ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲੋ
ਪਲਾਨ: ਸਾਰੇ ਪਲਾਨ
ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜਨ ਦੇ ਤਿੰਨ ਤਰੀਕੇ ਹਨ: Add Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) ਫ਼ਾਰਮ ਨਾਲ ਇੱਕ ਵਾਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ, Excel ਫ਼ਾਈਲ ਤੋਂ ਕਈ ਇਕੱਠੇ, ਜਾਂ ਸੱਦਾ ਭੇਜ ਕੇ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਆਪਣੇ ਵੇਰਵੇ ਖੁਦ ਭਰਨ।
ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੂਚੀ ਖੋਲ੍ਹੋ
Organization (ਸੰਸਥਾ) → Employee List (ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੂਚੀ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। Employee Directory (ਕਰਮਚਾਰੀ ਡਾਇਰੈਕਟਰੀ) ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਉਸਦੇ ਕੋਡ, ਵਿਭਾਗ, ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਸਮੇਤ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। Add Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) ਵਰਤੋ, ਜਾਂ ਬਾਕੀ ਦੋ ਤਰੀਕਿਆਂ ਲਈ ਇਸਦੇ ਨਾਲ ਵਾਲਾ ਤੀਰ (More ways to add, ਜੋੜਨ ਦੇ ਹੋਰ ਤਰੀਕੇ)।
ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ
Add employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) ਫ਼ਾਰਮ ਦੇ ਚਾਰ ਕਦਮ ਹਨ। ਤਾਰੇ ਵਾਲੇ ਖਾਨੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ; ਬਾਕੀ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਭਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਕਦਮ 1: ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ
- First Name (ਪਹਿਲਾ ਨਾਮ), Last Name (ਆਖ਼ਰੀ ਨਾਮ) ਅਤੇ Work Email (ਕੰਮ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ) ਭਰੋ।
- ਦੇਸ਼ ਕੋਡ ਸਮੇਤ Contact Number (ਸੰਪਰਕ ਨੰਬਰ) ਭਰੋ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਹ ਬਦਲਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ।
- ਪਹਿਲਾ Password (ਪਾਸਵਰਡ) ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਸਨੂੰ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- Gender (ਲਿੰਗ) ਚੁਣੋ, ਫਿਰ Next (ਅੱਗੇ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਕਦਮ 2: ਨੌਕਰੀ
- ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਫ਼ਾਰਮੈਟ ਤੋਂ ਕੋਡ ਬਣਾਉਣ ਲਈ Employee Code / ID (ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਡ / ID) ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ। ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਦੇਖੋ।
- Joining Date (ਜੁਆਇਨਿੰਗ ਤਾਰੀਖ਼) ਜਾਂਚੋ, ਫਿਰ Branch (ਬ੍ਰਾਂਚ), Department (ਵਿਭਾਗ) ਅਤੇ Designation (ਅਹੁਦਾ) ਚੁਣੋ।
- System Role (ਸਿਸਟਮ ਰੋਲ) ਚੁਣੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਟਾਫ਼ Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਉਹ ਸਿਰਫ਼ ਆਪਣਾ ਡਾਟਾ ਦੇਖਦੇ ਹਨ।
- Office Time Policy (ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮਾਂ ਨੀਤੀ) ਤੁਹਾਡੀ ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਨੀਤੀ ਵਰਤਦੀ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਹੋਰ ਨਾ ਚੁਣੋ।
- Reporting Manager (ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਮੈਨੇਜਰ), EPF number (EPF ਨੰਬਰ) ਅਤੇ ESI number (ESI ਨੰਬਰ) ਵਿਕਲਪਿਕ ਹਨ। Next (ਅੱਗੇ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਕਦਮ 3: ਬੈਂਕ ਅਤੇ ਸਿੱਖਿਆ
ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਦੋਵੇਂ ਹਿੱਸੇ ਵਿਕਲਪਿਕ ਹਨ। Next (ਅੱਗੇ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਕਦਮ 4: ਹਾਜ਼ਰੀ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸਾਂ
| ਸੈਟਿੰਗ | ਇਹ ਕੀ ਕਰਦੀ ਹੈ |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (ਹਾਜ਼ਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਬੰਦ ਕਰੋ) | ਇਸ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਹਾਜ਼ਰੀ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। |
