Det finnes tre måter å legge til ansatte på: én om gangen med skjemaet Add Employee (Legg til ansatt), mange samtidig fra en Excel-fil, eller ved å sende en invitasjon slik at de fyller ut sine egne opplysninger.

Åpne ansattlisten

Klikk på Organization (Organisasjon) → Employee List (Ansattliste). Employee Directory (Ansattkatalog) viser alle med kode, avdeling, kontaktopplysninger og status. Bruk Add Employee (Legg til ansatt), eller pilen ved siden av (More ways to add, Flere måter å legge til på), for de to andre måtene.

Legg til én ansatt

Skjemaet Add employee (Legg til ansatt) har fire trinn. Felt merket med stjerne er obligatoriske; resten kan du fylle ut senere.

Trinn 1: Personal Info

Skriv inn First Name (fornavn), Last Name (etternavn) og Work Email (jobb-e-post).
Skriv inn Contact Number (kontaktnummer) med landskode. Det kan ikke endres etter at den ansatte er lagt til.
Velg et første Password (passord). Den ansatte kan endre det etter å ha logget inn.
Velg Gender (kjønn), og klikk deretter på Next (Neste).

Trinn 2: Employment

La Employee Code / ID (ansattkode/-ID) stå tomt for å lage en kode etter bedriftens format. Se Sett opp bedriften.
Sjekk Joining Date (ansettelsesdato), og velg deretter Branch (filial), Department (avdeling) og Designation (stillingstittel).
Velg System Role (systemrolle). De fleste ansatte er Employee (ansatt); de ser bare sine egne data.
Office Time Policy (Arbeidstidspolicy) bruker standardpolicyen din med mindre du velger en annen.
Reporting Manager (nærmeste leder), EPF number (EPF-nummer) og ESI number (ESI-nummer) er valgfrie. Klikk på Next (Neste).

Trinn 3: Bank & education

Bankopplysningene brukes til lønnsutbetalinger. Begge delene er valgfrie. Klikk på Next (Neste).

Trinn 4: Attendance & devices

Innstilling	Hva den gjør
Disable Attendance Tracking (Slå av fremmøteregistrering)	Holder denne ansatte utenfor fremmøte og rapporter.
Enforce geo-fencing (Krev geofence)	Stemplinger teller bare innenfor geofencet til filialen deres.
Require Attendance Approval (Krev godkjenning av fremmøte)	En leder godkjenner fremmøtet før det går videre til lønn.
Devices (Enheter)	Biometrienhetene denne ansatte kan stemple inn på.

Klikk på Add employee (Legg til ansatt). Den nye ansatte vises i listen med sin egen kode.

Importer ansatte fra Excel

Klikk på pilen ved siden av Add Employee (Legg til ansatt) og velg Import from Excel (Importer fra Excel).
Under Get the template (Hent malen) klikker du på Excel template (Excel-mal) (eller CSV template, CSV-mal). Den har alle kolonnene og tre eksempelrader.
Bytt ut eksemplene med dine ansatte, én per rad. Behold overskriftsraden.
Under Upload your file (Last opp filen) slipper du filen eller klikker på browse (bla gjennom). Excel eller CSV, opptil 2 MB.
Klikk på Import employees (Importer ansatte).

Rader uten ansattkode får en kode etter kodeformatet ditt. Hvis noen rader feiler, viser Staff Khata dem under Rows that need fixing (Rader som må rettes). Rett dem i den nedlastede filen og importer den filen på nytt.

Tips: Malen har ingen kolonne for passord. Legg til en kolonne med navnet password for å angi det første passordet for hver ansatt. Uten den settes et standardpassord, så be de ansatte om å endre det etter at de har logget inn.

Inviter ansatte til å fylle ut sine egne opplysninger

Den ansatte legger selv inn fødselsdato, adresse, nødkontakt og bankopplysninger.

Klikk på pilen ved siden av Add Employee (Legg til ansatt) og velg Invite Employee (Inviter ansatt).
Fyll ut First Name (fornavn), Last Name (etternavn), Email (e-post) og Phone Number (telefonnummer).
Velg Department (avdeling), Designation (stillingstittel), Role (rolle), Branch (filial) og Joining Date (ansettelsesdato). Reporting Manager (nærmeste leder) er valgfritt.
Klikk på Send Invite (Send invitasjon).

Den ansatte får en lenke på e-post og på WhatsApp. De åpner den, bekrefter seg selv med engangskoden, fyller ut opplysningene sine, velger et passord og klikker på Complete onboarding (Fullfør registreringen). Lenken virker i 7 dager.

Administrer en ansatt

Åpne radmenyen (⋯) for en ansatt for å:

Edit Employee (Rediger ansatt): endre opplysningene deres.
Assign / View Salary (Tildel/vis lønn): angi lønnsstrukturen deres. Se Lønn og lønnsutbetaling.
Biometric enrollment (Biometrisk registrering): registrere fingeravtrykket eller kortet deres på en Realtime-biometrienhet. Se Biometrienheter.
Update Password (Oppdater passord): angi et nytt passord for dem.
Disable Mobile Punch / Enable Mobile Punch (Slå av/på mobilstempling): bestemme om de kan stemple inn fra mobilappen Staff Khata med en selfie og posisjonen sin. Mobilstempling er slått på for nye ansatte; slå det av for ansatte som bare skal stemple på en biometrienhet.

Bruk bryteren Status i listen for å gjøre en ansatt inaktiv. Inaktive ansatte kan ikke logge inn og skjules fra fremmøtet.

Abonnement kreves: Innlogging for ansatte på nett og i mobilappen, inkludert mobilstempling og selvregistrering, kan kreve et høyere abonnement. Alle nye bedrifter får en prøveperiode på 15 dager med alt låst opp. Se Billing & Plan (Fakturering og abonnement) for gjeldende abonnementer.

Deretter setter du opp skift, vaktplan og overtid.

Står du fortsatt fast? Opprett en sak fra Help & Support (Hjelp og support) i appen, eller kontakt oss på staffkhata.com/contact.

Legg til og administrer ansatte