ਤਨਖਾਹ, ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ ਅਤੇ ਐਡਵਾਂਸ
ਪਲਾਨ: ਤਨਖਾਹ ਵਾਲੇ ਪਲਾਨ
Staff Khata ਹਰ ਤਨਖਾਹ ਹਾਜ਼ਰੀ, ਛੁੱਟੀ, ਤਿਉਹਾਰੀ ਛੁੱਟੀਆਂ ਅਤੇ ਲੇਟ ਮਾਰਕਾਂ ਤੋਂ ਗਿਣਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਕੁਝ ਕਲਿੱਕਾਂ ਵਿੱਚ ਤਨਖਾਹ ਚਲਾਓ।
ਪਲਾਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਤਨਖਾਹ ਲਈ ਅਜਿਹਾ ਭੁਗਤਾਨ ਵਾਲਾ ਪਲਾਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਤਨਖਾਹ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇ। ਜੇ Payroll (ਤਨਖਾਹ) ਮੀਨੂ ਬੰਦ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੌਜੂਦਾ ਪਲਾਨਾਂ ਲਈ Billing & Plan (ਬਿਲਿੰਗ ਅਤੇ ਪਲਾਨ) ਦੇਖੋ।
ਤਨਖਾਹ ਚੱਕਰ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਕਟੌਤੀਆਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ
ਇਹ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਹਰ ਤਨਖਾਹ ਰਨ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
- Organization (ਸੰਸਥਾ) → Company (ਕੰਪਨੀ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਫਿਰ Payroll & Tax (ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਟੈਕਸ) ਟੈਬ ਖੋਲ੍ਹੋ।
- Salary Cycle Period (ਤਨਖਾਹ ਚੱਕਰ ਦੀ ਮਿਆਦ) ਹੇਠਾਂ, Period Start Day (ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਦਿਨ) ਅਤੇ Period End Day (ਅੰਤਿਮ ਦਿਨ) ਸੈੱਟ ਕਰੋ। "ਮਹੀਨੇ ਦਾ ਆਖ਼ਰੀ ਦਿਨ" ਲਈ ਅੰਤਿਮ ਦਿਨ ਵਿੱਚ 0 ਭਰੋ।
- Statutory Deductions & Contributions (ਕਾਨੂੰਨੀ ਕਟੌਤੀਆਂ ਅਤੇ ਯੋਗਦਾਨ) ਹੇਠਾਂ, ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੈ ਉਹ ਚਾਲੂ ਕਰੋ।
- Save Changes (ਬਦਲਾਅ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
| ਸੈਟਿੰਗ | ਇਹ ਕੀ ਕਰਦੀ ਹੈ |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਾਜ ਬੀਮਾ) | ਯੋਗ ਤਨਖਾਹਾਂ ਲਈ ESI ਯੋਗਦਾਨ ਜੋੜਦਾ ਹੈ। ਦਰ ESI Contribution % (ESI ਯੋਗਦਾਨ %) ਵਿੱਚ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। |
| PF (Provident Fund) (ਪ੍ਰੋਵੀਡੈਂਟ ਫ਼ੰਡ) | EPF ਕਟੌਤੀਆਂ ਅਤੇ ਮਾਲਕ ਦਾ ਬਰਾਬਰ ਯੋਗਦਾਨ ਜੋੜਦਾ ਹੈ। ਦਰ PF Contribution % (PF ਯੋਗਦਾਨ %) ਵਿੱਚ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ 12। |
| Gratuity Liability (ਗ੍ਰੈਚੁਟੀ ਦੇਣਦਾਰੀ) | ਸਾਲਾਨਾ ਗ੍ਰੈਚੁਟੀ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। |
| Financial Year Start / End (ਵਿੱਤੀ ਸਾਲ ਸ਼ੁਰੂ / ਅੰਤ) | ਵਿੱਤੀ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਣ ਵਾਲਾ ਸਾਲ। |
ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਦਿਓ
ਤਨਖਾਹ ਚੱਲਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਹੋਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
- Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Salary Management (ਤਨਖਾਹ ਪ੍ਰਬੰਧਨ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਹਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਚੱਕਰ, ਕਮਾਈ, ਕਟੌਤੀਆਂ, ਸ਼ੁੱਧ ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਸਾਲਾਨਾ CTC ਸਮੇਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਹੈ।
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਤਾਰ 'ਤੇ ਸੋਧ ਆਈਕਨ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਨਵੇਂ ਲਈ Assign Salary Structure (ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਦਿਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- Payroll Cycle (ਤਨਖਾਹ ਚੱਕਰ: Monthly Cycle (ਮਹੀਨਾਵਾਰ) ਜਾਂ Weekly Cycle (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ)) ਅਤੇ Salary Type (ਤਨਖਾਹ ਦੀ ਕਿਸਮ: Fixed (ਨਿਸ਼ਚਿਤ), Variable (ਬਦਲਵੀਂ) ਜਾਂ Commission Based (ਕਮਿਸ਼ਨ ਆਧਾਰਿਤ)) ਚੁਣੋ।
- Earnings (ਕਮਾਈ) ਭਰੋ: ਮੂਲ ਤਨਖਾਹ, HRA, ਆਵਾਜਾਈ ਭੱਤਾ, ਮੈਡੀਕਲ ਭੱਤਾ ਅਤੇ ਹੋਰ ਭੱਤਾ।
- Deductions (ਕਟੌਤੀਆਂ) ਭਰੋ, ਜਿਵੇਂ PF, ESI ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਫ਼ੈਸ਼ਨਲ ਟੈਕਸ। ESI ਇਕੱਠਾ ਜਾਂ ਵੱਖਰਾ ਦਿਖਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਆਪਣਾ ਸਾਲਾਨਾ ਕੰਪਨੀ ਖਰਚਾ (CTC) ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ Show CTC in Payslip (ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪ ਵਿੱਚ CTC ਦਿਖਾਓ) ਟਿੱਕ ਕਰੋ।
