Met inloggen voor medewerkers krijgt elke medewerker een eigen Staff Khata-account op het web en in de Staff Khata-app voor Android en iOS. Medewerkers kunnen hun aanwezigheid controleren, onjuiste prikmomenten corrigeren, verlof aanvragen en hun loonstroken bekijken, zodat u minder vragen krijgt.

Abonnement vereist: Inloggen voor medewerkers kan bij lagere abonnementen vergrendeld zijn. Zie Billing & Plan (facturering en abonnement) voor de actuele abonnementen.

Geef medewerkers inloggegevens

Klik op Organization (organisatie) → Employee List (medewerkerslijst).
Open de pijl naast Add Employee (medewerker toevoegen) en klik op Invite Employee (medewerker uitnodigen), of voeg de medewerker toe met e-mailadres en mobiel nummer. Zie Medewerkers toevoegen en beheren.
Om het wachtwoord van iemand in te stellen of te herstellen, opent u het rijmenu en klikt u op Update Password (wachtwoord bijwerken).
Om iemand te laten inklokken via de Staff Khata-app met een selfie, opent u het rijmenu en klikt u op Enable Mobile Punch (mobiel inklokken inschakelen).

Medewerkers loggen in via https://attendance.staffkhata.com of in de Staff Khata-app met hetzelfde e-mailadres en wachtwoord.

My Dashboard (mijn dashboard)

Wanneer een medewerker inlogt, komt die op My Dashboard (mijn dashboard). Het toont de uren deze maand, het verlofsaldo, alles wat aandacht vraagt (zoals een gemist uitklokmoment) en de werkdagen tot nu toe. De tabbladen daaronder geven een uitsplitsing van aanwezigheid en verlof voor de maand.

My Attendance (mijn aanwezigheid)

My Attendance (mijn aanwezigheid) toont de uren van vandaag, deze week, deze maand en eventuele overuren.

Inklokken via de browser

Klik op Punch In (inklokken) (rechtsboven of op de pagina).
Sta camera en locatie toe wanneer de browser erom vraagt.
Maak een selfie en bevestig.

Het prikmoment wordt opgeslagen met de selfie en de locatie. Klik aan het eind van de dag op Punch Out (uitklokken).

Geschiedenis bekijken

Het tabblad Attendance History (aanwezigheidsgeschiedenis) toont elke dag. Klik op het oogpictogram bij een dag om de prikmomenten, het gebruikte apparaat en de locatie op een kaart te zien.

Een onjuist prikmoment corrigeren

Klik op het bewerkpictogram bij de dag.
Stel in Request Correction (correctie aanvragen) de Punch In Time (inkloktijd) en Punch Out Time (uitkloktijd) in.
Vul een Reason (reden) in en klik op Submit Request (aanvraag indienen).

De aanvraag gaat ter goedkeuring naar u. Medewerkers volgen deze op het tabblad Regularization (correcties). Dagen zonder uitklokmoment staan onder Missing Punch Outs (ontbrekende uitklokmomenten), en Request Missing Attendance (ontbrekende aanwezigheid aanvragen) is voor dagen zonder enig prikmoment.

Apply Leave (verlof aanvragen)

Onder Apply Leave (verlof aanvragen) zien medewerkers hun verlofsaldi en de status van elke aanvraag. Ze klikken op Apply Leave, kiezen het Leave Type (verloftype) en de datums (of Half Day, halve dag), voegen een reden toe en dienen de aanvraag in. U keurt die zoals gewoonlijk goed of af.

My Payslips (mijn loonstroken)

Onder My Payslips (mijn loonstroken) kiest de medewerker de maand en het jaar om elk uitbetaald salaris te zien, met verdiensten, inhoudingen en gewerkte dagen. Klik op View (bekijken) om de volledige loonstrook te openen met aanwezigheid, verdiensten, inhoudingen en het nettoloon in woorden, en download deze als PDF.

My Profile (mijn profiel)

My Profile (mijn profiel) toont persoonlijke gegevens, loopbaangeschiedenis en bankgegevens op één plek.

In de Staff Khata-app

De mobiele app geeft medewerkers dezelfde functies op zak:

Mark Attendance (aanwezigheid registreren): in- en uitklokken met een selfie en locatie. Als mobiel inklokken voor hen is uitgeschakeld, gebruiken ze in plaats daarvan het toegewezen Realtime biometrische apparaat.
Attendance (aanwezigheid): een kalender van de maand. Tik op een dag om de tijdlijn van prikmomenten en de inkloklocatie te zien, en tik op Request Regularisation (correctie aanvragen) om iets te corrigeren.
Leave (verlof): verlof aanvragen voor een hele dag, een halve dag of een periode, en de status van aanvragen bekijken.
Payslip (loonstrook): elke maand bekijken en op Download PDF (PDF downloaden) tikken.
Claims & Reimbursement (declaraties en vergoedingen): een voorschot- of onkostendeclaratie versturen met een foto of PDF van de bon. Deze komt bij Advances & Reimbursements (voorschotten en onkostenvergoedingen) binnen, zodat u kunt goedkeuren.
Profile (profiel): persoonlijke en functiegegevens.

Tip: Als geofencing aan staat, kunnen medewerkers alleen via de app inklokken wanneer ze zich binnen het toegestane gebied bevinden. Zie Aanwezigheidsregels en kantoortijdbeleid.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Selfservice voor medewerkers op web en mobiel