Alle prikmomenten, van biometrische apparaten en de mobiele app, komen op één pagina terecht. Daar controleert u de dag, keurt u prikmomenten goed en corrigeert u fouten vóór de salarisadministratie.

Bekijk vandaag in één oogopslag

Uw Dashboard toont wie er vandaag aanwezig, afwezig en te laat is. Recent Punches (recente prikmomenten) toont elke inklokking zodra die plaatsvindt, en laatkomers worden gemarkeerd. De kaart toont waar mobiele prikmomenten vandaan kwamen.

Voor de volledige lijst klikt u op Time & Leave (tijd en verlof) → Attendance Process (aanwezigheid verwerken).

Filter de aanwezigheidspagina

De pagina Attendance (aanwezigheid) opent op vandaag. De kaarten bovenaan (Present, aanwezig; Absent, afwezig; Late, te laat; On leave, met verlof) tonen de totalen. Klik op een kaart om alleen die mensen te tonen.

Boven de tabel hebt u twee sets filters:

Filter	Wat het toont
All (alle) / Present (aanwezig) / Late (te laat) / Absent (afwezig)	Medewerkers op aanwezigheidsstatus
Pending (in afwachting)	Prikmomenten die wachten op uw goedkeuring
Approved (goedgekeurd)	Prikmomenten die u al hebt goedgekeurd
GPS punches (GPS-prikmomenten)	Alleen prikmomenten uit de mobiele app, met een locatie

Klik op Filters om een medewerker of een andere periode te kiezen en klik daarna op Apply (toepassen). Gebruik All Branches (alle vestigingen) in de bovenbalk om één vestiging te zien. Gebruik Search by name or ID… (zoeken op naam of ID…) om één persoon te vinden, en Export (exporteren) om de lijst te downloaden.

Klik op het oogpictogram in een rij om Attendance Details (aanwezigheidsdetails) te openen: in- en uitkloktijden, het gebruikte apparaat of de locatie, de dienst en de uren, en de foto bij mobiele prikmomenten.

Abonnement vereist: Bij lagere abonnementen is het periodefilter beperkt tot één dag. Een hele maand, een jaar of een eigen periode bekijken vereist een abonnement met geavanceerde rapporten.

Keur prikmomenten goed

Klik op Filters, kies This Month (deze maand) onder Quick Select (snelkeuze) en klik op Apply (toepassen).
Klik op Pending (in afwachting).
Klik op Review (beoordelen) in een rij. Controleer de tijden, de locatie en de foto.
Klik op Approve (goedkeuren) en bevestig. Om een prikmoment te weigeren, klikt u op Reject (afwijzen) en geeft u een korte reden.

Herstel een ontbrekend uitklokmoment

Wanneer iemand vergeet uit te klokken, kunnen de uren niet worden berekend. Voeg de tijd zelf toe.

Zoek de dag. Zoek op de naam van de medewerker en stel de periode in met Filters als het niet vandaag is.
Klik op het potloodpictogram (Edit, bewerken) in die rij. Update Manual Attendance (handmatige aanwezigheid bijwerken) opent.
Stel de Punch Out Time (uitkloktijd) in. Vink Next day (volgende dag) aan als na middernacht is doorgewerkt.
Klik op Update Attendance (aanwezigheid bijwerken). De uren worden nu berekend.

Tip: Het tabblad Missing punches (ontbrekende prikmomenten) toont iedereen met een inklokmoment maar zonder uitklokmoment (of andersom). Klik op Add missing check-out (ontbrekend uitklokmoment toevoegen), vul de tijd in en klik op Save attendance (aanwezigheid opslaan).

Voeg aanwezigheid handmatig toe (Manual Punch)

Gebruik dit wanneer iemand helemaal niet kon inklokken, bijvoorbeeld tijdens een bezoek op locatie.

Klik op Add Manual Attendance (handmatige aanwezigheid toevoegen) (of op Time & Leave → Manual Punch, handmatig prikmoment). Laat Single Punch (enkel prikmoment) geselecteerd.
Kies de Employee (medewerker), de Date (datum) en de Shift (dienst).
Vul de Punch In Time (inkloktijd) in en, indien bekend, de Punch Out Time (uitkloktijd).
Kies de Status: Present (aanwezig), Absent (afwezig), Half Day (halve dag) of Leave (verlof). Bij Absent of Leave zijn geen tijden nodig.
Voeg desgewenst een Remark (opmerking) toe en klik op Submit Attendance (aanwezigheid indienen).

Registreer meerdere mensen tegelijk (Bulk Manual Punch)

Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Bulk Manual Punch (handmatig prikmoment in bulk), of schakel over naar Bulk Manual Punch in het formulier voor handmatige aanwezigheid.
Vink onder Select Employees (medewerkers kiezen) elke persoon aan, of klik op Select All (alles selecteren).
Stel de Date (datum), de Punch In Time (inkloktijd) en de Status in. Laat Shift (dienst) op Auto / Profile Default (automatisch/standaard uit profiel) staan om de eigen dienst van elke persoon te gebruiken.
Controleer het overzicht en klik op Record Bulk Punch (bulkprikmoment vastleggen).

Keur correctieaanvragen goed

Medewerkers kunnen via de app of het web vragen om hun eigen prikmomenten te corrigeren, met de tijden die ze echt hebben gewerkt en een reden.

Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Regularization (correcties), of open het tabblad Regularization op de aanwezigheidspagina. Het tabblad toont een aantal wanneer er aanvragen wachten.
Controleer de aangevraagde tijden en de reden.
Klik op Approve (goedkeuren) of Reject (afwijzen). Om er veel tegelijk af te handelen, vinkt u ze aan en gebruikt u dezelfde actie voor allemaal.

Wanneer u goedkeurt, wordt de aanwezigheid van de medewerker bijgewerkt naar de aangevraagde tijden.

Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.

Dagelijkse aanwezigheid beheren