Skift, vaktplan og overtid

Et skift angir arbeidstiden, slingringsmonnet og de ukentlige fridagene til de ansatte. Vaktplanen viser hvem som jobber hvilket skift hvilken dag, og overtidsreglene bestemmer hvordan ekstra timer betales.

Sett opp et skift

Arbeidsområdet ditt starter med en General Shift (vanlig skift) og en Night Shift (nattskift). Rediger dem slik at de passer arbeidstidene dine, eller klikk på Add shift (Legg til skift) for å opprette et nytt.

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Shift Details (Skiftdetaljer).
2. Åpne radmenyen til et skift (⋯) og klikk på Edit (Rediger).
3. Sjekk Shift name (skiftnavn), og legg til en kort Code (kode) (for eksempel GS).
4. Angi Starts (starter) og Ends (slutter). Et nattskift som slutter etter midnatt, merkes med «slutter neste dag».
5. Angi Late punch-in allowed (tillatt sen innstempling) og Early punch-out allowed (tillatt tidlig utstempling) i minutter. For eksempel 15 minutter hver.

Legg til ukentlige fridager

1. Under Weekly off (Ukentlig fridag) klikker du på Add off day (Legg til fridag).
2. Velg Day (dag), Type (Full day (hel dag) eller Half day (halv dag)) og Which weeks (hvilke uker): Every week (hver uke), eller 1., 2., 3., 4. eller siste uke i måneden.
3. Gjenta for hver fridag. For eksempel gir søndag hver uke pluss lørdag i 2. og 4. uke de ansatte to lørdager fri i måneden.
4. Klikk på Save Changes (Lagre endringer).

Gjør det til standardskiftet

Åpne radmenyen til skiftet og klikk på Make default (Gjør til standard). Alle nye ansatte starter da på dette skiftet. Listen viser standardskiftet med merket Default (Standard), arbeidstiden, slingringsmonnet og de ukentlige fridagene.

Tildel skift med vaktplanen

Shift Roster (Vaktplan) er en kalender over hvem som jobber hvilket skift, dag for dag.

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Shift Roster (Vaktplan). Bytt mellom visningene Calendar (kalender), Week (uke) og Month table (månedstabell), og filtrer etter ansatt, avdeling eller skift.
2. Klikk på Assign Shift (Tildel skift).
3. Under Who (Hvem) velger du Employees (ansatte) én og én, eller Departments (avdelinger) for å ta et helt team.
4. Velg Shift (skift).
5. Under When (Når) velger du One day (én dag), Date range (datoperiode) eller Pick dates (velg datoer), og angir datoen.
6. Klikk på Assign Shifts (Tildel skift).

Et skift du tildeler, gjelder fra den datoen og fremover til du tildeler et annet. Time & Leave → Shift Assignment (Skifttildeling) åpner det samme panelet direkte.

Planlegg fremover med skiftplanleggeren

Planleggeren er raskere når du skal fylle en uke eller en måned for mange personer samtidig.

1. Klikk på Time & Leave (Tid og fravær) → Shift Planner (Skiftplanlegger).
2. Velg Departments (avdelinger) eller Employees (ansatte), deretter en From-dato (fra) og en To-dato (til), eller klikk på This week (denne uken), Next week (neste uke), This month (denne måneden) eller Next month (neste måned).
3. Klikk på et skift under Pick a shift, then click days (Velg et skift, og klikk deretter på dager).
4. Klikk på enkeltdager, eller klikk på Fill range (skip weekly offs) (Fyll perioden, hopp over ukentlige fridager) for å fylle alle arbeidsdager på én gang. Fill every day (Fyll alle dager) tar med ukentlige fridager.
5. Klikk på Save (Lagre) i linjen nederst.

Tilbake i vaktplanen viser nå hver planlagte dag sitt skift.

Angi overtidsregler

Overtidsreglene bestemmer hvordan ekstra timer betales i lønnskjøringen. Slå først på Enable Overtime Tracking (Overtidsregistrering); se Fremmøteregler.

1. Klikk på Organization (Organisasjon) → Over Time (Overtid), og klikk deretter på Add Rule (Legg til regel).
2. Skriv inn et Rule name (regelnavn), for eksempel «Overtid på hverdager».
3. Under Applies to (Gjelder for) velger du All employees (alle ansatte) eller Some departments (noen avdelinger).
4. Under Pay as (Betal som) velger du hvordan hver overtidstime betales, og skriver inn satsen:
   • Multiple of pay (Multiplum av lønn): for eksempel 1,5 × timelønn.
   • Percent of pay (Prosent av lønn): for eksempel 150 % av timelønn.
   • Fixed amount (Fast beløp): samme beløp per time for alle.
5. Angi Minimum overtime (h) (minste overtid i timer) og Maximum overtime (h) (største overtid i timer). Bare ekstra timer innenfor dette området teller, for eksempel 1 til 4 timer.
6. Angi Effective from (gjelder fra), og klikk deretter på Add Rule (Legg til regel).

Deretter ser du hvordan de ansatte stempler inn i mobilappen.