Närvaroreglerna avgör hur Staff Khata behandlar varje instämpling: vad som räknas som övertid, vad en frånvaro kostar och var personalen får stämpla in. Kontorstidspolicyn avgör när någon är sen, har en halvdag eller är frånvarande.

Ställ in närvaroregler

Klicka på Organization (organisation) → Company (företag) och öppna sedan fliken Attendance Rules (närvaroregler).
Slå på de regler du vill använda (se tabellen nedan).
I Absent Day Deduction Penalty (avdrag för frånvarodag) anger du hur många dagars lön som dras för varje ogiltig frånvaro. 1 är det vanliga valet.
Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Inställning	Vad den gör
Enable Auto Punch-Out (automatisk utstämpling)	Stämplar ut anställda kl. 23:59 om de glömmer att stämpla ut.
Enable Overtime Tracking (övertidsregistrering)	Registrerar timmar utöver skiftet så att lönen kan betala dem. Ställ in hur övertid betalas i Skift, schema och övertid.
Enable Live Attendance Notifications (live-aviseringar om närvaro)	Visar varje in- och utstämpling som ett popup-fönster med ljud på översikterna för Admin och HR.
Start Journey on Punch-In (starta resa vid instämpling)	Bara för tillägget Journey Tracker. Se Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (avdrag för frånvarodag)	Antal dagars lön som dras per ogiltig frånvaro, från 0 till 30.

Slå på geofencing

Geofencing hindrar personalen från att stämpla in i mobilappen om de inte är på jobbet.

Bläddra ned till Geo-Fencing Parameters (geofencing-parametrar) på samma flik.
Slå på Enable Geo-Fencing (aktivera geofencing).
Välj hur det ska gälla:
- Branch-wise Rule (regel per filial): varje filial använder sin egen plats och radie. Välj filialerna i Apply to Branches (gäller filialer). Det är bästa valet om du har mer än en plats.
- Apply All Employees (gäller alla anställda): en plats för alla. Ange Geo Fence Radius (Metres) (geofence-radie i meter) och klicka på Set Map Location Coordinates (ange koordinater på kartan) för att välja platsen.
Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Obs: För Branch-wise Rule ställer du först in varje filials nål och radie under Organization → Branch. Se Ställ in ditt företag.

Du kan också stänga av geofencing för en enskild anställd i dennes profil, i steget Attendance & devices (närvaro och enheter).

Välj dina WhatsApp-sammanfattningar

På fliken Notifications (aviseringar) kan du slå på Daily Attendance Summary (daglig närvarosammanfattning), Monthly Attendance Summary (månatlig närvarosammanfattning) och Device Health Alerts (enhetsvarningar) på WhatsApp. Se WhatsApp och integrationer.

Skapa en kontorstidspolicy

Kontorstidspolicyn bestämmer dina marginaler och när en kort dag blir en halvdag eller en frånvaro. Din första policy blir standard för alla.

Klicka på Organization (organisation) → Office Time Policy (kontorstidspolicy).
Klicka på Create First Policy (skapa första policyn), eller Add New Policy (lägg till ny policy) om du redan har en.
Ange ett Policy Name (policynamn), till exempel "Standard kontorspolicy". Låt Default (standard) vara påslaget om policyn ska gälla alla som inte har en egen.
Under Grace periods & working hours (marginaler och arbetstid) anger du tiderna i timmar och minuter:

Inställning	Vad den gör
Permitted Late Arrival (tillåten sen ankomst)	Hur sent personalen kan komma utan att markeras som sen, till exempel 15 minuter.
Permitted Early Departure (tillåten tidig hemgång)	Hur tidigt personalen kan gå utan att markeras för tidig hemgång, till exempel 10 minuter.
Half-day threshold (gräns för halvdag)	Under så här många arbetstimmar blir dagen en halvdag (till exempel 7 timmar).
Absent threshold (gräns för frånvaro)	Under så här många arbetstimmar markeras dagen som frånvaro (till exempel 4 timmar). Håll den lägre än gränsen för halvdag.

Månatliga avdrag för sen ankomst

Använd detta för att göra upprepade förseningar till ett avdrag.

Slå på Monthly late deductions (månatliga avdrag för sen ankomst).
Välj Deduction source (avdragskälla): Attendance (drar närvarodagar) eller Leave Balance (CL) (drar tillfällig ledighet).
Ställ in Monthly late count (antal sena ankomster per månad) och Cut Days (avdragsdagar). Till exempel betyder 3 och 1 att var tredje sen ankomst under en månad kostar en dag.

Regler för mycket sen ankomst och tidig hemgång

Under Late arrival rules (regler för sen ankomst) klickar du på Add rule (lägg till regel), anger en Duration (varaktighet) och väljer Cut Days (avdragsdagar). Till exempel ger mer än 1 timmes försening avdraget 0.5 (Half Day) (halvdag). Du kan lägga till upp till 4 regler. Early departure rules (regler för tidig hemgång) fungerar på samma sätt för personal som går tidigt. Slå på Apply on weekly offs (gäller lediga veckodagar) om reglerna också ska gälla på lediga veckodagar.

Klicka på Create Policy (skapa policy).

Policyn visas i listan med sina tider för sen ankomst, tidig hemgång, halvdag och frånvaro. För att byta standardpolicy öppnar du en policys radmeny (⋯) och klickar på Make Default (gör till standard).

Tips: Behöver viss personal andra tider, till exempel på fabriksgolvet? Skapa en andra policy och välj den i fältet Office Time Policy (kontorstidspolicy) när du lägger till eller redigerar de anställda.

Nästa steg: lägg till dina anställda.

Fortfarande fast? Skapa ett ärende från Help & Support i appen, eller kontakta oss på staffkhata.com/contact.

Närvaroregler och kontorstidspolicy