Запослене можете додати на три начина: једног по једног помоћу обрасца Add Employee (додај запосленог), више њих одједном из Excel датотеке или слањем позивнице, тако да сами унесу своје податке.

Отворите листу запослених

Кликните на Organization (организација) → Employee List (листа запослених). Employee Directory (именик запослених) приказује све запослене са шифром, одељењем, контакт подацима и статусом. За друга два начина користите Add Employee или стрелицу поред њега (More ways to add, други начини додавања).

Додајте једног запосленог

Образац Add employee има четири корака. Поља означена звездицом су обавезна; остала можете попунити касније.

Корак 1: Personal Info

Унесите First Name (име), Last Name (презиме) и Work Email (пословни имејл).
Унесите Contact Number (контакт број) са позивним бројем земље. Не може се мењати након што је запослени додат.
Поставите прву Password (лозинка). Запослени је може променити након пријаве.
Изаберите Gender (пол), па кликните на Next (даље).

Корак 2: Employment

Оставите Employee Code / ID (шифра / ИД запосленог) празно да би се шифра направила према формату Ваше компаније. Погледајте Подешавање компаније.
Проверите Joining Date (датум запослења), па изаберите Branch (огранак), Department (одељење) и Designation (радно место).
Изаберите System Role (системска улога). Већина особља има улогу Employee; они виде само своје податке.
Office Time Policy (политика радног времена) користи Вашу подразумевану политику, осим ако не изаберете другу.
Reporting Manager (непосредни руководилац), EPF number (EPF број) и ESI number (ESI број) нису обавезни. Кликните на Next.

Корак 3: Bank & education

Банковни подаци се користе за исплату зараде. Оба одељка нису обавезна. Кликните на Next.

Корак 4: Attendance & devices

Подешавање	Шта ради
Disable Attendance Tracking (искључи праћење присуства)	Изоставља овог запосленог из присуства и извештаја.
Enforce geo-fencing (примени геоограђивање)	Пријаве се рачунају само унутар геоограде његовог огранка.
Require Attendance Approval (захтевај одобрење присуства)	Менаџер одобрава присуство пре него што стигне у обрачун зарада.
Devices (уређаји)	Биометријски уређаји на којима се овај запослени може пријавити.

Кликните на Add employee. Нови запослени се појављује у листи са својом шифром.

Увезите запослене из Excel датотеке

Кликните на стрелицу поред Add Employee и изаберите Import from Excel (увези из Excel датотеке).
Под Get the template (преузмите шаблон) кликните на Excel template (Excel шаблон) или CSV template (CSV шаблон). Садржи све колоне и три примера редова.
Замените примере својим запосленима, по један у сваком реду. Задржите ред са заглављем.
Под Upload your file (отпремите датотеку) превуците датотеку или кликните на browse (претражи). Excel или CSV, до 2 MB.
Кликните на Import employees (увези запослене).

Редови без шифре запосленог добијају шифру према Вашем формату. Ако неки редови не успеју, Staff Khata их наводи под Rows that need fixing (редови које треба исправити). Исправите их у преузетој датотеци и поново је увезите.

Савет: Шаблон нема колону за лозинку. Додајте колону под називом password да бисте сваком запосленом поставили прву лозинку. Без ње се поставља стандардна подразумевана лозинка, па замолите особље да је промени након пријаве.

Позовите запослене да сами унесу своје податке

Запослени сам уноси датум рођења, адресу, контакт за хитне случајеве и банковне податке.

Кликните на стрелицу поред Add Employee и изаберите Invite Employee (позови запосленог).
Попуните First Name, Last Name, Email (имејл) и Phone Number (број телефона).
Изаберите Department, Designation, Role (улога), Branch и Joining Date. Reporting Manager није обавезан.
Кликните на Send Invite (пошаљи позивницу).

Запослени добија линк имејлом и на WhatsApp. Отвара га, потврђује свој идентитет једнократним кодом, попуњава податке, поставља лозинку и кликће на Complete onboarding (заврши пријем). Линк важи 7 дана.

Управљајте запосленим

Отворите мени реда (⋯) код било ког запосленог да бисте:

Edit Employee (измени запосленог): променили његове податке.
Assign / View Salary (додели / прикажи зараду): подесили структуру зараде. Погледајте Обрачун зарада.
Biometric enrollment (биометријски упис): уписали отисак прста или картицу на Realtime биометријском уређају. Погледајте Биометријски уређаји.
Update Password (ажурирај лозинку): поставили му нову лозинку.
Disable Mobile Punch (искључи мобилну пријаву) / Enable Mobile Punch (укључи мобилну пријаву): одредили да ли може да се пријављује из мобилне апликације Staff Khata уз селфи и своју локацију. Мобилна пријава је укључена за нове запослене; искључите је за особље које треба да се пријављује само на биометријском уређају.

Помоћу прекидача Status (статус) у листи учините запосленог неактивним. Неактивни запослени не могу да се пријаве и скривени су из присуства.

Потребан план: Пријава запослених на вебу и у мобилној апликацији, укључујући мобилну пријаву присуства и самостални пријем, може захтевати виши план. Свака нова компанија добија пробни период од 15 дана са свим откљученим функцијама. Погледајте Billing & Plan (наплата и план) за актуелне планове.

Затим подесите смене, распоред и прековремени рад.

Још увек Вам треба помоћ? Отворите тикет из Help & Support у апликацији или нас контактирајте на staffkhata.com/contact.

Додавање запослених и управљање њима