Aplicația mobilă: pontajul

Cu aplicația Staff Khata, angajații își marchează prezența de pe propriul telefon. Fiecare pontaj salvează ora, locația telefonului și un selfie, iar geo-fence-ul filialei decide unde este permis pontajul.

Pentru angajați: instalați aplicația și autentificați-vă

Administratorul vă creează datele de autentificare. Aveți nevoie de e-mailul (sau numărul de telefon) și de parola setate pentru dumneavoastră.

1. Instalați Staff Khata din Google Play Store (Android) sau din App Store (iPhone).
2. Deschideți aplicația. Pe ecranul Sign in to your account (Autentificați-vă în cont), introduceți Email or Phone Number (E-mail sau număr de telefon) și Password (Parola).
3. Atingeți Sign In (Autentificare). Se deschide ecranul Today (Azi).

Vedeți întotdeauna doar propria prezență. Filele din partea de jos sunt Today (Azi), Attendance (Prezență), Leave (Concediu) și Company (Companie).

Permiteți accesul la cameră și locație

Aplicația are nevoie de locația dumneavoastră pentru a verifica dacă sunteți la serviciu și de cameră pentru selfie-ul de pontaj.

1. La primul pontaj, telefonul cere acces la locație. Atingeți Allow (Permiteți) (alegeți „În timp ce folosiți aplicația”).
2. Când se deschide camera, permiteți și accesul la cameră.

Dacă ați refuzat din greșeală, aplicația afișează Location required (Locația este necesară) sau Camera access required (Accesul la cameră este necesar). Atingeți Enable Camera (Activați camera) sau deschideți pe telefon Settings (Setări) → Apps (Aplicații) → Staff Khata → Permissions (Permisiuni) și activați-le.

Marcați prezența cu un selfie și GPS

1. Pe ecranul Today (Azi), atingeți Punch in (Pontaj intrare). (Puteți deschide și fila Attendance (Prezență) și atinge Mark Attendance (Marcați prezența).)
2. Ecranul Attendance afișează Assigned Shift (Tura atribuită) și Current Location (Locația curentă). Dacă adresa pare greșită, atingeți Tap to refresh location (Atingeți pentru a actualiza locația).
3. Atingeți Tap to take a selfie (Atingeți pentru a face un selfie) și faceți o fotografie clară a feței. Aceasta apare la Verification Photo (Fotografie de verificare).
4. Atingeți Punch in (Pontaj intrare).

Vedeți mesajul Punched In Successfully! (Pontaj de intrare reușit!) împreună cu ora. Administratorul vede pontajul pe tabloul de bord în câteva secunde.

Ce se întâmplă în afara geo-fence-ului

Dacă filiala are geo-fencing activat, puteți ponta doar în raza acesteia, de exemplu 200 de metri în jurul biroului. În afara ei, pontajul este blocat cu mesajul Outside Allowed Radius (În afara razei permise): „You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again.” (Sunteți în afara razei permise pentru pontaj. Apropiați-vă și încercați din nou.)

Intrați în birou, atingeți Tap to refresh location (Atingeți pentru a actualiza locația) și pontați din nou. Administratorii setează raza pentru fiecare filială. Consultați Configurați compania, filialele și departamentele.

Pontajul de ieșire

1. La sfârșitul zilei, atingeți Punch out (Pontaj ieșire) pe ecranul Today (Azi).
2. Faceți un alt selfie și atingeți Punch out.

Vedeți mesajul Punched Out Successfully! (Pontaj de ieșire reușit!). Staff Khata calculează orele în raport cu tura, așa că întârzierile, plecările devreme și orele suplimentare sunt calculate automat.

Vizualizați istoricul prezenței

1. Deschideți fila Attendance (Prezență). Comutați între Day (Zi) și Month (Lună) și folosiți săgețile pentru a trece de la o perioadă la alta.
2. Atingeți o zi pentru a vedea orele Punched In At (Intrare la) și Punched Out At (Ieșire la), locația și fotografiile.
3. Pontaj greșit sau lipsă? În ziua respectivă, atingeți Request Regularisation (Solicitați regularizare), introduceți orele corecte și un motiv, apoi atingeți Submit Request (Trimiteți cererea). Administratorul o aprobă pe web.

Pentru administratori: activați sau dezactivați pontajul mobil pentru fiecare angajat

Pontajul mobil este activat implicit pentru angajații noi. Dezactivați-l pentru personalul care trebuie să ponteze doar la un aparat biometric.

1. Faceți clic pe Organization (Organizație) → Employee List (Lista angajaților).
2. Faceți clic pe meniul ⋯ din rândul angajatului.
3. Faceți clic pe Disable Mobile Punch (Dezactivați pontajul mobil) (sau pe Enable Mobile Punch (Activați pontajul mobil) pentru a-l reactiva).

Când este dezactivat, aplicația îi spune angajatului „Mobile punching disabled” (Pontajul mobil este dezactivat) și că trebuie să folosească aparatul atribuit. Pentru a seta sau reseta parola unui angajat, folosiți Update Password (Actualizați parola) din același meniu.

Pentru administratori: vedeți de unde provin pontajele

Fiecare pontaj mobil apare în Recent Punches (Pontaje recente) și pe harta de pe tabloul de bord. Pentru lista completă:

1. Faceți clic pe Time & Leave (Timp și concedii) → Attendance Process (Procesarea prezenței).
2. Faceți clic pe GPS punches (Pontaje GPS). Sunt afișate doar pontajele făcute din aplicație, fiecare marcat GPS.
3. Faceți clic pe pictograma ochi dintr-un rând pentru a vedea pe hartă locația de intrare și de ieșire și fotografia pontajului. Faceți clic pe Map view (Vizualizare hartă) pentru a vedea toate pontajele mobile de azi pe o singură hartă.