Vertel Staff Khata over uw bedrijf voordat u personeel toevoegt. Uw profiel, het format voor personeelscodes, vestigingen en afdelingen worden gebruikt op elk rapport, elke loonstrook en elk prikmoment.

Vul uw bedrijfsprofiel in

Uw logo, naam en belastingnummer worden afgedrukt op rapporten en loonstroken, dus stel deze als eerste in.

Klik op Organization (organisatie) → Company (bedrijf). De pagina Company Settings (bedrijfsinstellingen) opent op het tabblad Company Profile (bedrijfsprofiel).
Bovenaan toont Organization Info (organisatiegegevens) uw Corporate ID (bedrijfs-ID) en Workspace URL (URL van de werkruimte). Deze kunt u niet wijzigen.
Klik onder Company Logo (bedrijfslogo) op Upload Logo (logo uploaden) en kies een vierkant PNG-, JPG- of GIF-bestand kleiner dan 2 MB (200 × 200 px werkt goed).
Controleer Company Name (bedrijfsnaam) en vul daarna uw Official Tax / Registration No. (officieel belasting-/registratienummer) in, zoals uw GST-nummer.
Voeg uw Company Website (bedrijfswebsite) toe. Begin met https://.
Scrol naar Company Address (bedrijfsadres). Vul straat, stad, staat en postcode elk in hun eigen veld in, zodat ze correct op documenten worden afgedrukt.
Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Opmerking: Corporate Email (zakelijk e-mailadres) is het e-mailadres waarmee u als beheerder inlogt en kan hier niet worden gewijzigd.

Kies het format voor personeelscodes

Staff Khata geeft elke nieuwe medewerker automatisch een code. Kies een format dat kort en goed leesbaar is.

Open in Company Settings (bedrijfsinstellingen) het tabblad Employee codes (personeelscodes).
Stel de onderstaande velden in. Het vak Live Generated Code Preview (live voorbeeld van de code) wordt bijgewerkt terwijl u typt.
Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Instelling	Wat het doet
Prefix (voorvoegsel)	Letters aan het begin, zoals `ST` of `EMP`.
Separator / Delimiter (scheidingsteken)	Koppelteken, schuine streep, underscore, punt of geen.
Include Year (jaar opnemen)	Voegt het jaar toe (`2026` of `26`), of None (geen).
Number of Digits (aantal cijfers)	Hoeveel cijfers het nummer heeft, van 2 tot 6.
Starting / Next Number (begin-/volgend nummer)	Het nummer dat de volgende nieuwe medewerker krijgt.

Tip: Codes worden alleen voor nieuwe medewerkers aangemaakt. Bestaande codes blijven zoals ze zijn.

Controleer de regionale instellingen

Open het tabblad Localization (regionale instellingen). Currency Standard (valuta), Timezone (tijdzone), Date Display Format (datumnotatie) en Interface Language (interfacetaal) zijn bij het aanmelden ingesteld voor India. Wijzig ze alleen als uw bedrijf anders werkt en klik dan op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Tabblad Payroll & Tax

Het tabblad Payroll & Tax (salaris en belasting) bevat uw salariscyclus (begin- en einddag), de instellingen voor PF, ESI en gratificatie, en uw boekjaar. Deze worden uitgelegd in Salarisadministratie en salarissen.

Voeg uw vestigingen toe

Vestigingen zijn de locaties van uw kantoren of fabrieken. Elke vestiging kan een eigen geofence hebben, zodat personeel alleen kan inklokken in de buurt van de plek waar het werkt.

Klik op Organization (organisatie) → Branch (vestiging). Uw werkruimte heeft al een Main Branch (hoofdvestiging).
Open het rijmenu (⋯) en klik op Edit (bewerken).
Vul een duidelijke Branch name (naam van de vestiging), een korte Code (bijvoorbeeld NOI-HQ) en het Address (adres) in.
Zet Primary branch (primaire vestiging) aan als nieuw personeel standaard hier moet worden toegevoegd.
Zet Geo-fencing (geofencing) aan. Stel daarna de locatie in: klik op Locate me (mijn locatie), typ de Latitude (breedtegraad) en Longitude (lengtegraad), of klik op de kaart om een speld te plaatsen.
Vul de Radius (m) (straal in meters) in: hoe ver personeel van de speld mag zijn om nog te kunnen inklokken.
Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Om nog een locatie toe te voegen, klikt u op Add branch (vestiging toevoegen), vult u dezelfde velden in en klikt u op Add branch.

Tip: Gebruik een straal van minstens 50 meter. GPS op een telefoon is binnenshuis minder nauwkeurig, en een heel kleine straal kan voorkomen dat personeel aan het eigen bureau kan inklokken.

Alle vestigingen staan in de lijst met hun geofence-straal. Gebruik de vestigingskiezer in de bovenbalk (All Branches, alle vestigingen) om één vestiging tegelijk of alle samen te bekijken.

Geofencing moet ook voor het bedrijf worden ingeschakeld. Zie Aanwezigheidsregels en kantoortijdbeleid.

Voeg afdelingen en functies toe

Afdelingen zijn uw teams. Functies zijn de functietitels binnen elk team; ze verschijnen op loonstroken en profielen.

Klik op Organization (organisatie) → Department (afdeling). Er zijn al twee afdelingen voor u aangemaakt.
Om functietitels aan een afdeling toe te voegen, opent u het rijmenu (⋯) en klikt u op Edit (bewerken). Typ onder Designations (functies) een titel, klik op Add designation (functie toevoegen) voor de volgende en klik daarna op Save Changes (wijzigingen opslaan).
Om een nieuw team aan te maken, klikt u op Add department (afdeling toevoegen), vult u de Department name (naam van de afdeling) in, voegt u de functies toe en slaat u op.
Schakel de tabel van Departments (afdelingen) naar Designations (functies) om elke functietitel in uw bedrijf te zien en bij welke afdeling die hoort.

Stel vervolgens uw aanwezigheidsregels en kantoortijdbeleid in.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Uw bedrijf, vestigingen en afdelingen instellen