| Enforce geo-fencing (ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸਿੰਗ ਲਾਗੂ ਕਰੋ) | ਪੰਚ ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਬ੍ਰਾਂਚ ਦੇ ਜੀਓ-ਫ਼ੈਂਸ ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੀ ਗਿਣੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। |
| Require Attendance Approval (ਹਾਜ਼ਰੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਾਜ਼ਮੀ) | ਤਨਖਾਹ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਹਾਜ਼ਰੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। |
| Devices (ਡਿਵਾਈਸਾਂ) | ਉਹ ਬਾਇਓਮੈਟ੍ਰਿਕ ਡਿਵਾਈਸਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਇਹ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪੰਚ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। |
Add employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਨਵਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਕੋਡ ਸਮੇਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਦਿਖਦਾ ਹੈ।
Excel ਤੋਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰੋ
- Add Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) ਦੇ ਨਾਲ ਵਾਲੇ ਤੀਰ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Import from Excel (Excel ਤੋਂ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰੋ) ਚੁਣੋ।
- Get the template (ਟੈਂਪਲੇਟ ਲਓ) ਹੇਠਾਂ, Excel template (Excel ਟੈਂਪਲੇਟ) (ਜਾਂ CSV template, CSV ਟੈਂਪਲੇਟ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਹਰ ਕਾਲਮ ਅਤੇ ਤਿੰਨ ਉਦਾਹਰਣ ਕਤਾਰਾਂ ਹਨ।
- ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਦੀ ਥਾਂ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਭਰੋ, ਹਰ ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ। ਸਿਰਲੇਖ ਵਾਲੀ ਕਤਾਰ ਰਹਿਣ ਦਿਓ।
- Upload your file (ਆਪਣੀ ਫ਼ਾਈਲ ਅੱਪਲੋਡ ਕਰੋ) ਹੇਠਾਂ, ਫ਼ਾਈਲ ਖਿੱਚ ਕੇ ਛੱਡੋ ਜਾਂ browse (ਬ੍ਰਾਊਜ਼) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। Excel ਜਾਂ CSV, 2 MB ਤੱਕ।
- Import employees (ਕਰਮਚਾਰੀ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕਤਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਡ ਨਹੀਂ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਡ ਫ਼ਾਰਮੈਟ ਤੋਂ ਕੋਡ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕੁਝ ਕਤਾਰਾਂ ਫ਼ੇਲ੍ਹ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ Staff Khata ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ Rows that need fixing (ਠੀਕ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਕਤਾਰਾਂ) ਹੇਠਾਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਡਾਊਨਲੋਡ ਕੀਤੀ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹੀ ਫ਼ਾਈਲ ਦੁਬਾਰਾ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰੋ।
ਸੁਝਾਅ: ਟੈਂਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਪਾਸਵਰਡ ਦਾ ਕਾਲਮ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਹਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਪਾਸਵਰਡ ਸੈੱਟ ਕਰਨ ਲਈ password ਨਾਮ ਦਾ ਕਾਲਮ ਜੋੜੋ। ਇਸ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਪਾਸਵਰਡ ਸੈੱਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਸਨੂੰ ਬਦਲਣ ਲਈ ਕਹੋ।
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਵੇਰਵੇ ਭਰਨ ਲਈ ਸੱਦਾ ਭੇਜੋ
ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੀ ਜਨਮ ਤਾਰੀਖ਼, ਪਤਾ, ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਸੰਪਰਕ ਅਤੇ ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ ਖੁਦ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
- Add Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋੜੋ) ਦੇ ਨਾਲ ਵਾਲੇ ਤੀਰ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Invite Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਸੱਦਾ ਭੇਜੋ) ਚੁਣੋ।
- First Name (ਪਹਿਲਾ ਨਾਮ), Last Name (ਆਖ਼ਰੀ ਨਾਮ), Email (ਈਮੇਲ) ਅਤੇ Phone Number (ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ) ਭਰੋ।
