Vanlige spørsmål og feilsøking
Abonnement: Alle abonnementer
Raske svar på spørsmålene kundene stiller oftest. Hvis problemet ditt ikke står her, oppretter du en sak fra Help & Support (Hjelp og support) (se Abonnementer, fakturering og support).
Stempling og enheter
En ansatt kan ikke stemple inn fra telefonen
Sjekk dette i rekkefølge:
- Mobilstempling er slått på for dem. I Organization (Organisasjon) → Employee List (Ansattliste) åpner du radmenyen til den ansatte og sjekker at mobilstempling er slått på. Hvis det er av, viser appen «Mobile punching disabled» (mobilstempling er slått av).
- Posisjon er tillatt. På telefonen må posisjonstjenester være slått på, og Staff Khata-appen må ha tillatelse til å bruke posisjon.
- De er innenfor geofencet. Hvis appen sier at de er utenfor tillatt radius, er de for langt fra kontoret. Sjekk filialens posisjon og radius i Organization → Branch (Filial). Se Stempling på mobil.
- Innlogging for ansatte er med i abonnementet. De ansatte logger inn i appen med sin egen innlogging. Hvis abonnementet ditt ikke inkluderer innlogging for ansatte, ser de «Employee login is locked» (innlogging for ansatte er låst).
En biometrienhet vises som frakoblet
Sjekk at maskinen har strøm og internett, og at serveradressen er satt slik det vises under How to connect (Slik kobler du til) i Device Setup (Enhetsoppsett) → Manage Devices (Administrer enheter). Start maskinen på nytt etter hver endring. Stemplinger som ble lagret mens den var frakoblet, går ikke tapt: bruk Data Download (Datanedlasting) → Download data from Devices (Last ned data fra enheter) for å hente dem for en hvilken som helst datoperiode. Se Biometrienheter.
Tips: Slå på WhatsApp-varselet for frakoblede enheter i Organization → Company → Notifications (Varsler), så får du vite om det med en gang.
Hvilke biometrienheter støttes?
Bare biometrienheter fra Realtime. Andre merker kan ikke kobles til Staff Khata.
En ansatt stemplet, men tiden er feil eller mangler
Rett det i Time & Leave (Tid og fravær) → Manual Punch (Manuell stempling), eller godkjenn den ansattes korrigeringsforespørsel under Regularization (Korrigering). Se Daglig fremmøte.
Kontoer og innlogging
Jeg har glemt passordet mitt
Klikk på Forgot password? (Glemt passordet?) på innloggingssiden, skriv inn jobb-e-posten din og følg koden som blir sendt til deg. Alle trinnene står i Registrering og første innlogging.
En ansatt har glemt passordet sitt
Admin angir innloggingen til hver ansatt når de legges til. Rediger den ansatte fra Employee List (Ansattliste) for å angi et nytt passord, eller la den ansatte bruke Forgot password? (Glemt passordet?) med sin egen e-post.
Jeg fikk ikke registreringskoden
Vent til tidtakeren er ferdig, og klikk deretter på Resend Code (Send koden på nytt). Sjekk søppelpostmappen, og sørg for at telefonnummeret kan motta SMS.
Hvordan bytter jeg språk?
Klikk på profilbildet ditt → Language (Språk), og velg blant 55 språk. Før du logger inn, bruker du språkknappen øverst i hjørnet på siden.
Rapporter og data
En ansatt mangler i en rapport
- Sjekk filialvelgeren øverst. Hvis én filial er valgt, ser du bare de ansatte i den filialen. Velg All Branches (Alle filialer).
- Sjekk hvem du valgte å ta med i filtrene til rapporten.
- Sjekk at den ansatte er Active (Aktiv) i Employee List (Ansattliste), og at ansettelsesdatoen er før rapportperioden.
Hvordan eksporterer jeg en rapport?
Åpne rapporten og bruk menyen Export (Eksporter) for å laste den ned som Excel eller PDF, eller for å skrive den ut. Se Rapporter.
Hvorfor er et menyvalg låst?
En lås betyr at abonnementet ditt ikke inkluderer den funksjonen. Klikk på abonnementsmerket for å se abonnementet ditt, eller se tabellen nedenfor.
Hva skjer når prøveperioden er over?
Kontoen din flyttes til grunnabonnementet. Dataene dine blir værende. Funksjoner som det nye abonnementet ikke inkluderer, er låst til du oppgraderer.
Hvem kan gjøre hva
HR-brukere logger inn på de samme admin-skjermbildene som Admin. Ledere trenger tillegget Pro HRMS.
| Funksjon | Admin | HR | Leder | Ansatt |
|---|---|---|---|---|
| Dashbord | Hele bedriften | Hele bedriften | Eget team | Eget |
| Bedrift, filialer, avdelinger | Ja | Ja | — | — |
| Fremmøteregler og arbeidstid | Ja | Ja | — | — |
| Legge til og redigere ansatte | Ja | Ja | Se eget team | Egen profil |
| Biometrienheter | Ja | Ja | — | — |
| Skift og vaktplan | Ja | Ja | — | — |
| Daglig fremmøte og manuell stempling | Ja | Ja | Se eget team | Eget; be om korrigeringer |
| Stemple inn og ut | — | — | Ja | Ja |
| Fravær | Sette opp og godkjenne | Sette opp og godkjenne | Godkjenne eget team | Søke |
| Helligdager | Ja | Ja | — | — |
| Lønn og lønnsutbetaling | Ja | Ja | — | Egne lønnsslipper |
| Rapporter | Ja | Ja | — | — |
| WhatsApp-varsler og integrasjoner | Ja | Ja | — | — |
| Abonnementsmerke og oppgraderinger | Ja | — | — | — |
| Saker i Help & Support | Ja | Ja | — | — |
Hvilket abonnement trenger jeg
Alle nye bedrifter får en prøveperiode på 15 dager med alt låst opp. Deretter:
| Funksjon | Abonnement som kreves |
|---|---|
| Fremmøte fra telefoner og Realtime-enheter, daglig rapport, filialer, avdelinger | Alle abonnementer |
| Fravær, helligdager, overtid, flere skift | Kan kreve et høyere abonnement |
| Innlogging for ansatte på nett og mobil (selvbetjening for ansatte og stempling i appen) | Kan kreve et høyere abonnement |
| Ukentlige, månedlige og årlige rapporter, andre avanserte rapporter, Access Control (tilgangskontroll), Data Download (datanedlasting) | Betalt abonnement med avanserte rapporter |
| Lønn, lønnsutbetaling, refusjoner, lønnsslipper, offentlige rapporter | Betalt abonnement med lønn |
| Lederrolle, bedriftsfeed, organisasjonskart, eiendeler | Tillegget Pro HRMS |
| Live sporing av feltansatte | Tillegget Journey Tracker |
Abonnement kreves: Abonnementene og hva de inneholder kan endres. Klikk på abonnementsmerket → Browse Plans & Upgrade (Se abonnementer og oppgrader) for den gjeldende listen, og se Billing & Plan (Fakturering og abonnement) for gjeldende priser.
Står du fortsatt fast? Opprett en sak fra Help & Support (Hjelp og support) i appen, eller kontakt oss på staffkhata.com/contact.