Regulile de prezență decid cum tratează Staff Khata fiecare pontaj: ce se consideră ore suplimentare, cât costă o absență și unde are voie personalul să ponteze. Politica programului de lucru decide când cineva întârzie, are jumătate de zi sau este absent.

Setați regulile de prezență

Faceți clic pe Organization (Organizație) → Company (Companie), apoi deschideți fila Attendance Rules (Reguli de prezență).
Activați regulile dorite (consultați tabelul de mai jos).
În Absent Day Deduction Penalty (Penalizare pentru zi de absență), introduceți câte zile de salariu se rețin pentru fiecare absență nemotivată. 1 este alegerea obișnuită.
Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Setare	Ce face
Enable Auto Punch-Out (Activați ieșirea automată)	Înregistrează ieșirea angajaților la 11:59 PM dacă uită să ponteze la ieșire.
Enable Overtime Tracking (Activați urmărirea orelor suplimentare)	Înregistrează orele lucrate peste tură, ca salarizarea să le poată plăti. Stabiliți cum se plătesc orele suplimentare în Ture, planificare și ore suplimentare.
Enable Live Attendance Notifications (Activați notificările de prezență în timp real)	Afișează fiecare pontaj de intrare și ieșire ca fereastră pop-up cu sunet pe tablourile de bord Admin și HR.
Start Journey on Punch-In (Porniți traseul la pontajul de intrare)	Doar pentru modulul suplimentar Journey Tracker. Consultați Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Penalizare pentru zi de absență)	Zilele de salariu reținute pentru fiecare absență nemotivată, de la 0 la 30.

Activați geo-fencing

Geo-fencing împiedică personalul să ponteze din aplicația mobilă dacă nu se află la locul de muncă.

Pe aceeași filă, derulați până la Geo-Fencing Parameters (Parametri geo-fencing).
Activați Enable Geo-Fencing (Activați geo-fencing).
Alegeți modul de aplicare:
- Branch-wise Rule (Regulă pe filiale): fiecare filială folosește propria locație și rază. Alegeți filialele în Apply to Branches (Aplicați filialelor). Aceasta este cea mai bună alegere dacă aveți mai multe locații.
- Apply All Employees (Aplicați tuturor angajaților): o singură locație pentru toți. Introduceți Geo Fence Radius (Metres) (Raza geo-fence, în metri) și faceți clic pe Set Map Location Coordinates (Setați coordonatele pe hartă) pentru a alege locul.
Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Notă: Pentru Branch-wise Rule (Regulă pe filiale), setați mai întâi marcajul și raza fiecărei filiale în Organization → Branch. Consultați Configurați compania.

Puteți dezactiva geo-fencing și pentru un singur angajat, în profilul acestuia, la pasul Attendance & devices (Prezență și dispozitive).

Alegeți rezumatele WhatsApp

Fila Notifications (Notificări) vă permite să activați pe WhatsApp un Daily Attendance Summary (Rezumat zilnic al prezenței), un Monthly Attendance Summary (Rezumat lunar al prezenței) și Device Health Alerts (Alerte privind starea dispozitivelor). Consultați WhatsApp și integrări.

Creați o politică a programului de lucru

Politica programului de lucru stabilește perioadele de toleranță și momentul în care o zi scurtă devine jumătate de zi sau absență. Prima politică devine cea implicită pentru toți.

Faceți clic pe Organization (Organizație) → Office Time Policy (Politica programului de lucru).
Faceți clic pe Create First Policy (Creați prima politică) (sau pe Add New Policy (Adăugați o politică nouă) dacă aveți deja una).
Introduceți un Policy Name (Numele politicii), de exemplu „Standard Office Policy”. Lăsați Default (Implicită) activat dacă această politică trebuie să se aplice tuturor celor care nu au o politică proprie.
La Grace periods & working hours (Perioade de toleranță și ore de lucru), setați timpii în ore și minute:

Setare	Ce face
Permitted Late Arrival (Întârziere permisă)	Cât de târziu poate sosi personalul fără a fi marcat ca întârziat, de exemplu 15 minute.
Permitted Early Departure (Plecare devreme permisă)	Cât de devreme poate pleca personalul fără a fi marcat ca plecat devreme, de exemplu 10 minute.
Half-day threshold (Pragul pentru jumătate de zi)	Sub aceste ore lucrate, ziua este jumătate de zi (de exemplu 7 ore).
Absent threshold (Pragul pentru absență)	Sub aceste ore lucrate, ziua este marcată ca absență (de exemplu 4 ore). Păstrați-l mai mic decât pragul pentru jumătate de zi.

Rețineri lunare pentru întârzieri

Folosiți această opțiune pentru a transforma întârzierile repetate într-o reținere.

Activați Monthly late deductions (Rețineri lunare pentru întârzieri).
Alegeți Deduction source (Sursa reținerii): Attendance (Prezență, reduce zilele de prezență) sau Leave Balance (CL) (Sold de concediu, reduce concediul ocazional).
Setați Monthly late count (Număr lunar de întârzieri) și Cut Days (Zile reținute). De exemplu, 3 și 1 înseamnă că fiecare 3 întârzieri dintr-o lună costă o zi.

Reguli pentru întârzieri mari și plecări devreme

La Late arrival rules (Reguli pentru întârzieri), faceți clic pe Add rule (Adăugați regulă), introduceți o Duration (Durată) și alegeți Cut Days (Zile reținute). De exemplu, o întârziere de peste 1 oră reține 0.5 (Half Day) (0,5, jumătate de zi). Puteți adăuga până la 4 reguli. Early departure rules (Reguli pentru plecări devreme) funcționează la fel pentru personalul care pleacă mai devreme. Activați Apply on weekly offs (Aplicați în zilele libere săptămânale) dacă regulile trebuie să se aplice și în zilele libere săptămânale.

Faceți clic pe Create Policy (Creați politica).

Politica apare în listă cu timpii pentru întârziere, plecare devreme, jumătate de zi și absență. Pentru a schimba politica implicită, deschideți meniul rândului (⋯) al unei politici și faceți clic pe Make Default (Setați ca implicită).

Sfat: Aveți nevoie de alt program pentru o parte din personal, de exemplu în fabrică? Creați o a doua politică și alegeți-o în câmpul Office Time Policy (Politica programului de lucru) când adăugați sau editați acei angajați.

În continuare, adăugați angajații.

Încă aveți nevoie de ajutor? Deschideți un tichet din Help & Support în aplicație sau contactați-ne la staffkhata.com/contact.

Reguli de prezență și politica programului de lucru