Folha de pagamento, holerites e adiantamentos

O Staff Khata calcula cada salário a partir do ponto, das folgas, dos feriados e das marcações de atraso, então você não precisa de planilha. Configure uma vez e rode a folha todo mês em poucos cliques.

Defina o ciclo salarial e os descontos legais

Essas configurações valem para todas as execuções da folha.

1. Clique em Organization (Organização) → Company (Empresa) e abra a aba Payroll & Tax (Folha e impostos).
2. Em Salary Cycle Period (Período do ciclo salarial), defina Period Start Day (Dia inicial) e Period End Day (Dia final). Informe 0 como dia final para "último dia do mês".
3. Em Statutory Deductions & Contributions (Descontos e contribuições legais), ative o que se aplica a você.
4. Clique em Save Changes (Salvar alterações).

Atribua uma estrutura salarial

Todo funcionário precisa de uma estrutura salarial antes de a folha poder ser rodada.

1. Clique em Payroll (Folha de pagamento) → Salary Management (Gestão de salários). Todos os funcionários aparecem com o ciclo, os proventos, os descontos, o salário líquido e o CTC anual (custo total para a empresa).
2. Clique no ícone de edição na linha de um funcionário ou em Assign Salary Structure (Atribuir estrutura salarial) para alguém novo.
3. Escolha o Payroll Cycle (Ciclo da folha: Monthly Cycle, mensal, ou Weekly Cycle, semanal) e o Salary Type (Tipo de salário: Fixed, fixo, Variable, variável, ou Commission Based, por comissão).
4. Preencha os Earnings (Proventos): Basic Salary (salário-base), HRA (auxílio-moradia), Conveyance (auxílio-transporte), Medical Allowance (auxílio-saúde) e Other Allowance (outros auxílios).
5. Preencha os Deductions (Descontos), como PF, ESI e Professional Tax (imposto profissional). O ESI pode ser mostrado combinado ou separado.
6. Marque Show CTC in Payslip (Mostrar CTC no holerite) se o funcionário deve ver o custo anual dele para a empresa.
7. Clique em Save Salary Structure (Salvar estrutura salarial) ou Update Salary Structure (Atualizar estrutura salarial).

Enquanto você digita, os totais no rodapé mostram Total Earnings (Total de proventos), Total Deductions (Total de descontos), Net Take-Home (Salário líquido) e Annual CTC (CTC anual).

Rode a folha mensal

1. Clique em Payroll (Folha de pagamento) → Run Payroll (Rodar folha).
2. Escolha o mês e o ano no topo da tabela.
3. Clique em Bulk Generate (Gerar em massa), escolha um Department (Departamento), confira o mês e o ano e clique em Generate Bulk Payroll (Gerar folha em massa). Repita para cada departamento.

Para pagar só uma pessoa, clique em Add Payroll (Adicionar folha) e escolha o funcionário.

Clique em More Columns (Mais colunas) para ver os dias trabalhados, os dias de perda de salário (LOP), as folgas semanais, os feriados e as folgas remuneradas por trás de cada salário.

Corrija e quite

• Para alterar um valor, edite a linha da folha do funcionário. Em Edit Monthly Payroll (Editar folha mensal), clique em Save Draft (Salvar rascunho) para mantê-la em aberto ou em Settle & Save (Quitar e salvar) depois que for paga.
• Para marcar vários salários como pagos, marque as linhas e clique em Settle Selected (Quitar selecionados).
• Use Export (Exportar) para baixar o mês em Excel ou PDF.

Veja e baixe holerites

Clique em Payslip (Holerite) na linha de um funcionário. O holerite mostra seu logotipo, o resumo do ponto, os proventos, os descontos, eventuais reembolsos e o valor líquido por extenso. Ele também mostra como a política de horário foi aplicada: atrasos, saídas antecipadas e qualquer desconto da política.

Clique em Download PDF (Baixar PDF) para salvá-lo ou em Print (Imprimir). Use Show Annual CTC (Mostrar CTC anual) / Hide Annual CTC (Ocultar CTC anual) para escolher se o CTC aparece.

Os funcionários com login veem os próprios holerites em My Payslips (Meus holerites). Consulte Autoatendimento do funcionário.

Adiantamentos e reembolsos

Registre um adiantamento salarial

1. Clique em Payroll (Folha de pagamento) → Add Advance (Adicionar adiantamento).
2. Escolha o Employee (Funcionário), informe o Amount (Valor) e Reason / Description (Motivo / descrição) e escolha o Month (Mês) e o Year (Ano).
3. Clique em Save Advance (Salvar adiantamento).

Registre um reembolso

1. Clique em Payroll → Add Reimbursement (Adicionar reembolso).
2. Escolha o funcionário e informe o valor, o motivo, o mês e o ano.
3. Anexe a nota em Supporting Document / Bill (Comprovante / nota), em PDF, JPG, PNG ou DOC de até 2 MB. A nota é obrigatória.
4. Clique em Submit Claim (Enviar solicitação).

Aprove, quite e imprima um comprovante

Abra Payroll → Advances & Reimbursements (Adiantamentos e reembolsos) para ver todos os adiantamentos e solicitações, inclusive os que os funcionários enviam pelo aplicativo móvel. Abra um registro para Approve (Aprovar) ou Reject (Rejeitar) e depois clique em Settle Request (Quitar solicitação) quando for pago. Clique em Generate Slip (Gerar comprovante) para um comprovante de reembolso que pode ser baixado em PDF.

Weekly Pay Process

Para quem recebe semanalmente, defina o Payroll Cycle (Ciclo da folha) como Weekly Cycle (Ciclo semanal) na estrutura salarial. Só esses funcionários aparecem aqui.

1. Clique em Payroll (Folha de pagamento) → Weekly Pay Process (Processamento semanal).
2. Escolha a semana.
3. Clique em Generate Weekly (Gerar semanal) para um funcionário ou em Bulk Department (Departamento em massa) → Run Bulk Process (Rodar processo em massa) para um departamento inteiro.
4. Abra um Weekly Payslip (Holerite semanal) para baixar um PDF, usar Print (Imprimir) ou Send Email (Enviar e-mail) ao funcionário.
5. Marque as linhas pagas e clique em Settle Selected (Quitar selecionados).