- Department (ਵਿਭਾਗ), Designation (ਅਹੁਦਾ), Role (ਰੋਲ), Branch (ਬ੍ਰਾਂਚ) ਅਤੇ Joining Date (ਜੁਆਇਨਿੰਗ ਤਾਰੀਖ਼) ਚੁਣੋ। Reporting Manager (ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਮੈਨੇਜਰ) ਵਿਕਲਪਿਕ ਹੈ।
- Send Invite (ਸੱਦਾ ਭੇਜੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਅਤੇ WhatsApp 'ਤੇ ਇੱਕ ਲਿੰਕ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਉਹ ਇਸਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹਨ, ਇੱਕ ਵਾਰ ਵਾਲੇ ਕੋਡ ਨਾਲ ਆਪਣੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਆਪਣੇ ਵੇਰਵੇ ਭਰਦੇ ਹਨ, ਪਾਸਵਰਡ ਸੈੱਟ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ Complete onboarding (ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਪੂਰੀ ਕਰੋ) 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਲਿੰਕ 7 ਦਿਨ ਚੱਲਦਾ ਹੈ।
ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲੋ
ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਤਾਰ ਦਾ ਮੀਨੂ (⋯) ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ:
- Edit Employee (ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੋਧੋ): ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਬਦਲੋ।
- Assign / View Salary (ਤਨਖਾਹ ਦਿਓ / ਦੇਖੋ): ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਤਨਖਾਹ ਢਾਂਚਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਵੇਤਨ ਦੇਖੋ।
- Biometric enrollment (ਬਾਇਓਮੈਟ੍ਰਿਕ ਦਰਜ਼ਗੀ): Realtime ਬਾਇਓਮੈਟ੍ਰਿਕ ਡਿਵਾਈਸ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਫਿੰਗਰਪ੍ਰਿੰਟ ਜਾਂ ਕਾਰਡ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਬਾਇਓਮੈਟ੍ਰਿਕ ਡਿਵਾਈਸਾਂ ਦੇਖੋ।
- Update Password (ਪਾਸਵਰਡ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ): ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਨਵਾਂ ਪਾਸਵਰਡ ਸੈੱਟ ਕਰੋ।
- Disable Mobile Punch (ਮੋਬਾਈਲ ਪੰਚ ਬੰਦ ਕਰੋ) / Enable Mobile Punch (ਮੋਬਾਈਲ ਪੰਚ ਚਾਲੂ ਕਰੋ): ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਉਹ Staff Khata ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਤੋਂ ਸੈਲਫ਼ੀ ਅਤੇ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਨਾਲ ਪੰਚ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਮੋਬਾਈਲ ਪੰਚ ਚਾਲੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਜਿਸ ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਬਾਇਓਮੈਟ੍ਰਿਕ ਡਿਵਾਈਸ 'ਤੇ ਪੰਚ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰੋ।
ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਗੈਰ-ਸਰਗਰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ Status (ਸਥਿਤੀ) ਸਵਿੱਚ ਵਰਤੋ। ਗੈਰ-ਸਰਗਰਮ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸਾਈਨ ਇਨ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਤੋਂ ਲੁਕੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਪਲਾਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਵੈੱਬ ਅਤੇ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ 'ਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲੌਗਇਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਮੋਬਾਈਲ ਪੰਚ ਅਤੇ ਸੈਲਫ਼-ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਲਈ ਉੱਚਾ ਪਲਾਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਨਵੀਂ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਸਭ ਕੁਝ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਵਾਲਾ 15 ਦਿਨਾਂ ਦਾ ਟ੍ਰਾਇਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਮੌਜੂਦਾ ਪਲਾਨਾਂ ਲਈ Billing & Plan (ਬਿਲਿੰਗ ਅਤੇ ਪਲਾਨ) ਦੇਖੋ।
ਅੱਗੇ, ਸ਼ਿਫ਼ਟਾਂ, ਰੋਸਟਰ ਅਤੇ ਓਵਰਟਾਈਮ ਸੈੱਟ ਕਰੋ।
ਅਜੇ ਵੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ? ਐਪ ਦੇ ਅੰਦਰ Help & Support (ਮਦਦ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ) ਤੋਂ ਟਿਕਟ ਬਣਾਓ, ਜਾਂ staffkhata.com/contact 'ਤੇ ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ।