyll ut bedriftsprofilen

Logoen, navnet og skattenummeret skrives ut på rapporter og lønnsslipper, så sett dem opp først.

  1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Company (Bedrift). Siden Company Settings (Bedriftsinnstillinger) åpnes på fanen Company Profile (Bedriftsprofil).
  2. Øverst viser Organization Info (Organisasjonsinformasjon) din Corporate ID (bedrifts-ID) og Workspace URL (URL til arbeidsområdet). Disse kan du ikke endre.
  3. Under Company Logo (Bedriftslogo) klikker du på Upload Logo (Last opp logo) og velger en kvadratisk PNG-, JPG- eller GIF-fil under 2 MB (200 × 200 px fungerer bra).
  4. Sjekk Company Name (bedriftsnavn), og skriv deretter inn Official Tax / Registration No. (offisielt skatte-/registreringsnummer), for eksempel GST-nummeret ditt.
  5. Legg til Company Website (bedriftens nettsted). Start adressen med https://.
  6. Rull ned til Company Address (Bedriftsadresse). Skriv gate, by, delstat og postnummer i hvert sitt felt, slik at de skrives riktig ut på dokumenter.
  7. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).

Fanen Company Profile med eksempelbedriftens logo, navn, GST-nummer og nettsted fylt inn

Merk: Corporate Email (bedriftens e-post) er e-posten du logger inn med som admin, og den kan ikke endres her.

Velg format for ansattkoder

Staff Khata gir alle nye ansatte en kode automatisk. Velg et format som er kort og lett å lese.

  1. I Company Settings (Bedriftsinnstillinger) åpner du fanen Employee codes (Ansattkoder).
  2. Fyll ut feltene nedenfor. Boksen Live Generated Code Preview (forhåndsvisning av koden) oppdateres mens du skriver.
  3. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).
InnstillingHva den gjør
Prefix (Prefiks)Bokstaver i starten, for eksempel ST eller EMP.
Separator / Delimiter (Skilletegn)Bindestrek, skråstrek, understrek, punktum eller ingen.
Include Year (Ta med år)Legger til året (2026 eller 26), eller None (Ingen).
Number of Digits (Antall sifre)Hvor mange sifre nummeret har, fra 2 til 6.
Starting / Next Number (Start-/neste nummer)Nummeret som den neste nye ansatte får.

Fanen Employee codes med prefikset ST, bindestrek som skilletegn og forhåndsvisningen ST-0001

Tips: Koder lages bare for nye ansatte. Eksisterende koder forblir som de er.

Sjekk lokaliseringen

Åpne fanen Localization (Lokalisering). Currency Standard (valuta), Timezone (tidssone), Date Display Format (datoformat) og Interface Language (språk i grensesnittet) er satt opp for India når du registrerer deg. Endre dem bare hvis bedriften din jobber annerledes, og klikk deretter på Save Changes (Lagre endringer).

Fanen Localization med indiske rupi, indisk standardtid, DD-MM-YYYY og engelsk

Fanen Payroll & Tax

Fanen Payroll & Tax (Lønn og skatt) inneholder lønnsperioden (start- og sluttdag), innstillinger for PF, ESI og gratiale, og regnskapsåret. Disse forklares i Lønn og lønnsutbetaling.

Legg til filialene

Filialer er kontorene eller fabrikkene dine. Hver filial kan ha sitt eget geofence, slik at de ansatte bare kan stemple inn i nærheten av stedet der de jobber.

  1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Branch (Filial). Arbeidsområdet ditt har allerede en Main Branch (hovedfilial).
  2. Åpne radmenyen (⋯) og klikk på Edit (Rediger).
  3. Skriv inn et tydelig Branch name (filialnavn), en kort Code (kode) (for eksempel NOI-HQ) og Address (adresse).
  4. Slå på Primary branch (hovedfilial) hvis nye ansatte skal legges til her som standard.
  5. Slå på Geo-fencing (geofence). Angi deretter stedet: klikk på Locate me (Finn meg), skriv inn Latitude (breddegrad) og Longitude (lengdegrad), eller klikk på kartet for å sette en nål.
  6. Skriv inn Radius (m): hvor langt fra nålen de ansatte kan være og fortsatt stemple inn.
  7. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).

Panelet for å redigere filial med geofence slått på, en nål på kartet og en radius på 200 meter

For å legge til et annet sted klikker du på Add branch (Legg til filial), fyller ut de samme feltene og klikker på Add branch.

Tips: Bruk en radius på minst 50 meter. GPS på telefonen er mindre nøyaktig innendørs, og en veldig liten radius kan hindre ansatte i å stemple inn ved sin egen pult.

Alle filialer vises i listen med radiusen for geofencet. Bruk filialvelgeren i topplinjen (All Branches, Alle filialer) for å se én filial om gangen eller alle samlet.

Filiallisten med to filialer og filialvelgeren åpen i topplinjen

Geofence må også være slått på for bedriften. Se Fremmøteregler og arbeidstidspolicy.

Legg til avdelinger og stillingstitler

Avdelinger er teamene dine. Stillingstitler er jobbtitlene i hvert team, og de vises på lønnsslipper og profiler.

  1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Department (Avdeling). To avdelinger er opprettet for deg.
  2. For å legge til jobbtitler i en avdeling åpner du radmenyen (⋯) og klikker på Edit (Rediger). Under Designations (Stillingstitler) skriver du en tittel, klikker på Add designation (Legg til stillingstittel) for den neste, og klikker deretter på Save Changes (Lagre endringer).
  3. For å opprette et nytt team klikker du på Add department (Legg til avdeling), skriver inn Department name (avdelingsnavn), legger til stillingstitlene og lagrer.
  4. Bytt tabellen fra Departments (Avdelinger) til Designations (Stillingstitler) for å se alle jobbtitler i bedriften og hvilken avdeling de hører til.

Visningen Designations med Supervisor, Machine Operator, Quality Inspector, HR Manager og HR Executive

Deretter setter du opp fremmøteregler og arbeidstidspolicy.

Står du fortsatt fast? Opprett en sak fra Help & Support (Hjelp og support) i appen, eller kontakt oss på staffkhata.com/contact.