Veelgestelde vragen en probleemoplossing
Abonnement: Alle abonnementen
Snelle antwoorden op de vragen die klanten het vaakst stellen. Staat uw probleem er niet bij, maak dan een ticket aan via Help & Support (hulp en ondersteuning) (zie Abonnementen, facturering en ondersteuning).
Inklokken en apparaten
Een medewerker kan niet inklokken via de telefoon
Controleer deze punten op volgorde:
- Mobiel inklokken staat aan voor de medewerker. Open in Organization (organisatie) → Employee List (medewerkerslijst) het rijmenu van de medewerker en controleer of mobiel inklokken aan staat. Als het uit staat, toont de app "Mobile punching disabled" (mobiel inklokken uitgeschakeld).
- Locatie is toegestaan. Op de telefoon moeten locatievoorzieningen aan staan en moet de Staff Khata-app toestemming voor locatie hebben.
- De medewerker is binnen de geofence. Als de app meldt dat de medewerker buiten de toegestane straal is, is die te ver van het kantoor. Controleer de locatie en straal van de vestiging in Organization → Branch (vestiging). Zie Mobiel inklokken.
- Inloggen voor medewerkers zit in uw abonnement. Medewerkers loggen in de app in met hun eigen inloggegevens. Als uw abonnement geen inloggen voor medewerkers bevat, zien ze "Employee login is locked" (inloggen voor medewerkers is vergrendeld).
Een biometrisch apparaat staat offline
Controleer of het apparaat stroom en internet heeft, en of het serveradres is ingesteld zoals getoond onder How to connect (zo koppelt u) in Device Setup (apparaten instellen) → Manage Devices (apparaten beheren). Start het apparaat na elke wijziging opnieuw op. Prikmomenten die zijn opgeslagen terwijl het offline was, gaan niet verloren: gebruik Data Download (gegevens downloaden) → Download data from Devices (gegevens van apparaten downloaden) om ze voor elke periode op te halen. Zie Biometrische apparaten.
Tip: Zet de WhatsApp-melding voor offline apparaten aan in Organization → Company → Notifications (meldingen), zodat u het meteen hoort.
Welke biometrische apparaten worden ondersteund?
Alleen Realtime biometrische apparaten. Andere merken kunnen niet met Staff Khata worden gekoppeld.
Een medewerker heeft ingeklokt, maar de tijd is onjuist of ontbreekt
Corrigeer dit in Time & Leave (tijd en verlof) → Manual Punch (handmatig prikmoment), of keur de correctieaanvraag van de medewerker goed onder Regularization (correcties). Zie Dagelijkse aanwezigheid.
Accounts en inloggen
Ik ben mijn wachtwoord vergeten
Klik op de inlogpagina op Forgot password? (wachtwoord vergeten?), vul uw zakelijke e-mailadres in en volg de code die naar u wordt gestuurd. Alle stappen staan in Aanmelden en eerste keer inloggen.
Een medewerker is het wachtwoord vergeten
De Admin stelt de inloggegevens van elke medewerker in bij het toevoegen. Bewerk de medewerker via Employee List (medewerkerslijst) om een nieuw wachtwoord in te stellen, of de medewerker gebruikt Forgot password? met het eigen e-mailadres.
Ik heb de aanmeldcode niet ontvangen
Wacht tot de timer is afgelopen en klik dan op Resend Code (code opnieuw versturen). Controleer uw spammap en zorg dat het telefoonnummer sms kan ontvangen.
Hoe wijzig ik de taal?
Klik op uw profielfoto → Language (taal) en kies uit 55 talen. Gebruik vóór het inloggen de taalknop in de bovenhoek van de pagina.
Rapporten en gegevens
Een medewerker ontbreekt in een rapport
- Controleer de branch switcher (vestigingskiezer) bovenaan. Als één vestiging is geselecteerd, ziet u alleen het personeel van die vestiging. Kies All Branches (alle vestigingen).
