Verloftypen, verlofaanvragen en feestdagen

Stel de soorten verlof die uw personeel kan opnemen en uw lijst met feestdagen één keer in. Daarna lopen verlofaanvragen, saldi en feestdagen vanzelf door naar aanwezigheid en salarisadministratie.

Definieer verloftypen

Regulier verlof (Casual), ziekteverlof (Sick), opgebouwd verlof (Earned) en zwangerschapsverlof (Maternity) zijn al voor u ingesteld. Bewerk ze of voeg uw eigen toe.

1. Klik op Organization (organisatie) → Define Leave (verlof definiëren). De lijst Leave types (verloftypen) toont per type de code, dagen per jaar, wat er met niet-gebruikte dagen gebeurt en of goedkeuring nodig is.
2. Klik op Add Leave Type (verloftype toevoegen).
3. Vul het formulier in:

4. Klik op Add Leave Type (verloftype toevoegen).

Om een type te wijzigen of te verwijderen, gebruikt u Edit (bewerken) of Delete (verwijderen) in de rij.

Controleer verlofsaldi (Leave Opening Entry)

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Leave Opening Entry (beginsaldo verlof).
2. Voor elke medewerker en elk verloftype ziet u de dagen Allowed (toegestaan), Used (gebruikt) en Left (resterend), plus Total left (totaal resterend).
3. Wijzig het boekjaar linksboven, of filter op verloftype, vestiging, afdeling of medewerker. Klik op Export (exporteren) om de tabel te downloaden.

Hoe medewerkers verlof aanvragen

Medewerkers loggen in met hun eigen e-mailadres en wachtwoord, op het web via https://attendance.staffkhata.com of in de Staff Khata-app (het tabblad Leave, verlof). Ze openen Apply Leave (verlof aanvragen), zien hun saldo per verloftype, kiezen het type en de datums, voegen een reden toe en versturen de aanvraag. Daarna wacht de aanvraag op goedkeuring.

Vraag verlof aan namens een medewerker

Handig wanneer iemand zich telefonisch ziek meldt of de app niet gebruikt.

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Leave Application (verlofaanvraag).
2. Klik op Apply leave (verlof aanvragen).
3. Kies de Employee (medewerker) en daarna het Leave type (verloftype). De resterende dagen staan naast elk type.
4. Kies One day (één dag), Half a day (halve dag) of Several days (meerdere dagen) en kies de datum of datums.
5. Voeg een Reason (reden) toe. Onder Also notify (ook informeren) kunt u mensen kiezen die op de hoogte moeten worden gebracht.
6. Klik op Apply leave (verlof aanvragen).

Keur verlof goed of wijs het af

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Leave Application (verlofaanvraag). Leave requests (verlofaanvragen) opent op Pending (in afwachting).
2. Klik op Review (beoordelen) bij een aanvraag. Controleer het verloftype, de datums, het aantal dagen en de reden.
3. Klik op Approve (goedkeuren) of Reject (afwijzen) en bevestig.

De tabbladen Approved (goedgekeurd), Rejected (afgewezen) en All (alle) bewaren de geschiedenis. U kunt een beslissing later nog wijzigen via de details van een aanvraag.

Voeg uw feestdagen toe

Feestdagen worden op kalenders getoond en gebruikt in aanwezigheidsrapporten. De snelste start is uw lijst importeren.

Importeren uit een spreadsheet

1. Klik op Organization (organisatie) → Define Holiday (feestdag definiëren).
2. Klik op Import (importeren).
3. Klik onder Need A Template (sjabloon nodig) op CSV of Excel om een voorbeeld te downloaden. Het heeft drie kolommen: Holiday Name (naam feestdag), Type (Full Day of Half Day, hele of halve dag) en Date (datum, DD-MM-YYYY).
4. Vul het in en sleep het bestand naar het vak of klik om te bladeren. CSV-, XLS- en XLSX-bestanden tot 2 MB werken.
5. Klik op Import (importeren). Al uw feestdagen worden in één keer toegevoegd.

Eén feestdag toevoegen

1. Klik bij Define Holiday (feestdag definiëren) op Add Holiday (feestdag toevoegen).
2. Vul de Name (naam) in, kies de Date (datum) en kies Full day (hele dag) of Half day (halve dag). Een Description (beschrijving) is optioneel.
3. Klik op Add Holiday (feestdag toevoegen).

Gebruik de tabbladen Upcoming (komende), Past (afgelopen) en All (alle) om door de lijst te bladeren, en Edit (bewerken) of Delete (verwijderen) in een rij om die te wijzigen.