Обрачун зарада, платне листе и аконтације

Staff Khata израчунава сваку зараду на основу присуства, одсустава, празника и кашњења, тако да Вам није потребна табела. Подесите га једном, а затим сваког месеца покрените обрачун у неколико кликова.

Подесите обрачунски период и законске одбитке

Ова подешавања важе за сваки обрачун зарада.

1. Кликните на Organization (организација) → Company (компанија), па отворите картицу Payroll & Tax (зараде и порези).
2. Под Salary Cycle Period (обрачунски период зараде) подесите Period Start Day (почетни дан) и Period End Day (завршни дан). Унесите 0 као завршни дан за „последњи дан у месецу”.
3. Под Statutory Deductions & Contributions (законски одбици и доприноси) укључите оно што се на Вас односи.
4. Кликните на Save Changes (сачувај измене).

Доделите структуру зараде

Сваком запосленом је потребна структура зараде пре него што се покрене обрачун.

1. Кликните на Payroll → Salary Management (управљање зарадама). Сви запослени су наведени са обрачунским периодом, примањима, одбицима, нето зарадом и годишњим CTC.
2. Кликните на икону за измену у реду запосленог или на Assign Salary Structure (додели структуру зараде) за новог запосленог.
3. Изаберите Payroll Cycle (обрачунски циклус: Monthly Cycle, месечни, или Weekly Cycle, недељни) и Salary Type (врста зараде: Fixed, фиксна, Variable, променљива, или Commission Based, на основу провизије).
4. Попуните Earnings (примања): основна зарада, HRA (додатак за становање), превоз, медицински додатак и остали додаци.
5. Попуните Deductions (одбици), као што су PF, ESI и порез на професију. ESI може бити приказан збирно или одвојено.
6. Означите Show CTC in Payslip (прикажи CTC на платној листи) ако запослени треба да види свој годишњи трошак за компанију.
7. Кликните на Save Salary Structure (сачувај структуру зараде) или Update Salary Structure (ажурирај структуру зараде).

Док куцате, збирови при дну приказују Total Earnings (укупна примања), Total Deductions (укупни одбици), Net Take-Home (нето за исплату) и Annual CTC (годишњи CTC).

Покрените месечни обрачун зарада

1. Кликните на Payroll → Run Payroll (покрени обрачун).
2. Изаберите месец и годину на врху табеле.
3. Кликните на Bulk Generate (групно генерисање), изаберите Department (одељење), проверите месец и годину и кликните на Generate Bulk Payroll (генериши групни обрачун). Поновите за свако одељење.

Да бисте исплатили само једну особу, кликните на Add Payroll (додај обрачун) и изаберите запосленог.

Кликните на More Columns (више колона) да видите радне дане, дане без накнаде (LOP), недељне слободне дане, празнике и плаћено одсуство иза сваке зараде.

Исправка и измирење

• Да бисте променили износ, измените ред обрачуна запосленог. У Edit Monthly Payroll (измени месечни обрачун) кликните на Save Draft (сачувај нацрт) да остане отворен или на Settle & Save (измири и сачувај) када је исплаћен.
• Да бисте више зарада означили као исплаћене, означите редове и кликните на Settle Selected (измири изабрано).
• Користите Export (извоз) да преузмете месец као Excel или PDF.

Прегледајте и преузмите платне листе

Кликните на Payslip (платна листа) у реду запосленог. Платна листа приказује Ваш лого, преглед присуства, примања, одбитке, евентуалне рефундације и нето износ исписан словима. Приказује и како је примењена политика радног времена: кашњења, ранији одласци и евентуални одбитак по политици.

Кликните на Download PDF (преузми PDF) да је сачувате или на Print (штампај). Користите Show Annual CTC (прикажи годишњи CTC) / Hide Annual CTC (сакриј годишњи CTC) да изаберете да ли се CTC приказује.

Запослени са налогом виде своје платне листе под My Payslips (моје платне листе). Погледајте Самоуслуга за запослене.

Аконтације и рефундације

Евидентирајте аконтацију зараде

1. Кликните на Payroll → Add Advance (додај аконтацију).
2. Изаберите Employee (запослени), унесите Amount (износ) и Reason / Description (разлог / опис) и изаберите Month (месец) и Year (година).
3. Кликните на Save Advance (сачувај аконтацију).

Евидентирајте рефундацију

1. Кликните на Payroll → Add Reimbursement (додај рефундацију).
2. Изаберите запосленог, унесите износ, разлог, месец и годину.
3. Приложите рачун под Supporting Document / Bill (пратећи документ / рачун), у формату PDF, JPG, PNG или DOC, до 2 MB. Рачун је обавезан.
4. Кликните на Submit Claim (пошаљи захтев).

Одобрите, измирите и одштампајте признаницу

Отворите Payroll → Advances & Reimbursements (аконтације и рефундације) да видите све аконтације и захтеве, укључујући оне које запослени шаљу из мобилне апликације. Отворите запис да бисте га одобрили (Approve) или одбили (Reject), а затим кликните на Settle Request (измири захтев) када је исплаћен. Кликните на Generate Slip (генериши признаницу) за признаницу о рефундацији коју можете преузети као PDF.

Weekly Pay Process

За особље које се плаћа недељно подесите Payroll Cycle на Weekly Cycle у структури зараде. Овде се приказују само ти запослени.

1. Кликните на Payroll → Weekly Pay Process (недељни обрачун).
2. Изаберите недељу.
3. Кликните на Generate Weekly (генериши недељно) за једног запосленог или на Bulk Department (групно по одељењу) → Run Bulk Process (покрени групну обраду) за цело одељење.
4. Отворите Weekly Payslip (недељна платна листа) да преузмете PDF, да је одштампате (Print) или пошаљете запосленом имејлом (Send Email).
5. Означите исплаћене редове и кликните на Settle Selected.