ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ
ਪਲਾਨ: ਸਾਰੇ ਪਲਾਨ
ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ ਤੈਅ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ Staff Khata ਹਰ ਪੰਚ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਲੈਂਦਾ ਹੈ: ਓਵਰਟਾਈਮ ਕੀ ਗਿਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਦਾ ਕਿੰਨਾ ਨੁਕਸਾਨ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਟਾਫ਼ ਕਿੱਥੋਂ ਪੰਚ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਤੈਅ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਕਦੋਂ ਲੇਟ ਹੈ, ਅੱਧੇ ਦਿਨ 'ਤੇ ਹੈ ਜਾਂ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਹੈ।
ਆਪਣੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ ਸੈੱਟ ਕਰੋ
- Organization (ਸੰਸਥਾ) → Company (ਕੰਪਨੀ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਫਿਰ Attendance Rules (ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ) ਟੈਬ ਖੋਲ੍ਹੋ।
- ਜੋ ਨਿਯਮ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਉਹ ਚਾਲੂ ਕਰੋ (ਹੇਠਾਂ ਟੇਬਲ ਦੇਖੋ)।
- Absent Day Deduction Penalty (ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਕਟੌਤੀ ਜੁਰਮਾਨਾ) ਵਿੱਚ ਭਰੋ ਕਿ ਹਰ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਨ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਲਈ ਕਿੰਨੇ ਦਿਨਾਂ ਦੀ ਤਨਖਾਹ ਕੱਟੀ ਜਾਵੇ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ 1 ਚੁਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
| ਸੈਟਿੰਗ | ਇਹ ਕੀ ਕਰਦੀ ਹੈ |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (ਆਟੋ ਪੰਚ-ਆਊਟ ਚਾਲੂ ਕਰੋ) | ਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪੰਚ-ਆਊਟ ਕਰਨਾ ਭੁੱਲ ਜਾਣ ਤਾਂ ਰਾਤ 11:59 PM 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਪੰਚ-ਆਊਟ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। |
| Enable Overtime Tracking (ਓਵਰਟਾਈਮ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਚਾਲੂ ਕਰੋ) | ਸ਼ਿਫ਼ਟ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੰਮ ਕੀਤੇ ਘੰਟੇ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਤਨਖਾਹ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਸਕੇ। ਓਵਰਟਾਈਮ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਸ਼ਿਫ਼ਟਾਂ, ਰੋਸਟਰ ਅਤੇ ਓਵਰਟਾਈਮ ਵਿੱਚ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। |
| Enable Live Attendance Notifications (ਲਾਈਵ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਚਾਲੂ ਕਰੋ) | ਐਡਮਿਨ ਅਤੇ HR ਡੈਸ਼ਬੋਰਡਾਂ 'ਤੇ ਹਰ ਪੰਚ-ਇਨ ਅਤੇ ਪੰਚ-ਆਊਟ ਨੂੰ ਆਵਾਜ਼ ਸਮੇਤ ਪੌਪ-ਅੱਪ ਵਜੋਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ। |
| Start Journey on Punch-In (ਪੰਚ-ਇਨ 'ਤੇ ਯਾਤਰਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ) | ਸਿਰਫ਼ Journey Tracker ਐਡ-ਆਨ ਲਈ। Journey Tracker ਦੇਖੋ। |
| Absent Day Deduction Penalty (ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਕਟੌਤੀ ਜੁਰਮਾਨਾ) | ਹਰ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਨ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਲਈ ਕੱਟੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਦਿਨ, 0 ਤੋਂ 30 ਤੱਕ। |
ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਚਾਲੂ ਕਰੋ
ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ 'ਤੇ ਤਦ ਤੱਕ ਪੰਚ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦੀ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਉਹ ਕੰਮ ਵਾਲੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਨਾ ਹੋਣ।
- ਉਸੇ ਟੈਬ 'ਤੇ, Geo-Fencing Parameters (ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਮਾਪਦੰਡ) ਤੱਕ ਸਕ੍ਰੋਲ ਕਰੋ।
- Enable Geo-Fencing (ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਚਾਲੂ ਕਰੋ) ਚਾਲੂ ਕਰੋ।
- ਚੁਣੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ:
