Salarisadministratie, loonstroken en voorschotten

Staff Khata berekent elk salaris op basis van aanwezigheid, verlof, feestdagen en te-laatmeldingen, zodat u geen spreadsheet nodig hebt. Stel het één keer in en draai daarna elke maand het salaris in een paar klikken.

Stel de salariscyclus en wettelijke inhoudingen in

Deze instellingen gelden voor elke salarisrun.

1. Klik op Organization (organisatie) → Company (bedrijf) en open daarna het tabblad Payroll & Tax (salaris en belasting).
2. Stel onder Salary Cycle Period (periode salariscyclus) Period Start Day (begindag periode) en Period End Day (einddag periode) in. Vul 0 in als einddag voor "laatste dag van de maand".
3. Zet onder Statutory Deductions & Contributions (wettelijke inhoudingen en bijdragen) aan wat voor u geldt.
4. Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Wijs een salarisstructuur toe

Elke medewerker heeft een salarisstructuur nodig voordat het salaris kan worden gedraaid.

1. Klik op Payroll (salarisadministratie) → Salary Management (salarisbeheer). Elke medewerker staat in de lijst met cyclus, verdiensten, inhoudingen, nettosalaris en jaarlijkse CTC (totale loonkosten).
2. Klik op het bewerkpictogram in de rij van een medewerker, of klik op Assign Salary Structure (salarisstructuur toewijzen) voor iemand die nieuw is.
3. Kies de Payroll Cycle (salariscyclus: Monthly Cycle, maandelijks, of Weekly Cycle, wekelijks) en het Salary Type (salaristype: Fixed, vast; Variable, variabel; of Commission Based, op commissiebasis).
4. Vul Earnings (verdiensten) in: basissalaris, HRA (huurtoelage), reiskostenvergoeding, medische toelage en overige toelage.
5. Vul Deductions (inhoudingen) in, zoals PF, ESI en beroepsbelasting. ESI kan gecombineerd of apart worden getoond.
6. Vink Show CTC in Payslip (CTC op loonstrook tonen) aan als de medewerker de jaarlijkse totale loonkosten mag zien.
7. Klik op Save Salary Structure (salarisstructuur opslaan) (of Update Salary Structure, salarisstructuur bijwerken).

Terwijl u typt, tonen de totalen onderaan Total Earnings (totale verdiensten), Total Deductions (totale inhoudingen), Net Take-Home (netto uit te betalen) en Annual CTC (jaarlijkse CTC).

Draai het maandsalaris

1. Klik op Payroll (salarisadministratie) → Run Payroll (salaris draaien).
2. Kies de maand en het jaar bovenaan de tabel.
3. Klik op Bulk Generate (in bulk genereren), kies een Department (afdeling), controleer de maand en het jaar en klik op Generate Bulk Payroll (salaris in bulk genereren). Herhaal dit voor elke afdeling.

Om slechts één persoon te betalen, klikt u op Add Payroll (salaris toevoegen) en kiest u de medewerker.

Klik op More Columns (meer kolommen) om de werkdagen, dagen met loonverlies (LOP), wekelijkse vrije dagen, feestdagen en betaald verlof achter elk salaris te zien.

Corrigeren en afrekenen

• Om een bedrag te wijzigen, bewerkt u de salarisrij van de medewerker. Klik in Edit Monthly Payroll (maandsalaris bewerken) op Save Draft (concept opslaan) om het open te houden, of op Settle & Save (afrekenen en opslaan) zodra het is betaald.
• Om veel salarissen als betaald te markeren, vinkt u de rijen aan en klikt u op Settle Selected (selectie afrekenen).
• Gebruik Export (exporteren) om de maand als Excel of PDF te downloaden.

Loonstroken bekijken en downloaden

Klik op Payslip (loonstrook) in de rij van een medewerker. De loonstrook toont uw logo, het aanwezigheidsoverzicht, verdiensten, inhoudingen, eventuele onkostenvergoedingen en het nettoloon in woorden. Ook ziet u hoe het kantoortijdbeleid is toegepast: te-laatmeldingen, vroeg vertrek en eventuele inhoudingen volgens het beleid.

Klik op Download PDF (PDF downloaden) om de loonstrook op te slaan, of op Print (afdrukken). Gebruik Show Annual CTC (jaarlijkse CTC tonen) / Hide Annual CTC (jaarlijkse CTC verbergen) om te kiezen of de CTC wordt getoond.

Medewerkers met inloggegevens zien hun eigen loonstroken onder My Payslips (mijn loonstroken). Zie Selfservice voor medewerkers.

Voorschotten en onkostenvergoedingen

Een salarisvoorschot vastleggen

1. Klik op Payroll (salarisadministratie) → Add Advance (voorschot toevoegen).
2. Kies de Employee (medewerker), vul het Amount (bedrag) en Reason / Description (reden/beschrijving) in en kies de Month (maand) en het Year (jaar).
3. Klik op Save Advance (voorschot opslaan).

Een onkostenvergoeding vastleggen

1. Klik op Payroll (salarisadministratie) → Add Reimbursement (onkostenvergoeding toevoegen).
2. Kies de medewerker en vul het bedrag, de reden, de maand en het jaar in.
3. Voeg de bon toe onder Supporting Document / Bill (bewijsstuk/bon) (PDF, JPG, PNG of DOC, maximaal 2 MB). Een bon is verplicht.
4. Klik op Submit Claim (declaratie indienen).

Goedkeuren, afrekenen en een strook afdrukken

Open Payroll → Advances & Reimbursements (voorschotten en onkostenvergoedingen) om elk voorschot en elke declaratie te zien, inclusief die medewerkers via de mobiele app versturen. Open een record om het goed te keuren met Approve (goedkeuren) of af te wijzen met Reject (afwijzen), en klik daarna op Settle Request (aanvraag afrekenen) zodra het is betaald. Klik op Generate Slip (strook genereren) voor een vergoedingsstrook die u als PDF kunt downloaden.

Weekly Pay Process (wekelijkse salarisverwerking)

Stel voor personeel dat wekelijks wordt betaald de Payroll Cycle (salariscyclus) in de salarisstructuur in op Weekly Cycle (wekelijks). Alleen deze medewerkers verschijnen hier.

1. Klik op Payroll (salarisadministratie) → Weekly Pay Process (wekelijkse salarisverwerking).
2. Kies de week.
3. Klik op Generate Weekly (wekelijks genereren) voor één medewerker, of op Bulk Department (afdeling in bulk) → Run Bulk Process (bulkverwerking starten) voor een hele afdeling.
4. Open een Weekly Payslip (wekelijkse loonstrook) om een PDF te downloaden, af te drukken met Print of met Send Email (e-mail versturen) naar de medewerker te sturen.
5. Vink betaalde rijen aan en klik op Settle Selected (selectie afrekenen).