- Controleer wie u in de filters van het rapport hebt geselecteerd.
- Controleer of de medewerker Active (actief) is in Employee List, en of de datum in dienst vóór de rapportperiode ligt.
Hoe exporteer ik een rapport?
Open het rapport en gebruik het menu Export (exporteren) om het als Excel of PDF te downloaden, of om het af te drukken. Zie Rapporten.
Waarom is een menu-item vergrendeld?
Een slotje betekent dat uw abonnement die functie niet bevat. Klik op het abonnementslabel om uw abonnement te zien, of bekijk de tabel hieronder.
Wat gebeurt er als de proefperiode afloopt?
Uw account gaat over naar het instapabonnement. Uw gegevens blijven bewaard. Functies die niet in uw nieuwe abonnement zitten, zijn vergrendeld totdat u upgradet.
Wie wat kan
HR-gebruikers loggen in op dezelfde beheerschermen als de Admin. Managers hebben de add-on Pro HRMS nodig.
| Functie | Admin | HR | Manager | Medewerker |
|---|---|---|---|---|
| Dashboard | Hele bedrijf | Hele bedrijf | Eigen team | Eigen |
| Bedrijf, vestigingen, afdelingen | Ja | Ja | — | — |
| Aanwezigheidsregels en kantoortijd | Ja | Ja | — | — |
| Medewerkers toevoegen en bewerken | Ja | Ja | Eigen team bekijken | Eigen profiel |
| Biometrische apparaten | Ja | Ja | — | — |
| Diensten en rooster | Ja | Ja | — | — |
| Dagelijkse aanwezigheid en handmatig prikmoment | Ja | Ja | Eigen team bekijken | Eigen; correcties aanvragen |
| In- en uitklokken | — | — | Ja | Ja |
| Verlof | Instellen en goedkeuren | Instellen en goedkeuren | Eigen team goedkeuren | Aanvragen |
| Feestdagen | Ja | Ja | — | — |
| Salarisadministratie en salarissen | Ja | Ja | — | Eigen loonstroken |
| Rapporten | Ja | Ja | — | — |
| WhatsApp-meldingen en integraties | Ja | Ja | — | — |
| Abonnementslabel en upgrades | Ja | — | — | — |
| Tickets bij Help & Support | Ja | Ja | — | — |
Welk abonnement heb ik nodig
Elk nieuw bedrijf krijgt een proefperiode van 15 dagen met alle functies beschikbaar. Daarna:
| Functie | Vereist abonnement |
|---|---|
| Aanwezigheid via telefoons en Realtime-apparaten, dagrapport, vestigingen, afdelingen | Alle abonnementen |
| Verlof, feestdagen, overuren, meerdere diensten | Mogelijk een hoger abonnement nodig |
| Inloggen voor medewerkers op web en mobiel (selfservice voor medewerkers en inklokken via de app) | Mogelijk een hoger abonnement nodig |
| Week-, maand- en jaarrapporten, andere geavanceerde rapporten, toegangscontrole (Access Control), Data Download | Betaald abonnement met geavanceerde rapporten |
| Salarisadministratie, salarissen, onkostenvergoedingen, loonstroken, overheidsrapporten | Betaald abonnement met salarisadministratie |
| Rol Manager, bedrijfsfeed, organigram, bedrijfsmiddelen | Add-on Pro HRMS |
| Live volgen van buitendienstmedewerkers | Add-on Journey Tracker |
Abonnement vereist: Abonnementen en wat ze bevatten kunnen veranderen. Klik op het abonnementslabel → Browse Plans & Upgrade (abonnementen bekijken en upgraden) voor de actuele lijst, en zie Billing & Plan (facturering en abonnement) voor de actuele prijzen.
Komt u er nog steeds niet uit? Maak een ticket aan via Help & Support in de app, of neem contact met ons op via staffkhata.com/contact.