Blijf op de hoogte zonder de app te openen. Staff Khata kan u aanwezigheidsoverzichten via WhatsApp sturen, meldingen naar personeel versturen vanaf uw eigen WhatsApp- of sms-account, en gebeurtenissen doorgeven aan andere software.

Kies uw WhatsApp-overzichten

Deze berichten komen van Staff Khata naar het nummer van de eigenaar. U hoeft niets in te stellen behalve ze aan te zetten.

Klik op Organization (organisatie) → Company (bedrijf) en open daarna het tabblad Notifications (meldingen).
Zet onder WhatsApp Notifications (WhatsApp-meldingen) de berichten aan die u wilt ontvangen:

Instelling	Wat u ontvangt
Daily Attendance Summary (dagelijks aanwezigheidsoverzicht)	Elke avond een WhatsApp-overzicht van de aanwezigheid van die dag.
Monthly Attendance Summary (maandelijks aanwezigheidsoverzicht)	Een maandelijks aanwezigheidsrapport als CSV-bestand.
Device Health Alerts (waarschuwingen over apparaatstatus)	Een bericht wanneer een biometrisch apparaat offline gaat.

Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Open de integratiehub

Om meldingen vanaf uw eigen accounts te versturen, klikt u op Account → Integrations (integraties). De Integrations & Webhooks Hub (hub voor integraties en webhooks) toont drie kant-en-klare koppelingen: WhatsApp, SMS Gateway (sms-gateway) en Webhooks API. Klik op Configure (configureren) bij de koppeling die u wilt.

Gebruik uw eigen WhatsApp Business-nummer

U hebt een WhatsApp Business-account op de Cloud API van Meta nodig, met berichtsjablonen die al door Meta zijn goedgekeurd.

Koppelen

Klik op de kaart WhatsApp op Configure (configureren). Het tabblad Connection (verbinding) opent.
Vul uw Meta access token (toegangstoken van Meta) en Meta phone number ID (telefoonnummer-ID van Meta) in. Gebruik het telefoonnummer-ID van Meta, niet het telefoonnummer zelf.
Vul onder Alert numbers (meldingsnummers) de mobiele nummers in die meldingen voor de eigenaar moeten ontvangen (maximaal 20).

Gebeurtenissjablonen instellen

Open het tabblad Event templates (gebeurtenissjablonen). Links staan de gebeurtenissen: Check In (inklokken), Check Out (uitklokken), Late Arrival (te laat), Missing Punch (ontbrekend prikmoment), Leave Application (verlofaanvraag), Leave Approved (verlof goedgekeurd), Leave Rejected (verlof afgewezen) en Daily Summary (dagoverzicht).
Kies een gebeurtenis, bijvoorbeeld Check In.
Vul de Approved template name (naam van het goedgekeurde sjabloon), de Approved language code (goedgekeurde taalcode, zoals en_US of hi) en de Exact approved template text (exacte goedgekeurde sjabloontekst) in, precies gekopieerd zoals Meta die heeft goedgekeurd.
Kies onder Variable mapping (variabelen koppelen) wat elke variabele vult, bijvoorbeeld employee name (naam medewerker) voor Variable 1 en punch time (tijd prikmoment) voor Variable 2.
Kies de Recipients (ontvangers) en vink het vakje aan om te bevestigen dat u het sjabloon met Meta hebt vergeleken.
Klik op Preview message (bericht bekijken) om precies te zien wat er wordt verstuurd. Om het te proberen, vult u een Test number (testnummer) in en klikt u op Send Test (test versturen).
Zet Enable event (gebeurtenis inschakelen) aan en klik daarna op Save configuration (configuratie opslaan).

Opmerking: Het bericht Missing Punch (ontbrekend prikmoment) wordt één keer verstuurd, 30 minuten na het einde van de dienst, als er alleen een in- of uitklokmoment is. Het Daily Summary (dagoverzicht) wordt om 22:00 Indiase tijd verstuurd en gaat alleen naar de meldingsnummers.

Het tabblad Activity (activiteit) toont recente test- en gebeurtenisberichten en of uw provider ze heeft geaccepteerd.

Tip: "Accepted" (geaccepteerd) betekent dat Meta het bericht heeft geaccepteerd. Het bevestigt niet dat het is afgeleverd. Controleer uw Meta-dashboard voordat u opnieuw verstuurt.

Meldingen per sms versturen

De SMS Gateway (sms-gateway) werkt op dezelfde manier: klik op Configure (configureren), koppel een provider en stel daarna gebeurtenissjablonen in. U kunt kiezen uit MSG91, Fast2SMS of Custom URL (eigen URL) voor andere providers. Indiase sms vereist uw DLT-goedgekeurde afzender-ID, entiteit-ID en sjabloontekst, dus houd die bij de hand van uw provider.

Gebeurtenissen naar andere software sturen (webhooks)

Gebruik webhooks als uw eigen software of een automatiseringstool moet weten wanneer iemand inklokt, verlof aanvraagt enzovoort.

Klik op de kaart Webhooks API op Configure (configureren).
Vul uw Webhook Target URL (doel-URL van de webhook) in.
Vink onder Event Subscriptions (gebeurtenisabonnementen) de gebeurtenissen aan die moeten worden verstuurd.
Klik op Test Ping om de verbinding te controleren en daarna op Save Configuration (configuratie opslaan).

Elke gebeurtenis is ondertekend, zodat uw systeem kan controleren of die echt van Staff Khata komt. Uw ontwikkelaar vindt de details onder Webhook API Spec (specificatie van de webhook-API).

Om een koppeling te stoppen, opent u die en klikt u op Disconnect (ontkoppelen).

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

WhatsApp-meldingen en integraties