- Branch-wise Rule (ਬ੍ਰਾਂਚ ਅਨੁਸਾਰ ਨਿਯਮ): ਹਰ ਬ੍ਰਾਂਚ ਆਪਣੀ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਘੇਰਾ ਵਰਤਦੀ ਹੈ। Apply to Branches (ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰੋ) ਵਿੱਚ ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਚੁਣੋ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਥਾਵਾਂ ਹਨ ਤਾਂ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਚੋਣ ਹੈ।
- Apply All Employees (ਸਾਰੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰੋ): ਸਾਰਿਆਂ ਲਈ ਇੱਕ ਲੋਕੇਸ਼ਨ। Geo Fence Radius (Metres) (ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸ ਘੇਰਾ, ਮੀਟਰ) ਭਰੋ ਅਤੇ ਥਾਂ ਚੁਣਨ ਲਈ Set Map Location Coordinates (ਨਕਸ਼ੇ 'ਤੇ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਸੈੱਟ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਨੋਟ: Branch-wise Rule (ਬ੍ਰਾਂਚ ਅਨੁਸਾਰ ਨਿਯਮ) ਲਈ, ਪਹਿਲਾਂ Organization (ਸੰਸਥਾ) → Branch (ਬ੍ਰਾਂਚ) ਹੇਠਾਂ ਹਰ ਬ੍ਰਾਂਚ ਦਾ ਪਿੰਨ ਅਤੇ ਘੇਰਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਦੇਖੋ।
ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ ਉਸਦੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ ਵਿੱਚ, Attendance & devices (ਹਾਜ਼ਰੀ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸਾਂ) ਕਦਮ 'ਤੇ, ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਬੰਦ ਵੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਆਪਣੇ WhatsApp ਸਾਰ ਚੁਣੋ
Notifications (ਸੂਚਨਾਵਾਂ) ਟੈਬ ਤੋਂ ਤੁਸੀਂ WhatsApp 'ਤੇ Daily Attendance Summary (ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸਾਰ), Monthly Attendance Summary (ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸਾਰ) ਅਤੇ Device Health Alerts (ਡਿਵਾਈਸ ਸਿਹਤ ਅਲਰਟ) ਚਾਲੂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। WhatsApp ਅਤੇ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਦੇਖੋ।
ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਬਣਾਓ
ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਤੁਹਾਡੇ ਗ੍ਰੇਸ ਪੀਰੀਅਡ ਸੈੱਟ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਵੀ ਕਿ ਛੋਟਾ ਦਿਨ ਕਦੋਂ ਅੱਧਾ ਦਿਨ ਜਾਂ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਬਣਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਪਹਿਲੀ ਨੀਤੀ ਸਾਰਿਆਂ ਲਈ ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
- Organization (ਸੰਸਥਾ) → Office Time Policy (ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- Create First Policy (ਪਹਿਲੀ ਨੀਤੀ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ (ਜਾਂ ਜੇ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਇੱਕ ਹੈ ਤਾਂ Add New Policy (ਨਵੀਂ ਨੀਤੀ ਜੋੜੋ))।
- Policy Name (ਨੀਤੀ ਦਾ ਨਾਮ) ਭਰੋ, ਜਿਵੇਂ "Standard Office Policy"। ਜੇ ਇਹ ਨੀਤੀ ਉਹਨਾਂ ਸਾਰਿਆਂ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੋਣੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਆਪਣੀ ਨੀਤੀ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ Default (ਡਿਫ਼ੌਲਟ) ਚਾਲੂ ਰਹਿਣ ਦਿਓ।
- Grace periods & working hours (ਗ੍ਰੇਸ ਪੀਰੀਅਡ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਘੰਟੇ) ਹੇਠਾਂ, ਸਮਾਂ ਘੰਟਿਆਂ ਅਤੇ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸੈੱਟ ਕਰੋ:
| ਸੈਟਿੰਗ | ਇਹ ਕੀ ਕਰਦੀ ਹੈ |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (ਮਨਜ਼ੂਰ ਲੇਟ ਆਮਦ) | ਸਟਾਫ਼ ਲੇਟ ਮਾਰਕ ਹੋਏ ਬਿਨਾਂ ਕਿੰਨਾ ਦੇਰ ਨਾਲ ਆ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ 15 ਮਿੰਟ। |
| Permitted Early Departure (ਮਨਜ਼ੂਰ ਜਲਦੀ ਰਵਾਨਗੀ) | ਸਟਾਫ਼ ਜਲਦੀ ਜਾਣ ਦਾ ਮਾਰਕ ਹੋਏ ਬਿਨਾਂ ਕਿੰਨਾ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ 10 ਮਿੰਟ। |