- Save Salary Structure (ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਸੇਵ ਕਰੋ) (ਜਾਂ Update Salary Structure, ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਟਾਈਪ ਕਰਦਿਆਂ, ਹੇਠਾਂ ਕੁੱਲ ਜੋੜ Total Earnings (ਕੁੱਲ ਕਮਾਈ), Total Deductions (ਕੁੱਲ ਕਟੌਤੀਆਂ), Net Take-Home (ਹੱਥ ਵਿੱਚ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਤਨਖਾਹ) ਅਤੇ Annual CTC (ਸਾਲਾਨਾ CTC) ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਸੁਝਾਅ: ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਫ਼ਾਰਮ Organization (ਸੰਸਥਾ) → Employee List (ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੂਚੀ) ਤੋਂ ਵੀ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਤਾਰ ਦਾ ਮੀਨੂ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ Assign / View Salary (ਤਨਖਾਹ ਦਿਓ / ਦੇਖੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਤਨਖਾਹ ਚਲਾਓ
- Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Run Payroll (ਤਨਖਾਹ ਚਲਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਟੇਬਲ ਦੇ ਉੱਪਰੋਂ ਮਹੀਨਾ ਅਤੇ ਸਾਲ ਚੁਣੋ।
- Bulk Generate (ਥੋਕ ਵਿੱਚ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, Department (ਵਿਭਾਗ) ਚੁਣੋ, ਮਹੀਨਾ ਅਤੇ ਸਾਲ ਜਾਂਚੋ, ਅਤੇ Generate Bulk Payroll (ਥੋਕ ਤਨਖਾਹ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਹਰ ਵਿਭਾਗ ਲਈ ਦੁਹਰਾਓ।
ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਲਈ, Add Payroll (ਤਨਖਾਹ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਚੁਣੋ।
ਹਰ ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਕੰਮ ਦੇ ਦਿਨ, ਬਿਨਾਂ ਤਨਖਾਹ ਵਾਲੇ (LOP) ਦਿਨ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਛੁੱਟੀਆਂ, ਤਿਉਹਾਰੀ ਛੁੱਟੀਆਂ ਅਤੇ ਤਨਖਾਹ ਸਮੇਤ ਛੁੱਟੀ ਦੇਖਣ ਲਈ More Columns (ਹੋਰ ਕਾਲਮ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਸੁਧਾਰੋ ਅਤੇ ਨਿਪਟਾਓ
- ਕੋਈ ਅੰਕੜਾ ਬਦਲਣ ਲਈ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਤਨਖਾਹ ਕਤਾਰ ਸੋਧੋ। Edit Monthly Payroll (ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਤਨਖਾਹ ਸੋਧੋ) ਵਿੱਚ, ਇਸਨੂੰ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰੱਖਣ ਲਈ Save Draft (ਡਰਾਫ਼ਟ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ, ਜਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਜਾਣ 'ਤੇ Settle & Save (ਨਿਪਟਾਓ ਅਤੇ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਕਈ ਤਨਖਾਹਾਂ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋਇਆ ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਲਈ, ਕਤਾਰਾਂ ਟਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Settle Selected (ਚੁਣੇ ਹੋਏ ਨਿਪਟਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਮਹੀਨੇ ਨੂੰ Excel ਜਾਂ PDF ਵਜੋਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਨ ਲਈ Export (ਐਕਸਪੋਰਟ) ਵਰਤੋ।
ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ ਦੇਖੋ ਅਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ
ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਤਾਰ 'ਤੇ Payslip (ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪ ਤੁਹਾਡਾ ਲੋਗੋ, ਹਾਜ਼ਰੀ ਸਾਰ, ਕਮਾਈ, ਕਟੌਤੀਆਂ, ਕੋਈ ਵੀ ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ, ਅਤੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ੁੱਧ ਤਨਖਾਹ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇਹ ਵੀ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਹੋਈ: ਲੇਟ ਮਾਰਕ, ਜਲਦੀ ਜਾਣਾ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਨੀਤੀ ਕਟੌਤੀ।
ਇਸਨੂੰ ਸੇਵ ਕਰਨ ਲਈ Download PDF (PDF ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ) 'ਤੇ, ਜਾਂ Print (ਪ੍ਰਿੰਟ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। CTC ਦਿਖੇ ਜਾਂ ਨਾ, ਇਹ ਚੁਣਨ ਲਈ Show Annual CTC (ਸਾਲਾਨਾ CTC ਦਿਖਾਓ) / Hide Annual CTC (ਸਾਲਾਨਾ CTC ਲੁਕਾਓ) ਵਰਤੋ।
ਲੌਗਇਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੀਆਂ ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ My Payslips (ਮੇਰੀਆਂ ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪਾਂ) ਹੇਠਾਂ ਦੇਖਦੇ ਹਨ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੈਲਫ਼-ਸਰਵਿਸ ਦੇਖੋ।
ਐਡਵਾਂਸ ਅਤੇ ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ
ਤਨਖਾਹ ਐਡਵਾਂਸ ਦਰਜ ਕਰੋ
- Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Add Advance (ਐਡਵਾਂਸ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ) ਚੁਣੋ, Amount (ਰਕਮ) ਅਤੇ Reason / Description (ਕਾਰਨ / ਵੇਰਵਾ) ਭਰੋ, ਅਤੇ Month (ਮਹੀਨਾ) ਤੇ Year (ਸਾਲ) ਚੁਣੋ।
- Save Advance (ਐਡਵਾਂਸ ਸੇਵ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ ਦਰਜ ਕਰੋ
- Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Add Reimbursement (ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਚੁਣੋ, ਰਕਮ, ਕਾਰਨ, ਮਹੀਨਾ ਅਤੇ ਸਾਲ ਭਰੋ।
- Supporting Document / Bill (ਸਹਾਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ / ਬਿੱਲ) ਹੇਠਾਂ ਬਿੱਲ ਲਗਾਓ (PDF, JPG, PNG ਜਾਂ DOC, 2 MB ਤੱਕ)। ਬਿੱਲ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
- Submit Claim (ਦਾਅਵਾ ਭੇਜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੋ, ਨਿਪਟਾਓ ਅਤੇ ਸਲਿੱਪ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ
ਹਰ ਐਡਵਾਂਸ ਅਤੇ ਦਾਅਵਾ ਦੇਖਣ ਲਈ Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Advances & Reimbursements (ਐਡਵਾਂਸ ਅਤੇ ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ) ਖੋਲ੍ਹੋ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਵੱਲੋਂ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਤੋਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਕੋਈ ਰਿਕਾਰਡ ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਉਸਨੂੰ Approve (ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੋ) ਜਾਂ Reject (ਰੱਦ ਕਰੋ) ਕਰੋ, ਫਿਰ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋਣ 'ਤੇ Settle Request (ਬੇਨਤੀ ਨਿਪਟਾਓ)। PDF ਵਜੋਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਖਰਚਾ ਵਾਪਸੀ ਸਲਿੱਪ ਲਈ Generate Slip (ਸਲਿੱਪ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਤਨਖਾਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ
ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਤਨਖਾਹ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਸਟਾਫ਼ ਲਈ, ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਦਾ Payroll Cycle (ਤਨਖਾਹ ਚੱਕਰ) Weekly Cycle (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਚੱਕਰ) 'ਤੇ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਸਿਰਫ਼ ਇਹੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇੱਥੇ ਦਿਖਦੇ ਹਨ।
- Payroll (ਤਨਖਾਹ) → Weekly Pay Process (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਤਨਖਾਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਹਫ਼ਤਾ ਚੁਣੋ।
- ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ Generate Weekly (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਬਣਾਓ) 'ਤੇ, ਜਾਂ ਪੂਰੇ ਵਿਭਾਗ ਲਈ Bulk Department (ਥੋਕ ਵਿਭਾਗ) → Run Bulk Process (ਥੋਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਚਲਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- PDF ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਨ, Print (ਪ੍ਰਿੰਟ) ਕਰਨ ਜਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ Send Email (ਈਮੇਲ ਭੇਜੋ) ਕਰਨ ਲਈ Weekly Payslip (ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਪੇਅ-ਸਲਿੱਪ) ਖੋਲ੍ਹੋ।
- ਭੁਗਤਾਨ ਹੋਈਆਂ ਕਤਾਰਾਂ ਟਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Settle Selected (ਚੁਣੇ ਹੋਏ ਨਿਪਟਾਓ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਅਜੇ ਵੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ? ਐਪ ਦੇ ਅੰਦਰ Help & Support (ਮਦਦ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ) ਤੋਂ ਟਿਕਟ ਬਣਾਓ, ਜਾਂ staffkhata.com/contact 'ਤੇ ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ।