କର୍ମଚାରୀ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ ଏବଂ ପରିଚାଳନା କରନ୍ତୁ
ପ୍ଲାନ୍: ସମସ୍ତ ପ୍ଲାନ୍
କର୍ମଚାରୀ ଯୋଡ଼ିବାର ତିନୋଟି ଉପାୟ ଅଛି: Add Employee (କର୍ମଚାରୀ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ) ଫର୍ମ ଦ୍ୱାରା ଜଣ ଜଣ କରି, ଏକ Excel ଫାଇଲରୁ ଏକାଥରେ ଅନେକଙ୍କୁ, କିମ୍ବା ନିମନ୍ତ୍ରଣ ପଠାଇ ଯାହାଫଳରେ ସେମାନେ ନିଜ ବିବରଣୀ ନିଜେ ଭରନ୍ତି।
କର୍ମଚାରୀ ତାଲିକା ଖୋଲନ୍ତୁ
Organization (ସଂସ୍ଥା) → Employee List (କର୍ମଚାରୀ ତାଲିକା) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। Employee Directory (କର୍ମଚାରୀ ଡାଇରେକ୍ଟୋରୀ) ସମସ୍ତଙ୍କୁ ସେମାନଙ୍କ କୋଡ୍, ବିଭାଗ, ଯୋଗାଯୋଗ ବିବରଣୀ ଏବଂ ସ୍ଥିତି ସହ ଦେଖାଏ। ଅନ୍ୟ ଦୁଇଟି ଉପାୟ ପାଇଁ Add Employee, କିମ୍ବା ତା' ପାଖରେ ଥିବା ତୀର (More ways to add, ଯୋଡ଼ିବାର ଅଧିକ ଉପାୟ) ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ।
ଜଣେ କର୍ମଚାରୀ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ
Add employee ଫର୍ମରେ ଚାରୋଟି ପର୍ଯ୍ୟାୟ ଅଛି। ତାରକା ଚିହ୍ନ ଥିବା ଫିଲ୍ଡ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ; ବାକିଗୁଡ଼ିକ ଆପଣ ପରେ ଭରିପାରିବେ।
ପର୍ଯ୍ୟାୟ 1: Personal Info (ବ୍ୟକ୍ତିଗତ ସୂଚନା)
- First Name (ପ୍ରଥମ ନାମ), Last Name (ଶେଷ ନାମ) ଏବଂ Work Email (କାର୍ଯ୍ୟ ଇମେଲ୍) ଦିଅନ୍ତୁ।
- ଦେଶ କୋଡ୍ ସହ Contact Number (ଯୋଗାଯୋଗ ନମ୍ବର) ଦିଅନ୍ତୁ। କର୍ମଚାରୀ ଯୋଡ଼ିବା ପରେ ଏହା ବଦଳାଯାଇପାରିବ ନାହିଁ।
- ଏକ ପ୍ରଥମ Password (ପାସୱାର୍ଡ) ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ। ସାଇନ୍ ଇନ୍ କଲା ପରେ କର୍ମଚାରୀ ଏହାକୁ ବଦଳାଇପାରିବେ।
- Gender (ଲିଙ୍ଗ) ବାଛନ୍ତୁ, ତା'ପରେ Next (ପରବର୍ତ୍ତୀ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ପର୍ଯ୍ୟାୟ 2: Employment (ନିଯୁକ୍ତି)
- ଆପଣଙ୍କ କମ୍ପାନୀ ଫର୍ମାଟରୁ କୋଡ୍ ତିଆରି କରିବା ପାଇଁ Employee Code / ID (କର୍ମଚାରୀ କୋଡ୍ / ID) ଖାଲି ଛାଡ଼ନ୍ତୁ। ଆପଣଙ୍କ କମ୍ପାନୀ ସେଟଅପ୍ କରନ୍ତୁ ଦେଖନ୍ତୁ।
- Joining Date (ଯୋଗଦାନ ତାରିଖ) ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ, ତା'ପରେ Branch (ଶାଖା), Department (ବିଭାଗ) ଏବଂ Designation (ପଦବୀ) ବାଛନ୍ତୁ।
- System Role (ସିଷ୍ଟମ୍ ଭୂମିକା) ବାଛନ୍ତୁ। ଅଧିକାଂଶ କର୍ମଚାରୀ Employee (କର୍ମଚାରୀ); ସେମାନେ କେବଳ ନିଜର ତଥ୍ୟ ଦେଖନ୍ତି।
- ଆପଣ ଅନ୍ୟ ଏକ ନ ବାଛିଲେ Office Time Policy (ଅଫିସ୍ ସମୟ ନୀତି) ଆପଣଙ୍କ ଡିଫଲ୍ଟ ନୀତି ବ୍ୟବହାର କରେ।
- Reporting Manager (ରିପୋର୍ଟିଂ ମ୍ୟାନେଜର୍), EPF number (EPF ନମ୍ବର) ଏବଂ ESI number (ESI ନମ୍ବର) ଇଚ୍ଛାଧୀନ। Next କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ପର୍ଯ୍ୟାୟ 3: Bank & education (ବ୍ୟାଙ୍କ ଓ ଶିକ୍ଷା)
ଦରମା ପେମେଣ୍ଟ ପାଇଁ ବ୍ୟାଙ୍କ ବିବରଣୀ ବ୍ୟବହାର ହୁଏ। ଉଭୟ ବିଭାଗ ଇଚ୍ଛାଧୀନ। Next କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ପର୍ଯ୍ୟାୟ 4: Attendance & devices (ଉପସ୍ଥାନ ଓ ଡିଭାଇସ୍)
| ସେଟିଂ | ଏହା କ'ଣ କରେ |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (ଉପସ୍ଥାନ ଟ୍ରାକିଂ ବନ୍ଦ) | ଏହି କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ ଉପସ୍ଥାନ ଓ ରିପୋର୍ଟରୁ ବାଦ ଦିଏ। |
| Enforce geo-fencing (ଜିଓ-ଫେନ୍ସିଂ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ) | କେବଳ ସେମାନଙ୍କ ଶାଖାର ଜିଓ-ଫେନ୍ସ ଭିତରେ ପଞ୍ଚ୍ ଗଣାଯାଏ। |
| Require Attendance Approval (ଉପସ୍ଥାନ ଅନୁମୋଦନ ଆବଶ୍ୟକ) | ଦରମାକୁ ଯିବା ପୂର୍ବରୁ ଜଣେ ମ୍ୟାନେଜର୍ ଉପସ୍ଥାନ ଅନୁମୋଦନ କରନ୍ତି। |
| Devices (ଡିଭାଇସ୍) | ଏହି କର୍ମଚାରୀ ଯେଉଁ ବାୟୋମେଟ୍ରିକ୍ ଡିଭାଇସରେ ପଞ୍ଚ୍ କରିପାରିବେ। |
Add employee କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। ନୂଆ କର୍ମଚାରୀ ନିଜ କୋଡ୍ ସହ ତାଲିକାରେ ଦେଖାଯାନ୍ତି।
Excel ରୁ କର୍ମଚାରୀ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ
- Add Employee ପାଖରେ ଥିବା ତୀର କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ ଏବଂ Import from Excel (Excel ରୁ ଇମ୍ପୋର୍ଟ) ବାଛନ୍ତୁ।
- Get the template (ଟେମ୍ପଲେଟ୍ ନିଅନ୍ତୁ) ତଳେ, Excel template (Excel ଟେମ୍ପଲେଟ୍) (କିମ୍ବା CSV template) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। ଏଥିରେ ସମସ୍ତ ସ୍ତମ୍ଭ ଏବଂ ତିନୋଟି ଉଦାହରଣ ଧାଡ଼ି ଅଛି।
- ଉଦାହରଣଗୁଡ଼ିକ ବଦଳରେ ଆପଣଙ୍କ କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ ଦିଅନ୍ତୁ, ପ୍ରତି ଧାଡ଼ିରେ ଜଣେ। ହେଡର୍ ଧାଡ଼ି ରଖନ୍ତୁ।
- Upload your file (ଆପଣଙ୍କ ଫାଇଲ୍ ଅପଲୋଡ୍ କରନ୍ତୁ) ତଳେ, ଫାଇଲ୍ ଡ୍ରପ୍ କରନ୍ତୁ କିମ୍ବା browse (ବ୍ରାଉଜ୍) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। Excel କିମ୍ବା CSV, 2 MB ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ।
- Import employees (କର୍ମଚାରୀ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
କର୍ମଚାରୀ କୋଡ୍ ବିନା ଛାଡ଼ିଥିବା ଧାଡ଼ିଗୁଡ଼ିକ ଆପଣଙ୍କ କୋଡ୍ ଫର୍ମାଟରୁ ଗୋଟିଏ କୋଡ୍ ପାଆନ୍ତି। ଯଦି କିଛି ଧାଡ଼ି ବିଫଳ ହୁଏ, Staff Khata ସେଗୁଡ଼ିକୁ Rows that need fixing (ସୁଧାରିବାକୁ ଥିବା ଧାଡ଼ି) ତଳେ ଦେଖାଏ। ଡାଉନଲୋଡ୍ ହୋଇଥିବା ଫାଇଲରେ ସେଗୁଡ଼ିକୁ ସୁଧାରନ୍ତୁ ଏବଂ ସେହି ଫାଇଲ୍ ପୁଣି ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ।
ସୁଝାବ: ଟେମ୍ପଲେଟରେ ପାସୱାର୍ଡ ସ୍ତମ୍ଭ ନାହିଁ। ପ୍ରତ୍ୟେକ କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ପ୍ରଥମ ପାସୱାର୍ଡ ସେଟ୍ କରିବା ପାଇଁ password ନାମରେ ଏକ ସ୍ତମ୍ଭ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ। ଏହା ବିନା, ଏକ ମାନକ ଡିଫଲ୍ଟ ପାସୱାର୍ଡ ସେଟ୍ ହୁଏ, ତେଣୁ କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ସାଇନ୍ ଇନ୍ କଲା ପରେ ଏହାକୁ ବଦଳାଇବାକୁ କୁହନ୍ତୁ।
କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ନିଜ ବିବରଣୀ ଭରିବାକୁ ନିମନ୍ତ୍ରଣ କରନ୍ତୁ
କର୍ମଚାରୀ ନିଜର ଜନ୍ମ ତାରିଖ, ଠିକଣା, ଜରୁରୀକାଳୀନ ଯୋଗାଯୋଗ ଏବଂ ବ୍ୟାଙ୍କ ବିବରଣୀ ନିଜେ ଯୋଡ଼ନ୍ତି।
- Add Employee ପାଖରେ ଥିବା ତୀର କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ ଏବଂ Invite Employee (କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ ନିମନ୍ତ୍ରଣ କରନ୍ତୁ) ବାଛନ୍ତୁ।
- First Name (ପ୍ରଥମ ନାମ), Last Name (ଶେଷ ନାମ), Email (ଇମେଲ୍) ଏବଂ Phone Number (ଫୋନ୍ ନମ୍ବର) ଭରନ୍ତୁ।
- Department (ବିଭାଗ), Designation (ପଦବୀ), Role (ଭୂମିକା), Branch (ଶାଖା) ଏବଂ Joining Date (ଯୋଗଦାନ ତାରିଖ) ବାଛନ୍ତୁ। Reporting Manager (ରିପୋର୍ଟିଂ ମ୍ୟାନେଜର୍) ଇଚ୍ଛାଧୀନ।
- Send Invite (ନିମନ୍ତ୍ରଣ ପଠାନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
କର୍ମଚାରୀ ଇମେଲ୍ ଓ WhatsApp ରେ ଏକ ଲିଙ୍କ୍ ପାଆନ୍ତି। ସେମାନେ ଏହାକୁ ଖୋଲନ୍ତି, ଏକକାଳୀନ କୋଡ୍ ଦ୍ୱାରା ନିଜକୁ ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତି, ନିଜ ବିବରଣୀ ଭରନ୍ତି, ପାସୱାର୍ଡ ସେଟ୍ କରନ୍ତି ଏବଂ Complete onboarding (ଅନବୋର୍ଡିଂ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତି। ଲିଙ୍କଟି 7 ଦିନ ପାଇଁ କାମ କରେ।
ଜଣେ କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ ପରିଚାଳନା କରନ୍ତୁ
ଯେକୌଣସି କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ଧାଡ଼ି ମେନୁ (⋯) ଖୋଲି ଆପଣ ଏସବୁ କରିପାରିବେ:
- Edit Employee (କର୍ମଚାରୀ ସମ୍ପାଦନା): ସେମାନଙ୍କ ବିବରଣୀ ବଦଳାନ୍ତୁ।
- Assign / View Salary (ଦରମା ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ / ଦେଖନ୍ତୁ): ସେମାନଙ୍କ ଦରମା ସଂରଚନା ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ। ଦରମା ଏବଂ ବେତନ ଦେଖନ୍ତୁ।
- Biometric enrollment (ବାୟୋମେଟ୍ରିକ୍ ନାମଲେଖା): ଏକ Realtime ବାୟୋମେଟ୍ରିକ୍ ଡିଭାଇସରେ ସେମାନଙ୍କ ଫିଙ୍ଗରପ୍ରିଣ୍ଟ କିମ୍ବା କାର୍ଡ ନାମଲେଖା କରନ୍ତୁ। ବାୟୋମେଟ୍ରିକ୍ ଡିଭାଇସ୍ ଦେଖନ୍ତୁ।
- Update Password (ପାସୱାର୍ଡ ଅପଡେଟ୍): ସେମାନଙ୍କ ପାଇଁ ନୂଆ ପାସୱାର୍ଡ ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ।
- Disable Mobile Punch (ମୋବାଇଲ୍ ପଞ୍ଚ୍ ବନ୍ଦ) / Enable Mobile Punch (ମୋବାଇଲ୍ ପଞ୍ଚ୍ ଚାଲୁ): ସେମାନେ Staff Khata ମୋବାଇଲ୍ ଆପରୁ ସେଲ୍ଫି ଓ ଲୋକେସନ୍ ସହ ପଞ୍ଚ୍ କରିପାରିବେ କି ନାହିଁ ତାହା ନିୟନ୍ତ୍ରଣ କରନ୍ତୁ। ନୂଆ କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ପାଇଁ ମୋବାଇଲ୍ ପଞ୍ଚ୍ ଚାଲୁ ଥାଏ; କେବଳ ବାୟୋମେଟ୍ରିକ୍ ଡିଭାଇସରେ ପଞ୍ଚ୍ କରିବା ଉଚିତ ଥିବା କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ପାଇଁ ଏହାକୁ ବନ୍ଦ କରନ୍ତୁ।
ଜଣେ କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ ନିଷ୍କ୍ରିୟ କରିବା ପାଇଁ ତାଲିକାରେ Status (ସ୍ଥିତି) ସୁଇଚ୍ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ। ନିଷ୍କ୍ରିୟ କର୍ମଚାରୀମାନେ ସାଇନ୍ ଇନ୍ କରିପାରନ୍ତି ନାହିଁ ଏବଂ ଉପସ୍ଥାନରୁ ଲୁଚାଯାଆନ୍ତି।
ପ୍ଲାନ୍ ଦରକାର: ମୋବାଇଲ୍ ପଞ୍ଚ୍ ଓ ସେଲ୍ଫ-ଅନବୋର୍ଡିଂ ସମେତ ୱେବ୍ ଓ ମୋବାଇଲ୍ ଆପରେ କର୍ମଚାରୀ ଲଗଇନ୍ ପାଇଁ ଉଚ୍ଚ ପ୍ଲାନ୍ ଦରକାର ହୋଇପାରେ। ପ୍ରତ୍ୟେକ ନୂଆ କମ୍ପାନୀ ସବୁକିଛି ଖୋଲା ଥିବା 15-ଦିନିଆ ଟ୍ରାଏଲ୍ ପାଏ। ବର୍ତ୍ତମାନର ପ୍ଲାନ୍ ପାଇଁ Billing & Plan (ବିଲିଂ ଓ ପ୍ଲାନ୍) ଦେଖନ୍ତୁ।
ଏହା ପରେ, ସିଫ୍ଟ, ରୋଷ୍ଟର ଏବଂ ଓଭରଟାଇମ୍ ସେଟଅପ୍ କରନ୍ତୁ।
ଏବେ ବି ଅସୁବିଧା ହେଉଛି? ଆପ୍ ଭିତରେ Help & Support ରୁ ଏକ ଟିକେଟ୍ ଦିଅନ୍ତୁ, କିମ୍ବା staffkhata.com/contact ରେ ଆମ ସହ ଯୋଗାଯୋଗ କରନ୍ତୁ।