ଦରମା, ପେସ୍ଲିପ୍ ଏବଂ ଅଗ୍ରିମ
ପ୍ଲାନ୍: ଦରମା ଥିବା ପ୍ଲାନ୍
Staff Khata ଉପସ୍ଥାନ, ଛୁଟି, ଛୁଟିଦିନ ଓ ବିଳମ୍ବ ଚିହ୍ନରୁ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଦରମା ହିସାବ କରେ, ତେଣୁ ଆପଣଙ୍କୁ ସ୍ପ୍ରେଡସିଟ୍ ଦରକାର ନାହିଁ। ଥରେ ସେଟଅପ୍ କରନ୍ତୁ, ତା'ପରେ ପ୍ରତି ମାସ କିଛି କ୍ଲିକରେ ଦରମା ଚଲାନ୍ତୁ।
ପ୍ଲାନ୍ ଦରକାର: ଦରମା ପାଇଁ ଦରମା ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ ଥିବା ଏକ ପେଡ୍ ପ୍ଲାନ୍ ଦରକାର। ଯଦି Payroll (ଦରମା) ମେନୁ ଲକ୍ ଅଛି, ବର୍ତ୍ତମାନର ପ୍ଲାନ୍ ପାଇଁ Billing & Plan (ବିଲିଂ ଓ ପ୍ଲାନ୍) ଦେଖନ୍ତୁ।
ଦରମା ଚକ୍ର ଓ ବିଧିବଦ୍ଧ କଟତି ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ
ଏହି ସେଟିଂସ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଦରମା ରନରେ ଲାଗୁ ହୁଏ।
- Organization (ସଂସ୍ଥା) → Company (କମ୍ପାନୀ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ, ତା'ପରେ Payroll & Tax (ଦରମା ଓ ଟ୍ୟାକ୍ସ) ଟ୍ୟାବ୍ ଖୋଲନ୍ତୁ।
- Salary Cycle Period (ଦରମା ଚକ୍ର ଅବଧି) ତଳେ, Period Start Day (ଅବଧି ଆରମ୍ଭ ଦିନ) ଓ Period End Day (ଅବଧି ଶେଷ ଦିନ) ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ। "ମାସର ଶେଷ ଦିନ" ପାଇଁ ଶେଷ ଦିନ ଭାବେ 0 ଦିଅନ୍ତୁ।
- Statutory Deductions & Contributions (ବିଧିବଦ୍ଧ କଟତି ଓ ଅବଦାନ) ତଳେ, ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଯାହା ଲାଗୁ ହୁଏ ତାହା ଚାଲୁ କରନ୍ତୁ।
- Save Changes (ପରିବର୍ତ୍ତନ ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
| ସେଟିଂ | ଏହା କ'ଣ କରେ |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (କର୍ମଚାରୀ ରାଜ୍ୟ ବୀମା) | ଯୋଗ୍ୟ ଦରମା ପାଇଁ ESI ଅବଦାନ ଯୋଡ଼େ। ESI Contribution % (ESI ଅବଦାନ %) ରେ ହାର ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ। |
| PF (Provident Fund) (ଭବିଷ୍ୟ ନିଧି) | EPF କଟତି ଓ ନିଯୁକ୍ତିଦାତାଙ୍କ ସମାନ ଅବଦାନ ଯୋଡ଼େ। PF Contribution % (PF ଅବଦାନ %) ରେ ହାର ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ, ସାଧାରଣତଃ 12। |
| Gratuity Liability (ଗ୍ରାଚୁଇଟି ଦାୟିତ୍ୱ) | ବାର୍ଷିକ ଗ୍ରାଚୁଇଟି ବ୍ୟବସ୍ଥା ଟ୍ରାକ୍ କରେ। |
| Financial Year Start / End (ଆର୍ଥିକ ବର୍ଷ ଆରମ୍ଭ / ଶେଷ) | ଆର୍ଥିକ ରିପୋର୍ଟିଂ ପାଇଁ ବ୍ୟବହୃତ ବର୍ଷ। |
ଏକ ଦରମା ସଂରଚନା ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ କରନ୍ତୁ
ଦରମା ଚଲାଇବା ପୂର୍ବରୁ ପ୍ରତ୍ୟେକ କର୍ମଚାରୀଙ୍କର ଏକ ଦରମା ସଂରଚନା ଦରକାର।
- Payroll → Salary Management (ଦରମା ପରିଚାଳନା) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। ପ୍ରତ୍ୟେକ କର୍ମଚାରୀ ସେମାନଙ୍କ ଚକ୍ର, ଆୟ, କଟତି, ନିଟ୍ ଦରମା ଓ ବାର୍ଷିକ CTC ସହ ତାଲିକାଭୁକ୍ତ।
- କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ଧାଡ଼ିରେ ସମ୍ପାଦନା ଚିହ୍ନ କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ, କିମ୍ବା ନୂଆ କାହା ପାଇଁ Assign Salary Structure (ଦରମା ସଂରଚନା ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- Payroll Cycle (ଦରମା ଚକ୍ର: Monthly Cycle ମାସିକ କିମ୍ବା Weekly Cycle ସାପ୍ତାହିକ) ଏବଂ Salary Type (ଦରମା ପ୍ରକାର: Fixed ସ୍ଥିର, Variable ପରିବର୍ତ୍ତନଶୀଳ କିମ୍ବା Commission Based କମିଶନ୍ ଆଧାରିତ) ବାଛନ୍ତୁ।
- Earnings (ଆୟ) ଭରନ୍ତୁ: ମୂଳ ଦରମା, HRA, ଯାତାୟାତ, ଚିକିତ୍ସା ଭତ୍ତା ଏବଂ ଅନ୍ୟ ଭତ୍ତା।
- Deductions (କଟତି) ଭରନ୍ତୁ, ଯେପରିକି PF, ESI ଓ ବୃତ୍ତି କର। ESI ମିଶାଇ କିମ୍ବା ଅଲଗା ଦେଖାଯାଇପାରେ।
- କର୍ମଚାରୀ ନିଜର ବାର୍ଷିକ କମ୍ପାନୀ ଖର୍ଚ୍ଚ ଦେଖିବା ଉଚିତ ହେଲେ Show CTC in Payslip (ପେସ୍ଲିପରେ CTC ଦେଖାନ୍ତୁ) ଟିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- Save Salary Structure (ଦରମା ସଂରଚନା ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ) (କିମ୍ବା Update Salary Structure) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ଆପଣ ଟାଇପ୍ କରିବା ସହିତ, ତଳେ ଥିବା ମୋଟ ହିସାବ Total Earnings (ମୋଟ ଆୟ), Total Deductions (ମୋଟ କଟତି), Net Take-Home (ହାତକୁ ଆସୁଥିବା ନିଟ୍) ଏବଂ Annual CTC (ବାର୍ଷିକ CTC) ଦେଖାଏ।
ସୁଝାବ: ଆପଣ ଏହି ଫର୍ମ Organization → Employee List ରୁ ମଧ୍ୟ ଖୋଲିପାରିବେ: କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ଧାଡ଼ି ମେନୁ ଖୋଲି Assign / View Salary (ଦରମା ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ / ଦେଖନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ମାସିକ ଦରମା ଚଲାନ୍ତୁ
- Payroll → Run Payroll (ଦରମା ଚଲାନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- ଟେବୁଲ୍ ଉପରେ ମାସ ଓ ବର୍ଷ ବାଛନ୍ତୁ।
- Bulk Generate (ବଲ୍କ ଜେନେରେଟ୍) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ, ଏକ Department (ବିଭାଗ) ବାଛନ୍ତୁ, ମାସ ଓ ବର୍ଷ ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ, ଏବଂ Generate Bulk Payroll (ବଲ୍କ ଦରମା ଜେନେରେଟ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଭାଗ ପାଇଁ ପୁନରାବୃତ୍ତି କରନ୍ତୁ।
କେବଳ ଜଣଙ୍କୁ ଦେୟ ଦେବା ପାଇଁ, Add Payroll (ଦରମା ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରି କର୍ମଚାରୀ ବାଛନ୍ତୁ।
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଦରମା ପଛରେ ଥିବା କାର୍ଯ୍ୟ ଦିବସ, ଦରମା କଟା ଦିନ (LOP), ସାପ୍ତାହିକ ଛୁଟି, ଛୁଟିଦିନ ଓ ସବେତନ ଛୁଟି ଦେଖିବା ପାଇଁ More Columns (ଅଧିକ ସ୍ତମ୍ଭ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ସୁଧାରନ୍ତୁ ଓ ସେଟଲ୍ କରନ୍ତୁ
- ଏକ ସଂଖ୍ୟା ବଦଳାଇବା ପାଇଁ, କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ଦରମା ଧାଡ଼ି ସମ୍ପାଦନା କରନ୍ତୁ। Edit Monthly Payroll (ମାସିକ ଦରମା ସମ୍ପାଦନା) ରେ, ଖୋଲା ରଖିବା ପାଇଁ Save Draft (ଡ୍ରାଫ୍ଟ ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ), କିମ୍ବା ଦେୟ ହୋଇଗଲେ Settle & Save (ସେଟଲ୍ କରି ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- ଅନେକ ଦରମାକୁ ଦେୟ ହୋଇଥିବା ଭାବେ ଚିହ୍ନିତ କରିବା ପାଇଁ, ଧାଡ଼ିଗୁଡ଼ିକୁ ଟିକ୍ କରି Settle Selected (ବଛାଯାଇଥିବା ସେଟଲ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- ମାସଟିକୁ Excel କିମ୍ବା PDF ଭାବେ ଡାଉନଲୋଡ୍ କରିବା ପାଇଁ Export (ଏକ୍ସପୋର୍ଟ) ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ।
ପେସ୍ଲିପ୍ ଦେଖନ୍ତୁ ଓ ଡାଉନଲୋଡ୍ କରନ୍ତୁ
କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ଧାଡ଼ିରେ Payslip (ପେସ୍ଲିପ୍) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। ପେସ୍ଲିପ୍ ଆପଣଙ୍କ ଲୋଗୋ, ଉପସ୍ଥାନ ସାରାଂଶ, ଆୟ, କଟତି, ଯେକୌଣସି ପ୍ରତିପୂରଣ, ଏବଂ ଶବ୍ଦରେ ନିଟ୍ ଦରମା ଦେଖାଏ। ଅଫିସ୍ ସମୟ ନୀତି କିପରି ଲାଗୁ ହେଲା ତାହା ମଧ୍ୟ ଦେଖାଏ: ବିଳମ୍ବ ଚିହ୍ନ, ଶୀଘ୍ର ପ୍ରସ୍ଥାନ ଏବଂ ଯେକୌଣସି ନୀତି କଟତି।
ସେଭ୍ କରିବା ପାଇଁ Download PDF (PDF ଡାଉନଲୋଡ୍), କିମ୍ବା Print (ପ୍ରିଣ୍ଟ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ। CTC ଦେଖାଯିବ କି ନାହିଁ ବାଛିବା ପାଇଁ Show Annual CTC (ବାର୍ଷିକ CTC ଦେଖାନ୍ତୁ) / Hide Annual CTC (ବାର୍ଷିକ CTC ଲୁଚାନ୍ତୁ) ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ।
ଲଗଇନ୍ ଥିବା କର୍ମଚାରୀମାନେ My Payslips (ମୋ ପେସ୍ଲିପ୍) ତଳେ ନିଜର ପେସ୍ଲିପ୍ ଦେଖନ୍ତି। କର୍ମଚାରୀ ସେଲ୍ଫ-ସର୍ଭିସ୍ ଦେଖନ୍ତୁ।
ଅଗ୍ରିମ ଏବଂ ପ୍ରତିପୂରଣ
ଦରମା ଅଗ୍ରିମ ରେକର୍ଡ କରନ୍ତୁ
- Payroll → Add Advance (ଅଗ୍ରିମ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- Employee (କର୍ମଚାରୀ) ବାଛନ୍ତୁ, Amount (ରାଶି) ଓ Reason / Description (କାରଣ / ବିବରଣୀ) ଦିଅନ୍ତୁ, ଏବଂ Month (ମାସ) ଓ Year (ବର୍ଷ) ବାଛନ୍ତୁ।
- Save Advance (ଅଗ୍ରିମ ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ପ୍ରତିପୂରଣ ରେକର୍ଡ କରନ୍ତୁ
- Payroll → Add Reimbursement (ପ୍ରତିପୂରଣ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- କର୍ମଚାରୀ ବାଛନ୍ତୁ, ରାଶି, କାରଣ, ମାସ ଓ ବର୍ଷ ଦିଅନ୍ତୁ।
- Supporting Document / Bill (ସହାୟକ ଦସ୍ତାବିଜ / ବିଲ୍) ତଳେ ବିଲ୍ ସଂଲଗ୍ନ କରନ୍ତୁ (PDF, JPG, PNG କିମ୍ବା DOC, 2 MB ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ)। ବିଲ୍ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ।
- Submit Claim (ଦାବି ଦାଖଲ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ଅନୁମୋଦନ, ସେଟଲ୍ ଏବଂ ସ୍ଲିପ୍ ପ୍ରିଣ୍ଟ କରନ୍ତୁ
କର୍ମଚାରୀମାନେ ମୋବାଇଲ୍ ଆପରୁ ପଠାଉଥିବା ସମେତ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଅଗ୍ରିମ ଓ ଦାବି ଦେଖିବା ପାଇଁ Payroll → Advances & Reimbursements (ଅଗ୍ରିମ ଓ ପ୍ରତିପୂରଣ) ଖୋଲନ୍ତୁ। ଏକ ରେକର୍ଡ ଖୋଲି ଏହାକୁ Approve (ଅନୁମୋଦନ) କିମ୍ବା Reject (ପ୍ରତ୍ୟାଖ୍ୟାନ) କରନ୍ତୁ, ତା'ପରେ ଦେୟ ହୋଇଗଲେ Settle Request (ଅନୁରୋଧ ସେଟଲ୍ କରନ୍ତୁ)। PDF ଭାବେ ଡାଉନଲୋଡ୍ କରିହେବା ପ୍ରତିପୂରଣ ସ୍ଲିପ୍ ପାଇଁ Generate Slip (ସ୍ଲିପ୍ ଜେନେରେଟ୍ କରନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ସାପ୍ତାହିକ ଦରମା ପ୍ରକ୍ରିୟା
ସାପ୍ତାହିକ ଦରମା ପାଉଥିବା କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ପାଇଁ, ଦରମା ସଂରଚନାରେ ସେମାନଙ୍କ Payroll Cycle କୁ Weekly Cycle ରେ ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ। କେବଳ ଏହି କର୍ମଚାରୀମାନେ ଏଠାରେ ଦେଖାଯାଆନ୍ତି।
- Payroll → Weekly Pay Process (ସାପ୍ତାହିକ ଦରମା ପ୍ରକ୍ରିୟା) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- ସପ୍ତାହ ବାଛନ୍ତୁ।
- ଜଣେ କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ପାଇଁ Generate Weekly (ସାପ୍ତାହିକ ଜେନେରେଟ୍), କିମ୍ବା ପୂରା ବିଭାଗ ପାଇଁ Bulk Department (ବଲ୍କ ବିଭାଗ) → Run Bulk Process (ବଲ୍କ ପ୍ରକ୍ରିୟା ଚଲାନ୍ତୁ) କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
- PDF ଡାଉନଲୋଡ୍ କରିବା, Print (ପ୍ରିଣ୍ଟ) କରିବା କିମ୍ବା କର୍ମଚାରୀଙ୍କୁ Send Email (ଇମେଲ୍ ପଠାନ୍ତୁ) ପାଇଁ ଏକ Weekly Payslip (ସାପ୍ତାହିକ ପେସ୍ଲିପ୍) ଖୋଲନ୍ତୁ।
- ଦେୟ ହୋଇଥିବା ଧାଡ଼ି ଟିକ୍ କରି Settle Selected କ୍ଲିକ୍ କରନ୍ତୁ।
ଏବେ ବି ଅସୁବିଧା ହେଉଛି? ଆପ୍ ଭିତରେ Help & Support ରୁ ଏକ ଟିକେଟ୍ ଦିଅନ୍ତୁ, କିମ୍ବା staffkhata.com/contact ରେ ଆମ ସହ ଯୋଗାଯୋଗ କରନ୍ତୁ।