Configurați o singură dată tipurile de concediu pe care le poate lua personalul și lista sărbătorilor. După aceea, cererile de concediu, soldurile și sărbătorile ajung singure în prezență și în salarizare.

Plan necesar: Gestionarea concediilor și sărbătorile pot fi blocate în planurile inferioare. Dacă meniurile afișează un lacăt, consultați Billing & Plan (Facturare și plan) pentru prețurile și planurile actuale.

Definiți tipurile de concediu

Concediul ocazional (Casual), medical (Sick), de odihnă câștigat (Earned) și de maternitate (Maternity) sunt deja configurate pentru dumneavoastră. Editați-le sau adăugați-le pe ale dumneavoastră.

Faceți clic pe Organization (Organizație) → Define Leave (Definire concedii). Lista Leave types (Tipuri de concediu) afișează pentru fiecare tip codul, zilele pe an, ce se întâmplă cu zilele nefolosite și dacă necesită aprobare.
Faceți clic pe Add Leave Type (Adăugați tip de concediu).
Completați formularul:

Setare	Ce face
Name (Nume) și Code (Cod)	De exemplu „Compensatory Off” și „CO”. Ambele sunt obligatorii.
Days per year (Zile pe an)	Câte zile primește fiecare angajat într-un an.
Carry forward unused days (Reportați zilele nefolosite)	Activat: zilele neluate trec în anul următor. Dezactivat: se pierd la sfârșitul anului.
Needs approval (Necesită aprobare)	Activat: managerul direct sau HR trebuie să aprobe fiecare cerere.
Colour (Culoare)	Afișată în calendare și pe insignele de concediu.

Faceți clic pe Add Leave Type (Adăugați tip de concediu).

Pentru a modifica sau elimina un tip, folosiți Edit (Editare) sau Delete (Ștergere) din rândul acestuia.

Verificați soldurile de concediu (Leave Opening Entry)

Faceți clic pe Time & Leave (Timp și concedii) → Leave Opening Entry (Solduri inițiale de concediu).
Pentru fiecare angajat și tip de concediu vedeți zilele Allowed (Acordate), Used (Folosite) și Left (Rămase), plus Total left (Total rămas).
Schimbați anul financiar din stânga sus sau filtrați după tipul de concediu, filială, departament sau angajat. Faceți clic pe Export (Exportați) pentru a descărca tabelul.

Cum solicită angajații concediu

Angajații se autentifică cu propriul e-mail și propria parolă, pe web la https://attendance.staffkhata.com sau în aplicația Staff Khata (fila Leave (Concediu)). Deschid Apply Leave (Solicitați concediu), își văd soldul pentru fiecare tip de concediu, aleg tipul și datele, adaugă un motiv și trimit cererea. Cererea așteaptă apoi aprobarea.

Solicitați concediu în numele unui angajat

Util atunci când cineva anunță telefonic că este bolnav sau nu folosește aplicația.

Faceți clic pe Time & Leave (Timp și concedii) → Leave Application (Cereri de concediu).
Faceți clic pe Apply leave (Solicitați concediu).
Alegeți Employee (Angajatul), apoi Leave type (Tipul de concediu). Zilele rămase sunt afișate lângă fiecare tip.
Alegeți One day (O zi), Half a day (Jumătate de zi) sau Several days (Mai multe zile) și alegeți data sau datele.
Adăugați un Reason (Motiv). La Also notify (Anunțați și), puteți alege persoane care să fie informate.
Faceți clic pe Apply leave (Solicitați concediu).

Aprobați sau respingeți concediul

Faceți clic pe Time & Leave (Timp și concedii) → Leave Application (Cereri de concediu). Leave requests (Cereri de concediu) se deschide pe Pending (În așteptare).
Faceți clic pe Review (Verificați) la o cerere. Verificați tipul de concediu, datele, numărul de zile și motivul.
Faceți clic pe Approve (Aprobați) sau Reject (Respingeți), apoi confirmați.

Filele Approved (Aprobate), Rejected (Respinse) și All (Toate) păstrează istoricul. Puteți schimba o decizie și mai târziu, din detaliile cererii.

Adăugați sărbătorile

Sărbătorile sunt afișate în calendare și folosite în rapoartele de prezență. Cel mai rapid mod de a începe este să vă importați lista.

Import dintr-o foaie de calcul

Faceți clic pe Organization (Organizație) → Define Holiday (Definire sărbători).
Faceți clic pe Import.
La Need A Template (Aveți nevoie de un șablon), faceți clic pe CSV sau Excel pentru a descărca un exemplu. Acesta are trei coloane: Holiday Name (Numele sărbătorii), Type (Tipul: Full Day sau Half Day) și Date (Data, în format DD-MM-YYYY).
Completați-l, apoi trageți fișierul în casetă sau faceți clic pentru a-l căuta. Sunt acceptate fișiere CSV, XLS și XLSX de până la 2 MB.
Faceți clic pe Import. Toate sărbătorile sunt adăugate deodată.

Adăugați o singură sărbătoare

În Define Holiday (Definire sărbători), faceți clic pe Add Holiday (Adăugați sărbătoare).
Introduceți Name (Numele), alegeți Date (Data) și alegeți Full day (Zi întreagă) sau Half day (Jumătate de zi). Description (Descrierea) este opțională.
Faceți clic pe Add Holiday (Adăugați sărbătoare).

Folosiți filele Upcoming (Viitoare), Past (Trecute) și All (Toate) pentru a parcurge lista și Edit (Editare) sau Delete (Ștergere) dintr-un rând pentru a o modifica.

Încă aveți nevoie de ajutor? Deschideți un tichet din Help & Support în aplicație sau contactați-ne la staffkhata.com/contact.

Tipuri de concediu, cereri de concediu și sărbători