ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ, ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਅਤੇ ਵਿਭਾਗ ਸੈੱਟ ਕਰੋ

ਸਟਾਫ਼ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, Staff Khata ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਬਾਰੇ ਦੱਸੋ। ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਡ ਫ਼ਾਰਮੈਟ, ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਅਤੇ ਵਿਭਾਗ ਹਰ ਰਿਪੋਰਟ, ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪ ਅਤੇ ਪੰਚ ਵਿੱਚ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।

ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ ਭਰੋ

ਤੁਹਾਡਾ ਲੋਗੋ, ਨਾਮ ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਨੰਬਰ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਤੇ ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ 'ਤੇ ਛਪਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ।

1. Organization (ਸੰਸਥਾ) → Company (ਕੰਪਨੀ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। Company Settings (ਕੰਪਨੀ ਸੈਟਿੰਗਾਂ) ਪੰਨਾ Company Profile (ਕੰਪਨੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ) ਟੈਬ 'ਤੇ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਹੈ।
2. ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਪਰ, Organization Info (ਸੰਸਥਾ ਜਾਣਕਾਰੀ) ਤੁਹਾਡਾ Corporate ID (ਕਾਰਪੋਰੇਟ ID) ਅਤੇ Workspace URL (ਵਰਕਸਪੇਸ URL) ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਸਕਦੇ।
3. Company Logo (ਕੰਪਨੀ ਲੋਗੋ) ਹੇਠਾਂ, Upload Logo (ਲੋਗੋ ਅੱਪਲੋਡ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ 2 MB ਤੋਂ ਛੋਟੀ ਇੱਕ ਵਰਗਾਕਾਰ PNG, JPG ਜਾਂ GIF ਚੁਣੋ (200 × 200 px ਵਧੀਆ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ)।
4. Company Name (ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਨਾਮ) ਜਾਂਚੋ, ਫਿਰ ਆਪਣਾ Official Tax / Registration No. (ਸਰਕਾਰੀ ਟੈਕਸ / ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ) ਭਰੋ, ਜਿਵੇਂ ਤੁਹਾਡਾ GST ਨੰਬਰ।
5. ਆਪਣੀ Company Website (ਕੰਪਨੀ ਵੈੱਬਸਾਈਟ) ਜੋੜੋ। ਇਸਨੂੰ https:// ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।
6. Company Address (ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਪਤਾ) ਤੱਕ ਸਕ੍ਰੋਲ ਕਰੋ। ਗਲੀ, ਸ਼ਹਿਰ, ਰਾਜ ਅਤੇ ਪਿੰਨ ਕੋਡ ਆਪੋ-ਆਪਣੇ ਖਾਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਭਰੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਸਹੀ ਛਪਣ।
7. Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

ਆਪਣਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਡ ਫ਼ਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ

Staff Khata ਹਰ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਇੱਕ ਕੋਡ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਫ਼ਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ ਜੋ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਪੜ੍ਹਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ।

1. Company Settings (ਕੰਪਨੀ ਸੈਟਿੰਗਾਂ) ਵਿੱਚ, Employee codes (ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਡ) ਟੈਬ ਖੋਲ੍ਹੋ।
2. ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਖਾਨੇ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਟਾਈਪ ਕਰਦਿਆਂ Live Generated Code Preview (ਲਾਈਵ ਕੋਡ ਝਲਕ) ਡੱਬਾ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
3. Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

ਸਥਾਨਕ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਜਾਂਚੋ

Localization (ਸਥਾਨਕੀਕਰਨ) ਟੈਬ ਖੋਲ੍ਹੋ। Currency Standard (ਮੁਦਰਾ), Timezone (ਸਮਾਂ ਖੇਤਰ), Date Display Format (ਤਾਰੀਖ਼ ਫ਼ਾਰਮੈਟ) ਅਤੇ Interface Language (ਇੰਟਰਫ਼ੇਸ ਭਾਸ਼ਾ) ਸਾਈਨ ਅੱਪ ਵੇਲੇ ਭਾਰਤ ਲਈ ਸੈੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਤਾਂ ਬਦਲੋ ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਕਾਰੋਬਾਰ ਵੱਖਰੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

Payroll & Tax ਟੈਬ

Payroll & Tax (ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਟੈਕਸ) ਟੈਬ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡਾ ਤਨਖਾਹ ਚੱਕਰ (ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਅੰਤ ਦਾ ਦਿਨ), PF, ESI ਅਤੇ ਗ੍ਰੈਚੁਟੀ ਸੈਟਿੰਗਾਂ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡਾ ਵਿੱਤੀ ਸਾਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਵੇਤਨ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ।

ਆਪਣੀਆਂ ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਜੋੜੋ

ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਦਫ਼ਤਰ ਜਾਂ ਫ਼ੈਕਟਰੀ ਦੀਆਂ ਥਾਵਾਂ ਹਨ। ਹਰ ਬ੍ਰਾਂਚ ਦਾ ਆਪਣਾ ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਸਟਾਫ਼ ਸਿਰਫ਼ ਆਪਣੀ ਕੰਮ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਦੇ ਨੇੜੇ ਹੀ ਪੰਚ ਕਰ ਸਕੇ।

