Ställ in företag, filialer och avdelningar

Innan du lägger till personal berättar du för Staff Khata om ditt företag. Din profil, formatet för anställningsnummer, filialer och avdelningar används i varje rapport, lönespecifikation och instämpling.

Fyll i företagsprofilen

Logotyp, namn och skattenummer skrivs ut på rapporter och lönespecifikationer, så ställ in dem först.

1. Klicka på Organization (organisation) → Company (företag). Sidan Company Settings (företagsinställningar) öppnas på fliken Company Profile (företagsprofil).
2. Högst upp visar Organization Info (organisationsinfo) ditt Corporate ID (företags-ID) och Workspace URL (arbetsytans URL). De kan du inte ändra.
3. Under Company Logo (företagslogotyp) klickar du på Upload Logo (ladda upp logotyp) och väljer en kvadratisk PNG-, JPG- eller GIF-fil under 2 MB (200 × 200 px fungerar bra).
4. Kontrollera Company Name (företagsnamn) och ange sedan ditt Official Tax / Registration No. (officiellt skatte-/registreringsnummer), till exempel ditt GST-nummer.
5. Lägg till din Company Website (företagets webbplats). Börja med https://.
6. Bläddra ned till Company Address (företagsadress). Skriv gata, ort, delstat och postnummer i var sitt fält, så att de skrivs ut rätt på dokument.
7. Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Välj format för anställningsnummer

Staff Khata ger automatiskt varje ny anställd ett nummer. Välj ett format som är kort och lätt att läsa.

1. I Company Settings (företagsinställningar) öppnar du fliken Employee codes (anställningsnummer).
2. Ställ in fälten nedan. Rutan Live Generated Code Preview (förhandsvisning av nummer) uppdateras medan du skriver.
3. Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Kontrollera lokala inställningar

Öppna fliken Localization (lokalisering). Currency Standard (valuta), Timezone (tidszon), Date Display Format (datumformat) och Interface Language (gränssnittsspråk) ställs in för Indien när du registrerar dig. Ändra dem bara om ditt företag arbetar annorlunda och klicka sedan på Save Changes (spara ändringar).

Fliken Payroll & Tax

Fliken Payroll & Tax (lön och skatt) innehåller din lönecykel (start- och slutdag), inställningar för PF, ESI och gratifikation samt ditt räkenskapsår. De förklaras i Lön och löneutbetalning.

Lägg till filialer

Filialer är dina kontors- eller fabriksplatser. Varje filial kan ha ett eget geofence, så att personalen bara kan stämpla in nära platsen där de arbetar.

1. Klicka på Organization (organisation) → Branch (filial). Din arbetsyta har redan en Main Branch (huvudfilial).
2. Öppna radmenyn (⋯) och klicka på Edit (redigera).
3. Ange ett tydligt Branch name (filialnamn), en kort Code (kod, till exempel NOI-HQ) och Address (adress).
4. Slå på Primary branch (primär filial) om ny personal ska läggas till här som standard.
5. Slå på Geo-fencing (geofencing). Ange sedan platsen: klicka på Locate me (hitta mig), skriv Latitude (latitud) och Longitude (longitud) eller klicka på kartan för att sätta en nål.
6. Ange Radius (m) (radie i meter): hur långt från nålen personalen får vara och ändå kunna stämpla in.
7. Klicka på Save Changes (spara ändringar).

För att lägga till en till plats klickar du på Add branch (lägg till filial), fyller i samma fält och klickar på Add branch.

Alla filialer visas i listan med sin geofence-radie. Använd filialväljaren i det övre fältet (All Branches, alla filialer) för att se en filial i taget eller alla tillsammans.

Geofencing måste också slås på för företaget. Se Närvaroregler och kontorstidspolicy.

Lägg till avdelningar och befattningar

Avdelningar är dina team. Befattningar är yrkestitlarna inom varje team, och de visas på lönespecifikationer och profiler.

1. Klicka på Organization (organisation) → Department (avdelning). Två avdelningar skapas åt dig.
2. För att lägga till yrkestitlar i en avdelning öppnar du dess radmeny (⋯) och klickar på Edit (redigera). Under Designations (befattningar) skriver du en titel, klickar på Add designation (lägg till befattning) för nästa och klickar sedan på Save Changes (spara ändringar).
3. För att skapa ett nytt team klickar du på Add department (lägg till avdelning), anger Department name (avdelningsnamn), lägger till befattningar och sparar.
4. Växla tabellen från Departments (avdelningar) till Designations (befattningar) för att se alla yrkestitlar i företaget och vilken avdelning de hör till.

Ställ sedan in dina närvaroregler och din kontorstidspolicy.