Pro HRMS (add-on)

Pro HRMS voegt de HR-tools toe die u naast aanwezigheid nodig hebt: een bedrijfsfeed, uw rapportagestructuur, doorverwijzingen, het bijhouden van bedrijfsmiddelen, beleid en een helpdesk. Ook voegt het de rol Manager toe, zodat teamleiders voor hun eigen mensen kunnen zorgen.

Vind het menu Pro HRMS

Zodra de add-on actief is, verschijnt er een menu Pro HRMS in de bovenbalk voor beheerders en managers, en in het medewerkerspaneel. Alles hieronder staat in dat menu.

Organisation Feed (bedrijfsfeed)

Een gedeelde wand voor aankondigingen, welkomstberichten en vieringen.

1. Klik op Pro HRMS → Organization Feed (bedrijfsfeed).
2. Typ in het berichtvak. Klik op Photo / Video (foto/video) om media toe te voegen.
3. Kies wie het ziet: Everyone (iedereen) of Specific Department (specifieke afdeling).
4. Klik op Post (plaatsen).

Medewerkers kunnen berichten liken, erop reageren en ze opslaan. De kaart Celebrations (vieringen) toont verjaardagen en jubilea van vandaag en binnenkort.

Org Tree (organigram)

Het organigram toont wie aan wie rapporteert.

1. Klik op Pro HRMS → Org Tree (organigram).
2. Klik op Create First Position (eerste positie maken) (later Create Root Position, hoofdpositie maken).
3. Kies de medewerker onder Link to Employee (koppelen aan medewerker) en vul daarna Position Name (naam van de positie), Department (afdeling) en Designation (functie) in. Responsibilities (verantwoordelijkheden) en een foto zijn optioneel.
4. Klik op Create Position (positie maken). Gebruik Add Direct Report (directe ondergeschikte toevoegen) bij een positie om het organigram naar beneden uit te bouwen.

Een positie kan vacant blijven totdat u iemand aanneemt. Medewerkers zien het organigram onder My Org Tree (mijn organigram).

Job Referrals (vacaturedoorverwijzingen)

1. Klik op Pro HRMS → Job Referrals (vacaturedoorverwijzingen) → Add Job Opening (vacature toevoegen).
2. Vul de Job Title (functietitel), Description (beschrijving), Location (locatie) en Department (afdeling) in en sla op.

Medewerkers zien openstaande vacatures op hun pagina Job Referrals en klikken op Refer Now (nu doorverwijzen) om iemand die ze kennen voor te dragen. U beoordeelt kandidaten onder View Referrals (doorverwijzingen bekijken) en zet elke kandidaat op Pending (in afwachting), Hired (aangenomen) of Rejected (afgewezen).

Daily Work Updates (dagelijkse werkupdates)

Medewerkers klikken op Submit Today's Work Update (werkupdate van vandaag indienen) en beschrijven waaraan ze hebben gewerkt. Beheerders en managers zien ieders updates onder Pro HRMS → Daily Work Updates (dagelijkse werkupdates), gefilterd op datum of medewerker, en kunnen ze exporteren met Export (exporteren).

Assets (bedrijfsmiddelen)

Houd laptops, telefoons en andere eigendommen van het bedrijf bij.

1. Klik op Pro HRMS → Assets (bedrijfsmiddelen) → Add Asset (bedrijfsmiddel toevoegen).
2. Kies een type (bijvoorbeeld Laptop), vul de Asset Name (naam van het bedrijfsmiddel) en het Serial Number (serienummer) in en sla op.
3. Klik in de lijst Inventory (inventaris) op Assign (toewijzen) bij het bedrijfsmiddel, kies de medewerker onder Select Employee (medewerker kiezen) en klik op Assign Asset (bedrijfsmiddel toewijzen).

Elk bedrijfsmiddel heeft een Assignment History (toewijzingsgeschiedenis). Medewerkers zien wat ze in bezit hebben onder My Assets (mijn bedrijfsmiddelen).

Policy Documents (beleidsdocumenten)

Klik op Pro HRMS → Policy Documents (beleidsdocumenten) → Upload Document (document uploaden). Vul de Policy Name (naam van het beleid) en Policy Category (beleidscategorie) in en kies een bestand (PDF, Word, Excel, PowerPoint of afbeelding, maximaal 2 MB). Medewerkers openen het beleid en klikken op Acknowledge (bevestigen dat gelezen), en u kunt zien wie het heeft bevestigd.

HR Support (HR-ondersteuning)

Een helpdesk voor vragen over aanwezigheid, verlof, salaris en andere HR-zaken. Medewerkers klikken op Raise Ticket (ticket aanmaken) en voegen een onderwerp, beschrijving en maximaal 5 bestanden toe. HR en beheerders zien alle tickets onder Pro HRMS → HR Support (HR-ondersteuning) en zetten ze met Update Status (status bijwerken) door de stappen Open, In Progress (in behandeling), Resolved (opgelost) en Closed (gesloten).

Maak iemand manager

1. Klik op Organization (organisatie) → Employee List (medewerkerslijst) en bewerk de medewerker.
2. Open de stap Employment (dienstverband) en stel System Role (systeemrol) in op Manager.
3. Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Het team van een manager bestaat uit iedereen bij wie die persoon als Reporting Manager (leidinggevende) is ingesteld. Stel dit in bij de stap Employment van elk teamlid.

Het managerpaneel

Wanneer een manager inlogt, komt die op het Manager Dashboard (managerdashboard). Het menu bevat:

Een verlofaanvraag goedkeuren

1. Klik op Team Leaves (teamverlof).
2. Klik op het oogpictogram bij een aanvraag om Leave Request Details (details verlofaanvraag) te openen.
3. Klik op Approve (goedkeuren), of op Reject (afwijzen) met een reden.

Verlof moet door zowel de manager als HR worden goedgekeurd. Nadat de manager heeft goedgekeurd, toont de aanvraag "Approval Pending from HR" (wacht op goedkeuring door HR) totdat HR de definitieve goedkeuring geeft. Als een van beiden afwijst, wordt het verlof afgewezen.