Diensten, rooster en overuren

Een dienst bepaalt de werktijden, uitlooptijd en wekelijkse vrije dagen van uw personeel. Het rooster bepaalt wie welke dienst op welke dag werkt, en de overurenregels bepalen hoe extra uren worden betaald.

Stel een dienst in

Uw werkruimte begint met een General Shift (dagdienst) en een Night Shift (nachtdienst). Pas ze aan uw werktijden aan, of klik op Add shift (dienst toevoegen) om een nieuwe te maken.

1. Klik op Organization (organisatie) → Shift Details (dienstgegevens).
2. Open het rijmenu (⋯) van een dienst en klik op Edit (bewerken).
3. Controleer de Shift name (naam van de dienst) en voeg een korte Code toe (bijvoorbeeld GS).
4. Stel Starts (begint) en Ends (eindigt) in. Een nachtdienst die na middernacht eindigt, wordt gemarkeerd met "eindigt de volgende dag".
5. Stel Late punch-in allowed (toegestaan later inklokken) en Early punch-out allowed (toegestaan eerder uitklokken) in minuten in. Bijvoorbeeld elk 15 minuten.

Voeg wekelijkse vrije dagen toe

1. Klik onder Weekly off (wekelijkse vrije dag) op Add off day (vrije dag toevoegen).
2. Kies de Day (dag), het Type (Full day, hele dag, of Half day, halve dag) en Which weeks (welke weken): Every week (elke week), of de 1e, 2e, 3e, 4e of laatste week van de maand.
3. Herhaal dit voor elke vrije dag. Bijvoorbeeld: elke zondag plus zaterdag in de 2e en 4e week geeft personeel twee vrije zaterdagen per maand.
4. Klik op Save Changes (wijzigingen opslaan).

Maak er de standaarddienst van

Open het rijmenu van de dienst en klik op Make default (als standaard instellen). Elke nieuwe medewerker begint dan in deze dienst. De lijst toont de standaarddienst met een label Default (standaard), de werktijden, uitlooptijd en wekelijkse vrije dagen.

Wijs diensten toe met het rooster

Het Shift Roster (dienstrooster) is een kalender die dag voor dag laat zien wie welke dienst werkt.

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Shift Roster (dienstrooster). Wissel tussen de weergaven Calendar (kalender), Week en Month table (maandtabel) en filter op medewerker, afdeling of dienst.
2. Klik op Assign Shift (dienst toewijzen).
3. Kies onder Who (wie) Employees (medewerkers) één voor één, of Departments (afdelingen) om een heel team te nemen.
4. Kies de Shift (dienst).
5. Kies onder When (wanneer) One day (één dag), Date range (periode) of Pick dates (datums kiezen) en stel de datum in.
6. Klik op Assign Shifts (diensten toewijzen).

Een toegewezen dienst geldt vanaf die datum, totdat u een andere toewijst. Time & Leave → Shift Assignment (diensttoewijzing) opent hetzelfde paneel direct.

Plan vooruit met de dienstplanner

De planner werkt sneller om een week of maand voor veel mensen tegelijk in te vullen.

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Shift Planner (dienstplanner).
2. Kies Departments (afdelingen) of Employees (medewerkers), daarna een datum bij From (van) en To (tot), of klik op This week (deze week), Next week (volgende week), This month (deze maand) of Next month (volgende maand).
3. Klik op een dienst onder Pick a shift, then click days (kies een dienst en klik daarna op dagen).
4. Klik op afzonderlijke dagen, of klik op Fill range (skip weekly offs) (periode vullen, wekelijkse vrije dagen overslaan) om alle werkdagen in één keer te vullen. Fill every day (elke dag vullen) neemt ook wekelijkse vrije dagen mee.
5. Klik op Save (opslaan) in de balk onderaan.

Terug in het rooster toont elke geplande dag nu de dienst.

Stel overurenregels in

Overurenregels bepalen hoe extra uren in de salarisadministratie worden betaald. Zet eerst Enable Overtime Tracking (overuren registreren) aan; zie Aanwezigheidsregels.

1. Klik op Organization (organisatie) → Over Time (overuren) en klik daarna op Add Rule (regel toevoegen).
2. Vul een Rule name (naam van de regel) in, zoals "Overuren doordeweeks".
3. Kies onder Applies to (geldt voor) All employees (alle medewerkers) of Some departments (sommige afdelingen).
4. Kies onder Pay as (betalen als) hoe elk overuur wordt betaald en vul het tarief in:
   • Multiple of pay (veelvoud van loon): bijvoorbeeld 1,5 × uurloon.
   • Percent of pay (percentage van loon): bijvoorbeeld 150% van het uurloon.
   • Fixed amount (vast bedrag): hetzelfde bedrag per uur voor iedereen.
5. Stel Minimum overtime (h) (minimum overuren) en Maximum overtime (h) (maximum overuren) in. Alleen extra uren binnen deze marge tellen, bijvoorbeeld 1 tot 4 uur.
6. Stel Effective from (geldig vanaf) in en klik op Add Rule (regel toevoegen).

Bekijk vervolgens hoe medewerkers inklokken via de mobiele app.