Há três formas de adicionar funcionários: um de cada vez pelo formulário Add Employee (Adicionar funcionário), vários de uma vez a partir de um arquivo do Excel ou enviando um convite para que eles preencham os próprios dados.

Abra a lista de funcionários

Clique em Organization (Organização) → Employee List (Lista de funcionários). O Employee Directory (Diretório de funcionários) mostra todos com código, departamento, contatos e status. Use Add Employee ou a seta ao lado (More ways to add, Mais formas de adicionar) para as outras duas formas.

Adicione um funcionário

O formulário Add employee tem quatro etapas. Os campos marcados com estrela são obrigatórios; o restante pode ser preenchido depois.

Etapa 1: Personal Info

Informe First Name (Nome), Last Name (Sobrenome) e Work Email (E-mail de trabalho).
Informe o Contact Number (Telefone de contato) com o código do país. Ele não pode ser alterado depois que o funcionário é adicionado.
Defina uma primeira Password (Senha). O funcionário pode trocá-la depois de entrar.
Escolha o Gender (Gênero) e clique em Next (Próximo).

Etapa 2: Employment

Deixe Employee Code / ID (Código / ID do funcionário) em branco para criar um código no formato da sua empresa. Consulte Configure sua empresa.
Confira a Joining Date (Data de admissão) e escolha Branch (Filial), Department (Departamento) e Designation (Cargo).
Escolha o System Role (Perfil no sistema). A maioria da equipe é Employee (Funcionário); eles veem apenas os próprios dados.
Office Time Policy (Política de horário) usa sua política padrão, a menos que você escolha outra.
Reporting Manager (Gestor direto), EPF number (Número do EPF) e ESI number (Número do ESI) são opcionais. Clique em Next.

Etapa 3: Bank & education

Os dados bancários são usados para o pagamento de salários. As duas seções (banco e escolaridade) são opcionais. Clique em Next (Próximo).

Etapa 4: Attendance & devices

Configuração	O que faz
Disable Attendance Tracking (Desativar controle de ponto)	Deixa este funcionário fora do ponto e dos relatórios.
Enforce geo-fencing (Exigir cerca virtual)	Os registros só contam dentro da cerca virtual da filial dele.
Require Attendance Approval (Exigir aprovação do ponto)	Um gestor aprova o ponto antes de ele chegar à folha de pagamento.
Devices (Dispositivos)	Os dispositivos biométricos em que este funcionário pode registrar o ponto.

Clique em Add employee (Adicionar funcionário). O novo funcionário aparece na lista com o próprio código.

Importe funcionários do Excel

Clique na seta ao lado de Add Employee (Adicionar funcionário) e escolha Import from Excel (Importar do Excel).
Em Get the template (Obter o modelo), clique em Excel template (Modelo Excel) ou CSV template (Modelo CSV). Ele tem todas as colunas e três linhas de exemplo.
Substitua os exemplos pelos seus funcionários, um por linha. Mantenha a linha de cabeçalho.
Em Upload your file (Envie seu arquivo), solte o arquivo ou clique em browse (procurar). Excel ou CSV, até 2 MB.
Clique em Import employees (Importar funcionários).

As linhas sem código de funcionário recebem um código no seu formato. Se algumas linhas falharem, o Staff Khata as lista em Rows that need fixing (Linhas que precisam de correção). Corrija-as no arquivo baixado e importe esse arquivo novamente.

Dica: O modelo não tem coluna de senha. Adicione uma coluna chamada password para definir a primeira senha de cada funcionário. Sem ela, é definida uma senha padrão, então peça à equipe que a troque depois de entrar.

Convide funcionários a preencher os próprios dados

O próprio funcionário informa data de nascimento, endereço, contato de emergência e dados bancários.

Clique na seta ao lado de Add Employee (Adicionar funcionário) e escolha Invite Employee (Convidar funcionário).
Preencha First Name (Nome), Last Name (Sobrenome), Email (E-mail) e Phone Number (Telefone).
Escolha Department (Departamento), Designation (Cargo), Role (Perfil), Branch (Filial) e Joining Date (Data de admissão). Reporting Manager (Gestor direto) é opcional.
Clique em Send Invite (Enviar convite).

O funcionário recebe um link por e-mail e no WhatsApp. Ele abre o link, confirma a identidade com o código de uso único, preenche os dados, define uma senha e clica em Complete onboarding (Concluir integração). O link vale por 7 dias.

Gerencie um funcionário

Abra o menu da linha (⋯) de qualquer funcionário para:

Edit Employee (Editar funcionário): alterar os dados.
Assign / View Salary (Definir / ver salário): definir a estrutura salarial. Consulte Folha de pagamento e salários.
Biometric enrollment (Cadastro biométrico): cadastrar a digital ou o cartão em um dispositivo biométrico Realtime. Consulte Dispositivos biométricos.
Update Password (Atualizar senha): definir uma nova senha para ele.
Disable Mobile Punch (Desativar ponto pelo celular) / Enable Mobile Punch (Ativar ponto pelo celular): controlar se ele pode registrar o ponto pelo aplicativo móvel Staff Khata com uma selfie e a localização. O ponto pelo celular vem ativado para funcionários novos; desative-o para quem deve registrar o ponto apenas em um dispositivo biométrico.

Use a chave Status na lista para inativar um funcionário. Funcionários inativos não conseguem entrar e ficam ocultos no ponto.

Plano necessário: O login do funcionário na web e no aplicativo móvel, incluindo o ponto pelo celular e o autocadastro, pode exigir um plano superior. Toda empresa nova recebe um teste de 15 dias com tudo liberado. Consulte Billing & Plan (Cobrança e plano) para ver os planos atuais.

Em seguida, configure turnos, escala e horas extras.

Ainda com dúvidas? Abra um chamado em Help & Support (Ajuda e suporte) dentro do aplicativo ou fale conosco em staffkhata.com/contact.

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