Dit hoofdstuk legt uit wat Staff Khata is, wat u nodig hebt voordat u zich aanmeldt en wie wat ziet. Lees het één keer en volg daarna de hoofdstukken op volgorde om uw bedrijf in te stellen.

Wat Staff Khata doet

Staff Khata houdt aanwezigheid, verlof, salarisadministratie en HR voor uw hele team op één plek bij. Medewerkers klokken in via hun telefoon met een selfie en hun locatie, of bij een Realtime biometrisch apparaat bij de deur. Staff Khata past daarna uw kantoorregels toe, zoals uitlooptijd, halve dagen en te-laatmeldingen, zodat u in realtime ziet wie er is, wie te laat is en wie afwezig is. Op basis van die aanwezigheid berekent het verlofsaldi, salarissen en loonstroken, en meer dan dertig rapporten, waaronder overheidsregisters. U kunt ook een dagelijks overzicht via WhatsApp ontvangen zonder de app te openen.

Wat u nodig hebt

Een computer met een actuele webbrowser. Gebruik de nieuwste versie van Chrome, Edge of Safari. De webapp staat op https://attendance.staffkhata.com. Hier stelt u uw bedrijf in en draait u de salarisadministratie en rapporten.
Een internetverbinding op de computer, en op elke telefoon of elk apparaat dat prikmomenten verstuurt.
De mobiele app van Staff Khata op Android of iOS, voor medewerkers die via hun telefoon inklokken. Zij moeten locatie aan hebben staan en een werkende camera hebben voor de selfie.
Realtime biometrische apparaten, als u wilt dat personeel inklokt op een vingerafdruk- of kaartlezer. Staff Khata werkt alleen met Realtime biometrische apparaten.
Een zakelijk e-mailadres en een mobiel nummer waarop u codes kunt ontvangen. U gebruikt beide om uw account te verifiëren bij het aanmelden.

De vier rollen

Iedereen in Staff Khata heeft een rol. De rol bepaalt welke schermen iemand ziet na het inloggen.

Rol	Voor wie	Wat zij zien
Admin (beheerder)	De eigenaar of het hoofd van het kantoor	Alles: bedrijfsinstellingen, medewerkers, apparaten, aanwezigheid, verlof, salarisadministratie, rapporten, facturering en integraties.
HR	Uw HR- of administratiemedewerker	Dezelfde beheerschermen als de Admin, voor het dagelijkse werk aan medewerkers, aanwezigheid, verlof en salarisadministratie. Alleen de Admin ziet het abonnementslabel en upgrades.
Manager	Een teamleider	My Team (mijn team), Team Attendance (teamaanwezigheid) en Team Leaves (teamverlof), om de aanvragen van het eigen team goed te keuren. Vereist de add-on Pro HRMS.
Employee (medewerker)	Elk personeelslid	Het eigen dashboard, aanwezigheid, verlof, loonstroken en profiel, op het web en in de mobiele app.

U kiest de rol wanneer u iemand toevoegt in Add Employee (medewerker toevoegen). Er is ook een rol Branch Admin (vestigingsbeheerder). Een Branch Admin werkt in de beheerschermen, maar kan geen vestigingen beheren en kan alleen mensen toevoegen met de rol Employee.

Abonnementen, de proefperiode en add-ons

Elk nieuw bedrijf begint met een proefperiode van 15 dagen waarin alle functies beschikbaar zijn. Na de proefperiode gaat uw account automatisch over naar het instapabonnement. U kunt op elk moment upgraden.

Abonnementen verschillen in het aantal gebruikers en biometrische apparaten dat u kunt hebben, en in welke functies inbegrepen zijn. Verlof, feestdagen, overuren, salarisadministratie, inloggen voor medewerkers, geavanceerde rapporten en meerdere diensten kunnen bij lagere abonnementen vergrendeld zijn.
Add-ons zijn extra modules die u bovenop een abonnement koopt: Pro HRMS (goedkeuringen door managers, bedrijfsfeed, organigram, bedrijfsmiddelen en meer) en Journey Tracker (live volgen van buitendienstmedewerkers). Hun menu's verschijnen pas wanneer de add-on actief is.

Een vergrendelde functie toont een slotje in het menu. Zie Billing & Plan (facturering en abonnement) voor de actuele prijzen en wat elk abonnement bevat.

Abonnement vereist: Als een functie uit deze handleiding in uw account een slotje toont, hebt u een hoger abonnement of een add-on nodig. Zie Abonnementen, facturering en ondersteuning.

Hoe deze handleiding is opgebouwd

De hoofdstukken volgen de volgorde waarin u alles instelt. Begin bovenaan en werk naar beneden.

Tip: De schermafbeeldingen in deze handleiding tonen een fictief voorbeeldbedrijf, Sharma Textiles Pvt Ltd. Uw schermen tonen de namen en gegevens van uw eigen bedrijf.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Voordat u begint

Wat Staff Khata doet

Wat u nodig hebt

De vier rollen

Abonnementen, de proefperiode en add-ons

Hoe deze handleiding is opgebouwd