Aanwezigheidsregels bepalen hoe Staff Khata elk prikmoment behandelt: wat als overuren telt, wat een afwezigheid kost en waar personeel mag inklokken. Het kantoortijdbeleid bepaalt wanneer iemand te laat is, een halve dag werkt of afwezig is.

Stel uw aanwezigheidsregels in

Klik op Organization (organisatie) → Company (bedrijf) en open daarna het tabblad Attendance Rules (aanwezigheidsregels).
Zet de regels aan die u wilt gebruiken (zie de tabel hieronder).
Vul bij Absent Day Deduction Penalty (inhouding per afwezige dag) in hoeveel dagen salaris worden ingehouden voor elke ongeoorloofde afwezigheid. 1 is de gebruikelijke keuze.
Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Instelling	Wat het doet
Enable Auto Punch-Out (automatisch uitklokken)	Klokt medewerkers om 23:59 uit als ze vergeten uit te klokken.
Enable Overtime Tracking (overuren registreren)	Registreert uren die buiten de dienst zijn gewerkt, zodat de salarisadministratie ze kan uitbetalen. Stel in hoe overuren worden betaald in Diensten, rooster en overuren.
Enable Live Attendance Notifications (live aanwezigheidsmeldingen)	Toont elk in- en uitklokmoment als pop-up met geluid op de dashboards van Admin en HR.
Start Journey on Punch-In (rit starten bij inklokken)	Alleen voor de add-on Journey Tracker. Zie Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (inhouding per afwezige dag)	Dagen salaris die worden ingehouden per ongeoorloofde afwezigheid, van 0 tot 30.

Zet geofencing aan

Geofencing voorkomt dat personeel via de mobiele app inklokt als het niet op het werk is.

Scrol op hetzelfde tabblad naar Geo-Fencing Parameters (geofencing-instellingen).
Zet Enable Geo-Fencing (geofencing inschakelen) aan.
Kies hoe het wordt toegepast:
- Branch-wise Rule (regel per vestiging): elke vestiging gebruikt een eigen locatie en straal. Kies de vestigingen bij Apply to Branches (toepassen op vestigingen). Dit is de beste keuze als u meer dan één locatie hebt.
- Apply All Employees (op alle medewerkers toepassen): één locatie voor iedereen. Vul de Geo Fence Radius (Metres) (straal van de geofence in meters) in en klik op Set Map Location Coordinates (locatie op kaart instellen) om de plek te kiezen.
Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Opmerking: Stel voor Branch-wise Rule eerst de speld en straal van elke vestiging in onder Organization → Branch. Zie Uw bedrijf instellen.

U kunt geofencing ook voor één medewerker uitschakelen in diens profiel, bij de stap Attendance & devices (aanwezigheid en apparaten).

Kies uw WhatsApp-overzichten

Op het tabblad Notifications (meldingen) kunt u via WhatsApp een Daily Attendance Summary (dagelijks aanwezigheidsoverzicht), een Monthly Attendance Summary (maandelijks aanwezigheidsoverzicht) en Device Health Alerts (waarschuwingen over apparaatstatus) inschakelen. Zie WhatsApp en integraties.

Maak een kantoortijdbeleid aan

Het kantoortijdbeleid stelt uw uitlooptijden in en bepaalt wanneer een korte dag een halve dag of een afwezigheid wordt. Uw eerste beleid wordt de standaard voor iedereen.

Klik op Organization (organisatie) → Office Time Policy (kantoortijdbeleid).
Klik op Create First Policy (eerste beleid maken) (of op Add New Policy (nieuw beleid toevoegen) als u er al een hebt).
Vul een Policy Name (naam van het beleid) in, zoals "Standaard kantoorbeleid". Laat Default (standaard) aan staan als dit beleid moet gelden voor iedereen zonder eigen beleid.
Stel onder Grace periods & working hours (uitlooptijden en werkuren) de tijden in uren en minuten in:

Instelling	Wat het doet
Permitted Late Arrival (toegestaan later komen)	Hoe laat personeel mag binnenkomen zonder als te laat te worden gemarkeerd, bijvoorbeeld 15 minuten.
Permitted Early Departure (toegestaan eerder vertrekken)	Hoe vroeg personeel mag vertrekken zonder als vroeg vertrokken te worden gemarkeerd, bijvoorbeeld 10 minuten.
Half-day threshold (grens halve dag)	Onder dit aantal werkuren telt de dag als halve dag (bijvoorbeeld 7 uur).
Absent threshold (grens afwezig)	Onder dit aantal werkuren wordt de dag als afwezig gemarkeerd (bijvoorbeeld 4 uur). Houd deze lager dan de grens voor een halve dag.

Maandelijkse inhoudingen voor te laat komen

Gebruik dit om herhaald te laat komen om te zetten in een inhouding.

Zet Monthly late deductions (maandelijkse inhoudingen voor te laat komen) aan.
Kies de Deduction source (bron van inhouding): Attendance (aanwezigheid; houdt aanwezigheidsdagen in) of Leave Balance (CL) (verlofsaldo; houdt regulier verlof in).
Stel Monthly late count (aantal keer te laat per maand) en Cut Days (in te houden dagen) in. Bijvoorbeeld 3 en 1 betekent dat elke 3 keer te laat in een maand één dag kost.

Regels voor erg laat komen en vroeg vertrekken

Klik onder Late arrival rules (regels voor te laat komen) op Add rule (regel toevoegen), vul een Duration (duur) in en kies de Cut Days (in te houden dagen). Bijvoorbeeld: meer dan 1 uur te laat houdt 0.5 (Half Day) (halve dag) in. U kunt maximaal 4 regels toevoegen. Early departure rules (regels voor vroeg vertrekken) werken op dezelfde manier voor personeel dat eerder vertrekt. Zet Apply on weekly offs (toepassen op wekelijkse vrije dagen) aan als de regels ook op wekelijkse vrije dagen moeten gelden.

Klik op Create Policy (beleid maken).

Het beleid verschijnt in de lijst met de tijden voor te laat, vroeg, halve dag en afwezig. Om te wijzigen welk beleid de standaard is, opent u het rijmenu (⋯) van een beleid en klikt u op Make Default (als standaard instellen).

Tip: Hebt u voor een deel van het personeel andere tijden nodig, bijvoorbeeld op de fabrieksvloer? Maak een tweede beleid aan en kies het in het veld Office Time Policy (kantoortijdbeleid) wanneer u die medewerkers toevoegt of bewerkt.

Vervolgens: voeg uw medewerkers toe.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Aanwezigheidsregels en kantoortijdbeleid