Er zijn drie manieren om medewerkers toe te voegen: één voor één met het formulier Add Employee (medewerker toevoegen), velen tegelijk uit een Excel-bestand, of door een uitnodiging te sturen zodat ze hun eigen gegevens invullen.

Open de medewerkerslijst

Klik op Organization (organisatie) → Employee List (medewerkerslijst). De Employee Directory (personeelsoverzicht) toont iedereen met code, afdeling, contactgegevens en status. Gebruik Add Employee (medewerker toevoegen), of de pijl ernaast (More ways to add, meer manieren om toe te voegen), voor de andere twee manieren.

Voeg één medewerker toe

Het formulier Add employee (medewerker toevoegen) heeft vier stappen. Velden met een sterretje zijn verplicht; de rest kunt u later invullen.

Stap 1: Personal Info (persoonlijke gegevens)

Vul First Name (voornaam), Last Name (achternaam) en Work Email (zakelijk e-mailadres) in.
Vul het Contact Number (telefoonnummer) met landcode in. Dit kan niet meer worden gewijzigd nadat de medewerker is toegevoegd.
Stel een eerste Password (wachtwoord) in. De medewerker kan dit na het inloggen wijzigen.
Kies Gender (geslacht) en klik op Next (volgende).

Stap 2: Employment (dienstverband)

Laat Employee Code / ID (personeelscode/-ID) leeg om een code te maken volgens het format van uw bedrijf. Zie Uw bedrijf instellen.
Controleer de Joining Date (datum in dienst) en kies daarna Branch (vestiging), Department (afdeling) en Designation (functie).
Kies de System Role (systeemrol). Het meeste personeel is Employee (medewerker); zij zien alleen hun eigen gegevens.
Office Time Policy (kantoortijdbeleid) gebruikt uw standaardbeleid, tenzij u een ander kiest.
Reporting Manager (leidinggevende), EPF number (EPF-nummer) en ESI number (ESI-nummer) zijn optioneel. Klik op Next (volgende).

Stap 3: Bank & education (bank en opleiding)

Bankgegevens worden gebruikt voor salarisbetalingen. Beide onderdelen zijn optioneel. Klik op Next (volgende).

Stap 4: Attendance & devices (aanwezigheid en apparaten)

Instelling	Wat het doet
Disable Attendance Tracking (aanwezigheidsregistratie uitschakelen)	Laat deze medewerker buiten aanwezigheid en rapporten.
Enforce geo-fencing (geofencing afdwingen)	Prikmomenten tellen alleen binnen de geofence van de eigen vestiging.
Require Attendance Approval (goedkeuring van aanwezigheid vereisen)	Een manager keurt de aanwezigheid goed voordat die naar de salarisadministratie gaat.
Devices (apparaten)	De biometrische apparaten waarop deze medewerker kan inklokken.

Klik op Add employee (medewerker toevoegen). De nieuwe medewerker verschijnt in de lijst met een eigen code.

Importeer medewerkers uit Excel

Klik op de pijl naast Add Employee (medewerker toevoegen) en kies Import from Excel (importeren uit Excel).
Klik onder Get the template (sjabloon downloaden) op Excel template (Excel-sjabloon) (of CSV template, CSV-sjabloon). Het bevat alle kolommen en drie voorbeeldrijen.
Vervang de voorbeelden door uw medewerkers, één per rij. Laat de kopregel staan.
Sleep het bestand onder Upload your file (uw bestand uploaden) naar het vak of klik op browse (bladeren). Excel of CSV, maximaal 2 MB.
Klik op Import employees (medewerkers importeren).

Rijen zonder personeelscode krijgen er een volgens uw codeformat. Als sommige rijen mislukken, toont Staff Khata ze onder Rows that need fixing (rijen die gecorrigeerd moeten worden). Corrigeer ze in het gedownloade bestand en importeer dat bestand opnieuw.

Tip: Het sjabloon heeft geen wachtwoordkolom. Voeg een kolom met de naam password toe om het eerste wachtwoord van elke medewerker in te stellen. Zonder die kolom wordt een standaardwachtwoord ingesteld; vraag personeel dan om het na het inloggen te wijzigen.

Nodig medewerkers uit hun eigen gegevens in te vullen

De medewerker vult zelf geboortedatum, adres, contactpersoon voor noodgevallen en bankgegevens in.

Klik op de pijl naast Add Employee (medewerker toevoegen) en kies Invite Employee (medewerker uitnodigen).
Vul First Name (voornaam), Last Name (achternaam), Email (e-mail) en Phone Number (telefoonnummer) in.
Kies Department (afdeling), Designation (functie), Role (rol), Branch (vestiging) en Joining Date (datum in dienst). Reporting Manager (leidinggevende) is optioneel.
Klik op Send Invite (uitnodiging versturen).

De medewerker krijgt een link per e-mail en via WhatsApp. Hij of zij opent de link, verifieert zich met de eenmalige code, vult de gegevens in, stelt een wachtwoord in en klikt op Complete onboarding (onboarding voltooien). De link werkt 7 dagen.

Beheer een medewerker

Open het rijmenu (⋯) bij een medewerker om:

Edit Employee (medewerker bewerken): de gegevens te wijzigen.
Assign / View Salary (salaris toewijzen/bekijken): de salarisstructuur in te stellen. Zie Salarisadministratie en salarissen.
Biometric enrollment (biometrische registratie): de vingerafdruk of kaart te registreren op een Realtime biometrisch apparaat. Zie Biometrische apparaten.
Update Password (wachtwoord bijwerken): een nieuw wachtwoord voor de medewerker in te stellen.
Disable Mobile Punch (mobiel inklokken uitschakelen) / Enable Mobile Punch (mobiel inklokken inschakelen): te bepalen of de medewerker kan inklokken via de mobiele app van Staff Khata met een selfie en locatie. Mobiel inklokken staat aan voor nieuwe medewerkers; zet het uit voor personeel dat alleen op een biometrisch apparaat mag inklokken.

Gebruik de schakelaar Status in de lijst om een medewerker inactief te maken. Inactieve medewerkers kunnen niet inloggen en worden niet getoond bij aanwezigheid.

Abonnement vereist: Inloggen voor medewerkers op het web en in de mobiele app, inclusief mobiel inklokken en zelf-onboarding, kan een hoger abonnement vereisen. Elk nieuw bedrijf krijgt een proefperiode van 15 dagen met alle functies beschikbaar. Zie Billing & Plan (facturering en abonnement) voor de actuele abonnementen.

Stel vervolgens diensten, rooster en overuren in.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Medewerkers toevoegen en beheren