1. Organization (ਸੰਸਥਾ) → Branch (ਬ੍ਰਾਂਚ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ Main Branch (ਮੁੱਖ ਬ੍ਰਾਂਚ) ਹੈ।
2. ਕਤਾਰ ਦਾ ਮੀਨੂ (⋯) ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ Edit (ਸੋਧੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
3. ਸਾਫ਼ Branch name (ਬ੍ਰਾਂਚ ਦਾ ਨਾਮ), ਛੋਟਾ Code (ਕੋਡ, ਜਿਵੇਂ NOI-HQ) ਅਤੇ Address (ਪਤਾ) ਭਰੋ।
4. ਜੇ ਨਵਾਂ ਸਟਾਫ਼ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਥੇ ਜੋੜਿਆ ਜਾਣਾ ਹੈ ਤਾਂ Primary branch (ਮੁੱਖ ਬ੍ਰਾਂਚ) ਚਾਲੂ ਕਰੋ।
5. Geo-fencing (ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ) ਚਾਲੂ ਕਰੋ। ਫਿਰ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਸੈੱਟ ਕਰੋ: Locate me (ਮੇਰੀ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਲੱਭੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, Latitude (ਅਕਸ਼ਾਂਸ਼) ਅਤੇ Longitude (ਦੇਸ਼ਾਂਤਰ) ਟਾਈਪ ਕਰੋ, ਜਾਂ ਪਿੰਨ ਲਗਾਉਣ ਲਈ ਨਕਸ਼ੇ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
6. Radius (m) (ਘੇਰਾ, ਮੀਟਰ) ਭਰੋ: ਪਿੰਨ ਤੋਂ ਕਿੰਨੀ ਦੂਰ ਤੱਕ ਸਟਾਫ਼ ਪੰਚ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
7. Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

ਹੋਰ ਥਾਂ ਜੋੜਨ ਲਈ, Add branch (ਬ੍ਰਾਂਚ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਉਹੀ ਖਾਨੇ ਭਰੋ ਅਤੇ Add branch 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

ਸਾਰੀਆਂ ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ ਆਪਣੇ ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸ ਘੇਰੇ ਸਮੇਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਦਿਖਦੀਆਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਬ੍ਰਾਂਚ ਜਾਂ ਸਾਰੀਆਂ ਇਕੱਠੀਆਂ ਦੇਖਣ ਲਈ ਉੱਪਰਲੀ ਪੱਟੀ ਵਿੱਚ ਬ੍ਰਾਂਚ ਬਦਲਣ ਵਾਲਾ ਬਟਨ (All Branches, ਸਾਰੀਆਂ ਬ੍ਰਾਂਚਾਂ) ਵਰਤੋ।

ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਕੰਪਨੀ ਲਈ ਵੀ ਚਾਲੂ ਕਰਨੀ ਪੈਂਦੀ ਹੈ। ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਦੇਖੋ।

ਵਿਭਾਗ ਅਤੇ ਅਹੁਦੇ ਜੋੜੋ

ਵਿਭਾਗ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਹਨ। ਅਹੁਦੇ ਹਰ ਟੀਮ ਦੇ ਅੰਦਰਲੇ ਕੰਮ ਦੇ ਨਾਮ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਹ ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲਾਂ 'ਤੇ ਦਿਖਦੇ ਹਨ।

1. Organization (ਸੰਸਥਾ) → Department (ਵਿਭਾਗ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਦੋ ਵਿਭਾਗ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਬਣੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
2. ਕਿਸੇ ਵਿਭਾਗ ਵਿੱਚ ਅਹੁਦੇ ਜੋੜਨ ਲਈ, ਉਸਦੀ ਕਤਾਰ ਦਾ ਮੀਨੂ (⋯) ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ Edit (ਸੋਧੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। Designations (ਅਹੁਦੇ) ਹੇਠਾਂ, ਇੱਕ ਅਹੁਦਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ, ਅਗਲੇ ਲਈ Add designation (ਅਹੁਦਾ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਫਿਰ Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
3. ਨਵੀਂ ਟੀਮ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, Add department (ਵਿਭਾਗ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, Department name (ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਨਾਮ) ਭਰੋ, ਇਸਦੇ ਅਹੁਦੇ ਜੋੜੋ ਅਤੇ ਸੇਵ ਕਰੋ।
4. ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਹਰ ਅਹੁਦਾ ਅਤੇ ਉਹ ਕਿਸ ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਹੈ, ਦੇਖਣ ਲਈ ਟੇਬਲ ਨੂੰ Departments (ਵਿਭਾਗ) ਤੋਂ Designations (ਅਹੁਦੇ) 'ਤੇ ਬਦਲੋ।

ਅੱਗੇ, ਆਪਣੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ।