Există trei moduri de a adăuga angajați: unul câte unul, cu formularul Add Employee (Adăugare angajat), mai mulți deodată dintr-un fișier Excel sau trimițând o invitație, astfel încât aceștia să își completeze singuri datele.

Deschideți lista de angajați

Faceți clic pe Organization (Organizație) → Employee List (Lista angajaților). Employee Directory (Registrul angajaților) afișează pe toată lumea, cu codul, departamentul, datele de contact și starea. Folosiți Add Employee (Adăugare angajat) sau săgeata de lângă acesta (More ways to add (Alte moduri de adăugare)) pentru celelalte două moduri.

Adăugați un angajat

Formularul Add employee (Adăugare angajat) are patru pași. Câmpurile marcate cu stea sunt obligatorii; pe celelalte le puteți completa mai târziu.

Pasul 1: Personal Info

Introduceți First Name (Prenume), Last Name (Nume) și Work Email (E-mail de serviciu).
Introduceți Contact Number (Număr de contact) cu prefixul țării. Acesta nu mai poate fi modificat după adăugarea angajatului.
Setați o primă Password (Parolă). Angajatul o poate schimba după autentificare.
Alegeți Gender (Gen), apoi faceți clic pe Next (Următorul).

Pasul 2: Employment

Lăsați Employee Code / ID (Cod / ID angajat) necompletat pentru a crea un cod după formatul companiei. Consultați Configurați compania.
Verificați Joining Date (Data angajării), apoi alegeți Branch (Filiala), Department (Departamentul) și Designation (Funcția).
Alegeți System Role (Rolul în sistem). Majoritatea personalului are rolul Employee (Angajat); aceștia își văd doar propriile date.
Office Time Policy (Politica programului de lucru) folosește politica implicită, dacă nu alegeți alta.
Reporting Manager (Managerul direct), EPF number (Numărul EPF) și ESI number (Numărul ESI) sunt opționale. Faceți clic pe Next (Următorul).

Pasul 3: Bank & education

Datele bancare sunt folosite pentru plata salariilor. Ambele secțiuni sunt opționale. Faceți clic pe Next (Următorul).

Pasul 4: Attendance & devices

Setare	Ce face
Disable Attendance Tracking (Dezactivați urmărirea prezenței)	Exclude acest angajat din prezență și din rapoarte.
Enforce geo-fencing (Impuneți geo-fencing)	Pontajele contează doar în interiorul geo-fence-ului filialei sale.
Require Attendance Approval (Solicitați aprobarea prezenței)	Un manager aprobă prezența înainte ca aceasta să ajungă în salarizare.
Devices (Dispozitive)	Dispozitivele biometrice pe care acest angajat poate ponta.

Faceți clic pe Add employee (Adăugare angajat). Angajatul nou apare în listă cu propriul cod.

Importați angajați din Excel

Faceți clic pe săgeata de lângă Add Employee (Adăugare angajat) și alegeți Import from Excel (Import din Excel).
La Get the template (Descărcați șablonul), faceți clic pe Excel template (Șablon Excel) (sau pe CSV template (Șablon CSV)). Acesta conține toate coloanele și trei rânduri exemplu.
Înlocuiți exemplele cu angajații dumneavoastră, câte unul pe rând. Păstrați rândul de antet.
La Upload your file (Încărcați fișierul), trageți fișierul sau faceți clic pe browse (răsfoiți). Excel sau CSV, până la 2 MB.
Faceți clic pe Import employees (Importați angajații).

Rândurile fără cod de angajat primesc unul după formatul codului. Dacă unele rânduri eșuează, Staff Khata le afișează la Rows that need fixing (Rânduri care trebuie corectate). Corectați-le în fișierul descărcat și importați din nou acel fișier.

Sfat: Șablonul nu are o coloană pentru parolă. Adăugați o coloană numită password pentru a seta prima parolă a fiecărui angajat. Fără ea se setează o parolă implicită standard, așa că rugați personalul să o schimbe după autentificare.

Invitați angajații să își completeze singuri datele

Angajatul își adaugă singur data nașterii, adresa, persoana de contact pentru urgențe și datele bancare.

Faceți clic pe săgeata de lângă Add Employee (Adăugare angajat) și alegeți Invite Employee (Invitați angajat).
Completați First Name (Prenume), Last Name (Nume), Email (E-mail) și Phone Number (Număr de telefon).
Alegeți Department (Departament), Designation (Funcție), Role (Rol), Branch (Filială) și Joining Date (Data angajării). Reporting Manager (Managerul direct) este opțional.
Faceți clic pe Send Invite (Trimiteți invitația).

Angajatul primește un link prin e-mail și pe WhatsApp. Îl deschide, se verifică prin codul unic, își completează datele, setează o parolă și face clic pe Complete onboarding (Finalizați integrarea). Linkul este valabil 7 zile.

Gestionați un angajat

Deschideți meniul rândului (⋯) al oricărui angajat pentru a:

Edit Employee (Editați angajatul): modifica datele acestuia.
Assign / View Salary (Atribuiți / vizualizați salariul): seta structura salariului. Consultați Salarizare și salarii.
Biometric enrollment (Înrolare biometrică): înrola amprenta sau cardul acestuia pe un dispozitiv biometric Realtime. Consultați Dispozitive biometrice.
Update Password (Actualizați parola): seta o parolă nouă pentru acesta.
Disable Mobile Punch (Dezactivați pontajul mobil) / Enable Mobile Punch (Activați pontajul mobil): controla dacă poate ponta din aplicația mobilă Staff Khata cu un selfie și locația sa. Pontajul mobil este activat pentru angajații noi; dezactivați-l pentru personalul care trebuie să ponteze doar pe un dispozitiv biometric.

Folosiți comutatorul Status (Stare) din listă pentru a face un angajat inactiv. Angajații inactivi nu se pot autentifica și sunt ascunși din prezență.

Plan necesar: Autentificarea angajaților pe web și în aplicația mobilă, inclusiv pontajul mobil și auto-integrarea, poate necesita un plan superior. Fiecare companie nouă primește o perioadă de probă de 15 zile cu toate funcțiile deblocate. Consultați Billing & Plan (Facturare și plan) pentru planurile actuale.

În continuare, configurați turele, planificarea și orele suplimentare.

Încă aveți nevoie de ajutor? Deschideți un tichet din Help & Support în aplicație sau contactați-ne la staffkhata.com/contact.

Adăugarea și gestionarea angajaților