Antes de adicionar a equipe, informe ao Staff Khata os dados da sua empresa. Seu perfil, o formato do código de funcionário, as filiais e os departamentos são usados em todos os relatórios, holerites e registros de ponto.

Preencha o perfil da empresa

O logotipo, o nome e o número fiscal aparecem nos relatórios e holerites, então defina-os primeiro.

Clique em Organization (Organização) → Company (Empresa). A página Company Settings (Configurações da empresa) abre na aba Company Profile (Perfil da empresa).
No topo, Organization Info (Informações da organização) mostra seu Corporate ID (ID corporativo) e o Workspace URL (URL do espaço de trabalho). Eles não podem ser alterados.
Em Company Logo (Logotipo da empresa), clique em Upload Logo (Enviar logotipo) e escolha um PNG, JPG ou GIF quadrado com menos de 2 MB (200 × 200 px funciona bem).
Confira o Company Name (Nome da empresa) e informe o Official Tax / Registration No. (Número fiscal / de registro), como o número do GST.
Adicione o Company Website (Site da empresa). Comece com https://.
Role até Company Address (Endereço da empresa). Coloque rua, cidade, estado e CEP cada um no seu campo, para que saiam corretos nos documentos.
Clique em Save Changes (Salvar alterações).

Observação: O Corporate Email (E-mail corporativo) é o seu e-mail de login de administrador e não pode ser alterado aqui.

Escolha o formato do código de funcionário

O Staff Khata dá automaticamente um código a cada funcionário novo. Escolha um formato curto e fácil de ler.

Em Company Settings, abra a aba Employee codes (Códigos de funcionário).
Defina os campos abaixo. A caixa Live Generated Code Preview (Prévia do código gerado) é atualizada enquanto você digita.
Clique em Save Changes.

Configuração	O que faz
Prefix (Prefixo)	Letras no início, como `ST` ou `EMP`.
Separator / Delimiter (Separador)	Hífen, barra, sublinhado, ponto ou nenhum.
Include Year (Incluir ano)	Adiciona o ano (`2026` ou `26`) ou None (Nenhum).
Number of Digits (Número de dígitos)	Quantos dígitos o número tem, de 2 a 6.
Starting / Next Number (Número inicial / próximo)	O número que o próximo funcionário novo recebe.

Dica: Os códigos só são gerados para funcionários novos. Os códigos existentes permanecem como estão.

Confira a localização

Abra a aba Localization (Localização). Currency Standard (Moeda), Timezone (Fuso horário), Date Display Format (Formato de data) e Interface Language (Idioma da interface) são definidos para a Índia no cadastro. Altere-os somente se sua empresa funcionar de outro jeito e clique em Save Changes.

Aba Payroll & Tax

A aba Payroll & Tax (Folha e impostos) guarda o ciclo salarial (dia inicial e final), as configurações de PF, ESI e gratificação e o seu ano fiscal. Eles são explicados em Folha de pagamento e salários.

Adicione suas filiais

Filiais são os locais do seu escritório ou fábrica. Cada filial pode ter a própria cerca virtual, para que a equipe só consiga registrar o ponto perto do local onde trabalha.

Clique em Organization → Branch (Filial). Seu espaço de trabalho já tem uma Main Branch (Filial principal).
Abra o menu da linha (⋯) e clique em Edit (Editar).
Informe um Branch name (Nome da filial) claro, um Code (Código) curto (por exemplo, NOI-HQ) e o Address (Endereço).
Ative Primary branch (Filial principal) se os funcionários novos devem ser adicionados aqui por padrão.
Ative Geo-fencing (Cerca virtual). Depois defina o local: clique em Locate me (Localizar-me), digite a Latitude e a Longitude ou clique no mapa para soltar um marcador.
Informe o Radius (m) (Raio em metros): a distância máxima do marcador em que a equipe ainda pode registrar o ponto.
Clique em Save Changes.

Para adicionar outro local, clique em Add branch (Adicionar filial), preencha os mesmos campos e clique em Add branch.

Dica: Use um raio de pelo menos 50 metros. O GPS do celular é menos preciso em ambientes fechados, e um raio muito pequeno pode impedir a equipe de registrar o ponto na própria mesa.

Todas as filiais aparecem na lista com o raio da cerca virtual. Use o seletor de filial na barra superior (All Branches, Todas as filiais) para ver uma filial de cada vez ou todas juntas.

A cerca virtual também precisa estar ativada para a empresa. Consulte Regras de ponto e política de horário.

Adicione departamentos e cargos

Departamentos são as suas equipes. Cargos são as funções dentro de cada equipe e aparecem nos holerites e perfis.

Clique em Organization → Department (Departamento). Dois departamentos já são criados para você.
Para adicionar cargos a um deles, abra o menu da linha (⋯) e clique em Edit. Em Designations (Cargos), digite um cargo, clique em Add designation (Adicionar cargo) para o próximo e clique em Save Changes.
Para criar uma equipe nova, clique em Add department (Adicionar departamento), informe o Department name (Nome do departamento), adicione os cargos e salve.
Mude a tabela de Departments (Departamentos) para Designations para ver todos os cargos da empresa e a qual departamento cada um pertence.

Em seguida, defina suas regras de ponto e política de horário.

Ainda com dúvidas? Abra um chamado em Help & Support (Ajuda e suporte) dentro do aplicativo ou fale conosco em staffkhata.com/contact.

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