| Half-day threshold (ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਦੀ ਹੱਦ) | ਇਹਨਾਂ ਕੰਮ ਦੇ ਘੰਟਿਆਂ ਤੋਂ ਘੱਟ ਹੋਣ 'ਤੇ ਦਿਨ ਅੱਧਾ ਦਿਨ ਗਿਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ 7 ਘੰਟੇ)। |
| Absent threshold (ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਹੱਦ) | ਇਹਨਾਂ ਕੰਮ ਦੇ ਘੰਟਿਆਂ ਤੋਂ ਘੱਟ ਹੋਣ 'ਤੇ ਦਿਨ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਮਾਰਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ 4 ਘੰਟੇ)। ਇਸਨੂੰ ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਦੀ ਹੱਦ ਤੋਂ ਘੱਟ ਰੱਖੋ। |
ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਲੇਟ ਕਟੌਤੀਆਂ
ਵਾਰ-ਵਾਰ ਲੇਟ ਆਉਣ ਨੂੰ ਕਟੌਤੀ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਵਰਤੋ।
- Monthly late deductions (ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਲੇਟ ਕਟੌਤੀਆਂ) ਚਾਲੂ ਕਰੋ।
- Deduction source (ਕਟੌਤੀ ਦਾ ਸਰੋਤ) ਚੁਣੋ: Attendance (ਹਾਜ਼ਰੀ, ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੇ ਦਿਨ ਕੱਟਦਾ ਹੈ) ਜਾਂ Leave Balance (CL) (ਛੁੱਟੀ ਬੈਲੈਂਸ, ਕੈਜ਼ੂਅਲ ਛੁੱਟੀ ਕੱਟਦਾ ਹੈ)।
- Monthly late count (ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਲੇਟ ਗਿਣਤੀ) ਅਤੇ Cut Days (ਕੱਟੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਦਿਨ) ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਜਿਵੇਂ, 3 ਅਤੇ 1 ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਹਰ 3 ਵਾਰ ਲੇਟ ਆਉਣ 'ਤੇ ਇੱਕ ਦਿਨ ਕੱਟਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਬਹੁਤ ਲੇਟ ਅਤੇ ਜਲਦੀ ਜਾਣ ਦੇ ਨਿਯਮ
Late arrival rules (ਲੇਟ ਆਮਦ ਨਿਯਮ) ਹੇਠਾਂ, Add rule (ਨਿਯਮ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, Duration (ਮਿਆਦ) ਭਰੋ ਅਤੇ Cut Days (ਕੱਟੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਦਿਨ) ਚੁਣੋ। ਜਿਵੇਂ, 1 ਘੰਟੇ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲੇਟ ਹੋਣ 'ਤੇ 0.5 (Half Day) (ਅੱਧਾ ਦਿਨ) ਕੱਟਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ 4 ਨਿਯਮ ਤੱਕ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ। Early departure rules (ਜਲਦੀ ਰਵਾਨਗੀ ਨਿਯਮ) ਜਲਦੀ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਟਾਫ਼ ਲਈ ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਨਿਯਮ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਛੁੱਟੀ ਵਾਲੇ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਵੀ ਗਿਣੇ ਜਾਣੇ ਹਨ ਤਾਂ Apply on weekly offs (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਛੁੱਟੀਆਂ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰੋ) ਚਾਲੂ ਕਰੋ।
- Create Policy (ਨੀਤੀ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਨੀਤੀ ਆਪਣੇ ਲੇਟ, ਜਲਦੀ, ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਅਤੇ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਦੇ ਸਮਿਆਂ ਸਮੇਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਦਿਖਦੀ ਹੈ। ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਨੀਤੀ ਬਦਲਣ ਲਈ, ਕਿਸੇ ਨੀਤੀ ਦੀ ਕਤਾਰ ਦਾ ਮੀਨੂ (⋯) ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ Make Default (ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਸੁਝਾਅ: ਕੁਝ ਸਟਾਫ਼ ਲਈ ਵੱਖਰੇ ਸਮੇਂ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਫ਼ੈਕਟਰੀ ਫ਼ਲੋਰ? ਦੂਜੀ ਨੀਤੀ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦੇ ਜਾਂ ਸੋਧਦੇ ਸਮੇਂ Office Time Policy (ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ) ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ ਉਸਨੂੰ ਚੁਣੋ।
ਅੱਗੇ, ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ।
ਅਜੇ ਵੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ? ਐਪ ਦੇ ਅੰਦਰ Help & Support (ਮਦਦ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ) ਤੋਂ ਟਿਕਟ ਬਣਾਓ, ਜਾਂ staffkhata.com/contact 'ਤੇ ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ।