Configurați compania, filialele și departamentele

Înainte de a adăuga personal, spuneți-i lui Staff Khata despre compania dumneavoastră. Profilul, formatul codului de angajat, filialele și departamentele sunt folosite în fiecare raport, fluturaș de salariu și pontaj.

Completați profilul companiei

Sigla, numele și codul fiscal apar pe rapoarte și pe fluturașii de salariu, așa că setați-le primele.

1. Faceți clic pe Organization (Organizație) → Company (Companie). Pagina Company Settings (Setările companiei) se deschide pe fila Company Profile (Profilul companiei).
2. În partea de sus, Organization Info (Informații despre organizație) afișează Corporate ID (ID-ul companiei) și Workspace URL (URL-ul spațiului de lucru). Acestea nu pot fi modificate.
3. La Company Logo (Sigla companiei), faceți clic pe Upload Logo (Încărcați sigla) și alegeți o imagine pătrată PNG, JPG sau GIF sub 2 MB (200 × 200 px funcționează bine).
4. Verificați Company Name (Numele companiei), apoi introduceți Official Tax / Registration No. (Codul fiscal / numărul de înregistrare), de exemplu numărul GST.
5. Adăugați Company Website (Site-ul companiei). Începeți-l cu https://.
6. Derulați până la Company Address (Adresa companiei). Introduceți strada, orașul, statul și codul poștal în câmpurile proprii, ca să apară corect pe documente.
7. Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Alegeți formatul codului de angajat

Staff Khata atribuie automat un cod fiecărui angajat nou. Alegeți un format scurt și ușor de citit.

1. În Company Settings (Setările companiei), deschideți fila Employee codes (Coduri de angajat).
2. Setați câmpurile de mai jos. Caseta Live Generated Code Preview (Previzualizarea codului generat) se actualizează pe măsură ce tastați.
3. Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Verificați setările regionale

Deschideți fila Localization (Setări regionale). Currency Standard (Moneda), Timezone (Fusul orar), Date Display Format (Formatul datei) și Interface Language (Limba interfeței) sunt setate pentru India la înregistrare. Modificați-le doar dacă firma dumneavoastră funcționează altfel, apoi faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Fila Payroll & Tax

Fila Payroll & Tax (Salarizare și taxe) conține ciclul de salarizare (ziua de început și de sfârșit), setările PF, ESI și pentru indemnizația de vechime (gratuity), precum și anul financiar. Acestea sunt explicate în Salarizare și salarii.

Adăugați filialele

Filialele sunt locațiile birourilor sau fabricilor dumneavoastră. Fiecare filială poate avea propriul geo-fence, astfel încât personalul poate ponta doar în apropierea locului de muncă.

1. Faceți clic pe Organization (Organizație) → Branch (Filială). Spațiul de lucru are deja o Main Branch (Filiala principală).
2. Deschideți meniul rândului (⋯) și faceți clic pe Edit (Editare).
3. Introduceți un Branch name (Numele filialei) clar, un Code (Cod) scurt (de exemplu NOI-HQ) și Address (Adresa).
4. Activați Primary branch (Filială principală) dacă personalul nou trebuie adăugat implicit aici.
5. Activați Geo-fencing. Apoi setați locația: faceți clic pe Locate me (Localizați-mă), introduceți Latitude (Latitudinea) și Longitude (Longitudinea) sau faceți clic pe hartă pentru a plasa un marcaj.
6. Introduceți Radius (m) (Raza, în metri): cât de departe de marcaj poate fi personalul și să poată totuși ponta.
7. Faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).

Pentru a adăuga o altă locație, faceți clic pe Add branch (Adăugați filială), completați aceleași câmpuri și faceți clic pe Add branch.

Toate filialele apar în listă cu raza geo-fence-ului lor. Folosiți selectorul de filiale din bara de sus (All Branches (Toate filialele)) pentru a vedea o singură filială sau pe toate împreună.

Geo-fencing trebuie activat și la nivelul companiei. Consultați Reguli de prezență și politica programului de lucru.

Adăugați departamente și funcții

Departamentele sunt echipele dumneavoastră. Funcțiile sunt denumirile posturilor din fiecare echipă și apar pe fluturașii de salariu și în profiluri.

1. Faceți clic pe Organization (Organizație) → Department (Departament). Două departamente sunt create pentru dumneavoastră.
2. Pentru a adăuga funcții unui departament, deschideți meniul rândului (⋯) și faceți clic pe Edit (Editare). La Designations (Funcții), introduceți o denumire, faceți clic pe Add designation (Adăugați funcție) pentru următoarea, apoi faceți clic pe Save Changes (Salvați modificările).
3. Pentru a crea o echipă nouă, faceți clic pe Add department (Adăugați departament), introduceți Department name (Numele departamentului), adăugați funcțiile și salvați.
4. Comutați tabelul de la Departments (Departamente) la Designations (Funcții) pentru a vedea toate funcțiile din companie și departamentul căruia îi aparține fiecare.

În continuare, setați regulile de prezență și politica programului de lucru.