Salarizare, fluturași de salariu și avansuri

Staff Khata calculează fiecare salariu pe baza prezenței, concediilor, sărbătorilor și întârzierilor, așa că nu aveți nevoie de o foaie de calcul. Configurați totul o singură dată, apoi rulați salarizarea în fiecare lună din câteva clicuri.

Setați ciclul de salarizare și reținerile legale

Aceste setări se aplică fiecărei rulări a salarizării.

1. Faceți clic pe Organization (Organizație) → Company (Companie), apoi deschideți fila Payroll & Tax (Salarizare și taxe).
2. La Salary Cycle Period (Perioada ciclului de salarizare), setați Period Start Day (Ziua de început) și Period End Day (Ziua de sfârșit). Introduceți 0 ca zi de sfârșit pentru „ultima zi a lunii”.
3. La Statutory Deductions & Contributions (Rețineri și contribuții legale), activați ce se aplică în cazul dumneavoastră.
4. Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Atribuiți o structură salarială

Fiecare angajat are nevoie de o structură salarială înainte de a putea rula salarizarea.

1. Faceți clic pe Payroll (Salarizare) → Salary Management (Gestionarea salariilor). Fiecare angajat este afișat cu ciclul, veniturile, reținerile, salariul net și CTC-ul anual (costul total pentru companie).
2. Faceți clic pe pictograma de editare din rândul unui angajat sau pe Assign Salary Structure (Atribuiți structură salarială) pentru cineva nou.
3. Alegeți Payroll Cycle (Ciclul de salarizare: Monthly Cycle (Ciclu lunar) sau Weekly Cycle (Ciclu săptămânal)) și Salary Type (Tipul salariului: Fixed (Fix), Variable (Variabil) sau Commission Based (Pe bază de comision)).
4. Completați Earnings (Venituri): salariul de bază (Basic Salary), HRA, transportul (Conveyance), indemnizația medicală (Medical Allowance) și alte indemnizații (Other Allowance).
5. Completați Deductions (Rețineri), de exemplu PF, ESI și impozitul profesional (Professional Tax). ESI poate fi afișat combinat sau separat.
6. Bifați Show CTC in Payslip (Afișați CTC pe fluturaș) dacă angajatul trebuie să vadă costul anual pentru companie.
7. Faceți clic pe Save Salary Structure (Salvați structura salarială) (sau pe Update Salary Structure (Actualizați structura salarială)).

Pe măsură ce tastați, totalurile din partea de jos afișează Total Earnings (Total venituri), Total Deductions (Total rețineri), Net Take-Home (Salariu net de încasat) și Annual CTC (CTC anual).

Rulați salarizarea lunară

1. Faceți clic pe Payroll (Salarizare) → Run Payroll (Rulați salarizarea).
2. Alegeți luna și anul în partea de sus a tabelului.
3. Faceți clic pe Bulk Generate (Generare în masă), alegeți un Department (Departament), verificați luna și anul și faceți clic pe Generate Bulk Payroll (Generați salarizarea în masă). Repetați pentru fiecare departament.

Pentru a plăti o singură persoană, faceți clic pe Add Payroll (Adăugați salarizare) și alegeți angajatul.

Faceți clic pe More Columns (Mai multe coloane) pentru a vedea zilele lucrătoare, zilele de concediu fără plată (LOP), zilele libere săptămânale, sărbătorile și concediul plătit din spatele fiecărui salariu.

Corectați și decontați

• Pentru a modifica o valoare, editați rândul de salarizare al angajatului. În Edit Monthly Payroll (Editare salarizare lunară), faceți clic pe Save Draft (Salvați ciorna) pentru a-l lăsa deschis sau pe Settle & Save (Decontați și salvați) după plată.
• Pentru a marca mai multe salarii ca plătite, bifați rândurile și faceți clic pe Settle Selected (Decontați selecția).
• Folosiți Export (Exportați) pentru a descărca luna ca Excel sau PDF.

Vizualizați și descărcați fluturașii de salariu

Faceți clic pe Payslip (Fluturaș de salariu) în rândul unui angajat. Fluturașul afișează sigla, rezumatul prezenței, veniturile, reținerile, eventualele rambursări și salariul net în litere. Arată și cum a fost aplicată politica programului de lucru: întârzierile, plecările devreme și orice reținere conform politicii.

Faceți clic pe Download PDF (Descărcați PDF) pentru a-l salva sau pe Print (Imprimați). Folosiți Show Annual CTC (Afișați CTC anual) / Hide Annual CTC (Ascundeți CTC anual) pentru a alege dacă apare CTC-ul.

Angajații cu cont de autentificare își văd propriii fluturași în My Payslips (Fluturașii mei). Consultați Autoservire pentru angajați.

Avansuri și rambursări

Înregistrați un avans salarial

1. Faceți clic pe Payroll (Salarizare) → Add Advance (Adăugați avans).
2. Alegeți Employee (Angajatul), introduceți Amount (Suma) și Reason / Description (Motiv / descriere) și alegeți Month (Luna) și Year (Anul).
3. Faceți clic pe Save Advance (Salvați avansul).

Înregistrați o rambursare

1. Faceți clic pe Payroll (Salarizare) → Add Reimbursement (Adăugați rambursare).
2. Alegeți angajatul, introduceți suma, motivul, luna și anul.
3. Atașați factura la Supporting Document / Bill (Document justificativ / factură) (PDF, JPG, PNG sau DOC, până la 2 MB). Factura este obligatorie.
4. Faceți clic pe Submit Claim (Trimiteți solicitarea).

Aprobați, decontați și imprimați un document

Deschideți Payroll (Salarizare) → Advances & Reimbursements (Avansuri și rambursări) pentru a vedea toate avansurile și solicitările, inclusiv cele trimise de angajați din aplicația mobilă. Deschideți o înregistrare pentru Approve (Aprobați) sau Reject (Respingeți), apoi Settle Request (Decontați cererea) după plată. Faceți clic pe Generate Slip (Generați documentul) pentru un document de rambursare pe care îl puteți descărca în format PDF.

Weekly Pay Process

Pentru personalul plătit săptămânal, setați Payroll Cycle (Ciclul de salarizare) la Weekly Cycle (Ciclu săptămânal) în structura salarială. Doar acești angajați apar aici.

1. Faceți clic pe Payroll (Salarizare) → Weekly Pay Process (Procesarea plății săptămânale).
2. Alegeți săptămâna.
3. Faceți clic pe Generate Weekly (Generați săptămânal) pentru un angajat sau pe Bulk Department (Departament în masă) → Run Bulk Process (Rulați procesarea în masă) pentru un departament întreg.
4. Deschideți un Weekly Payslip (Fluturaș săptămânal) pentru a descărca un PDF, pentru Print (Imprimați) sau Send Email (Trimiteți e-mail) către angajat.
5. Bifați rândurile plătite și faceți clic pe Settle Selected (Decontați selecția).