Mobiele app: inklokken

Met de Staff Khata-app registreren medewerkers hun aanwezigheid via hun eigen telefoon. Elk prikmoment slaat de tijd, de locatie van de telefoon en een selfie op, en de geofence van uw vestiging bepaalt waar inklokken is toegestaan.

Voor medewerkers: installeer de app en log in

Uw beheerder maakt uw inloggegevens aan. U hebt het e-mailadres (of telefoonnummer) en wachtwoord nodig dat voor u is ingesteld.

1. Installeer Staff Khata uit de Google Play Store (Android) of de App Store (iPhone).
2. Open de app. Vul bij Sign in to your account (inloggen bij uw account) uw Email or Phone Number (e-mail of telefoonnummer) en Password (wachtwoord) in.
3. Tik op Sign In (inloggen). Het scherm Today (vandaag) opent.

U ziet alleen uw eigen aanwezigheid. De tabbladen onderaan zijn Today (vandaag), Attendance (aanwezigheid), Leave (verlof) en Company (bedrijf).

Sta camera en locatie toe

De app heeft uw locatie nodig om te controleren dat u op het werk bent, en de camera voor de selfie bij het inklokken.

1. De eerste keer dat u inklokt, vraagt uw telefoon om toegang tot uw locatie. Tik op Allow (toestaan) (kies "Tijdens gebruik van de app").
2. Sta ook cameratoegang toe wanneer de camera opent.

Als u per ongeluk nee hebt gezegd, toont de app Location required (locatie vereist) of Camera access required (cameratoegang vereist). Tik op Enable Camera (camera inschakelen), of open op uw telefoon Settings (instellingen) → Apps → Staff Khata → Permissions (machtigingen) en zet ze aan.

Registreer aanwezigheid met een selfie en GPS

1. Tik op Today (vandaag) op Punch in (inklokken). (U kunt ook het tabblad Attendance openen en op Mark Attendance (aanwezigheid registreren) tikken.)
2. Het scherm Attendance (aanwezigheid) toont uw Assigned Shift (toegewezen dienst) en uw Current Location (huidige locatie). Als het adres niet klopt, tikt u op Tap to refresh location (tik om locatie te vernieuwen).
3. Tik op Tap to take a selfie (tik om een selfie te maken) en maak een duidelijke foto van uw gezicht. Deze verschijnt onder Verification Photo (verificatiefoto).
4. Tik op Punch in (inklokken).

U ziet Punched In Successfully! (succesvol ingeklokt!) met de tijd. Uw beheerder ziet het prikmoment binnen enkele seconden op het dashboard.

Wat er gebeurt buiten de geofence

Als geofencing voor uw vestiging aan staat, kunt u alleen binnen de straal inklokken, bijvoorbeeld 200 meter rond het kantoor. Daarbuiten wordt het prikmoment geblokkeerd met Outside Allowed Radius (buiten toegestane straal): "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (U bevindt zich buiten de toegestane straal om in te klokken. Kom dichterbij en probeer het opnieuw.)

Loop het kantoor in, tik op Tap to refresh location (tik om locatie te vernieuwen) en klok opnieuw in. Beheerders stellen de straal per vestiging in. Zie Uw bedrijf, vestigingen en afdelingen instellen.

Uitklokken

1. Tik aan het eind van de dag op Today (vandaag) op Punch out (uitklokken).
2. Maak nog een selfie en tik op Punch out.

U ziet Punched Out Successfully! (succesvol uitgeklokt!). Staff Khata berekent uw uren ten opzichte van uw dienst, zodat te-laatmeldingen, vroeg vertrek en overuren voor u worden berekend.

Bekijk uw aanwezigheidsgeschiedenis

1. Open het tabblad Attendance (aanwezigheid). Wissel tussen Day (dag) en Month (maand) en gebruik de pijlen om tussen perioden te bladeren.
2. Tik op een dag om de tijden bij Punched In At (ingeklokt om) en Punched Out At (uitgeklokt om), de locatie en de foto's te zien.
3. Prikmoment onjuist of ontbrekend? Tik op die dag op Request Regularisation (correctie aanvragen), vul de juiste tijden en een reden in en tik op Submit Request (aanvraag indienen). Uw beheerder keurt dit goed via het web.

Voor beheerders: zet mobiel inklokken per medewerker aan of uit

Mobiel inklokken staat standaard aan voor nieuwe medewerkers. Zet het uit voor personeel dat alleen bij een biometrisch apparaat mag inklokken.

1. Klik op Organization (organisatie) → Employee List (medewerkerslijst).
2. Klik op het menu ⋯ in de rij van de medewerker.
3. Klik op Disable Mobile Punch (mobiel inklokken uitschakelen) (of op Enable Mobile Punch (mobiel inklokken inschakelen) om het weer aan te zetten).

Als het uit staat, meldt de app de medewerker "Mobile punching disabled" (mobiel inklokken uitgeschakeld) en dat het toegewezen apparaat moet worden gebruikt. Om het wachtwoord van een medewerker in te stellen of te herstellen, gebruikt u Update Password (wachtwoord bijwerken) in hetzelfde menu.

Voor beheerders: zie waar prikmomenten vandaan kwamen

Elk mobiel prikmoment verschijnt bij Recent Punches (recente prikmomenten) en op de kaart op uw dashboard. Voor de volledige lijst:

1. Klik op Time & Leave (tijd en verlof) → Attendance Process (aanwezigheid verwerken).
2. Klik op GPS punches (GPS-prikmomenten). Alleen prikmomenten uit de app worden getoond, elk gemarkeerd met GPS.
3. Klik op het oogpictogram in een rij om de in- en uitkloklocatie op een kaart en de foto bij het prikmoment te zien. Klik op Map view (kaartweergave) om alle mobiele prikmomenten van vandaag op één kaart te zien.